Prompt AI cho Xưởng sản xuất / Chủ xưởng 2026: 43+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)

TL;DR — 30 giây
Prompt AI cho xưởng sản xuất / chủ xưởng là bộ câu lệnh mẫu giúp chủ và nhân viên xưởng sản xuất / chủ xưởng dùng ChatGPT, Claude, Gemini (và AI ảnh/video) để tư vấn khách, viết content, tạo ảnh–video, xử lý tình huống và lập kế hoạch. Bộ dưới đây gồm 43 prompt chia theo từng đầu việc thật, mỗi prompt có chỗ điền và ví dụ điền sẵn để copy dùng ngay.
Cập nhật 2026 · 43 prompt (41 văn bản · 2 ảnh · 0 video) · dùng cho ChatGPT, ChatGPT Images, Claude, Copilot, Gemini, Grok, Nano Banana · biên soạn bởi WeSmartCorp.
📑 Mục lục theo đầu việc — luôn hiện khi cuộn
- 🗺️ Lập kế hoạch (4)
- ✍️ Content / Marketing (2)
- 🤝 Bán hàng / Chốt đơn (1)
- 🛟 Xử lý khiếu nại / Tình huống (1)
- 📋 Quy trình / SOP / Đào tạo (10)
- 🧑💼 Tuyển dụng / Nhân sự (2)
- 🧮 Báo giá / Tính chi phí (3)
- 📊 Phân tích dữ liệu (12)
- 📑 Báo cáo / Tài liệu (4)
- 🔬 Nghiên cứu / Học tập (1)
- 🔍 Review / Đánh giá (1)
- 🖼️ Tạo hình ảnh (2)
Dưới đây là bộ prompt AI thực chiến cho Xưởng sản xuất / Chủ xưởng, sắp theo từng đầu việc hằng ngày của các vị trí trong nghề. Mỗi prompt có chỗ điền (…..) và ví dụ điền sẵn — copy, thay thông tin của bạn là dùng được ngay.
🗺️ Lập kế hoạch — 4 prompt
Lập lịch sản xuất tổng (master schedule) xếp đơn theo máy & ngày giao (Excel)
Vai trò: Bạn là chuyên viên kế hoạch sản xuất làm trong Excel, giúp tôi xếp lịch chạy các đơn hàng lên máy/chuyền sao cho kịp ngày giao. Nhiệm vụ: Lập bảng lịch sản xuất tổng (master schedule) có công thức, tự tính ngày bắt đầu/kết thúc mỗi đơn và cảnh báo đơn có nguy cơ trễ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách đơn hàng (mỗi dòng: mã đơn/khách, sản phẩm, số lượng, ngày giao yêu cầu, mức ưu tiên): ..... - Danh sách máy/chuyền & năng suất mỗi máy (sản phẩm/giờ hoặc giờ/1000 sp): ..... - Ca làm & giờ chạy máy/ngày, ngày nghỉ: ..... - Thời gian setup đổi khuôn/đổi hàng mỗi lần (phút): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lịch: mã đơn, máy được phân, giờ máy cần = SL/năng suất + setup, ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến; (2) Cột cảnh báo tô đỏ nếu ngày kết thúc > ngày giao (công thức IF); (3) Sheet tải máy theo ngày để thấy máy nào quá tải; (4) Ghi rõ giả định để tôi rà. Giọng điệu: gọn, kỹ thuật, hướng dẫn từng ô công thức. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng suất máy/thời gian setup — để .....; số liệu là tham khảo, cập nhật theo thực tế xưởng.
Khi nào dùng: Dùng đầu tuần khi có nhiều đơn cùng đổ về, cần biết đơn nào chạy máy nào và có kịp giao không. Ưu: thấy ngay đơn nguy cơ trễ & máy quá tải. Khuyết: phải nhập đúng năng suất máy thực tế thì lịch mới sát.
💡 Nhập năng suất máy theo số liệu chạy thực (đã trừ hao) thay vì catalogue nhà sản xuất; thêm cột 'hệ số hiệu suất' 0,8–0,9 để lịch không quá lạc quan.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên kế hoạch sản xuất làm trong Excel, giúp tôi xếp lịch chạy các đơn hàng lên máy/chuyền sao cho kịp ngày giao. Nhiệm vụ: Lập bảng lịch sản xuất tổng (master schedule) có công thức, tự tính ngày bắt đầu/kết thúc mỗi đơn và cảnh báo đơn có nguy cơ trễ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách đơn hàng: PO-2314 khách An Phát – khay nhựa 2 ngăn 20.000 cái, giao 20/07, ưu tiên cao; PO-2318 khách Minh Long – nắp hộp 12.000 cái, giao 25/07, thường; PO-2320 khách Đại Việt – tay cầm 8.000 cái, giao 22/07, thường. - Máy & năng suất: máy ép nhựa E1 1.200 cái/giờ, E2 900 cái/giờ, E3 1.500 cái/giờ. - Ca làm: 2 ca 16 giờ chạy máy/ngày, nghỉ Chủ nhật. - Thời gian setup đổi khuôn: 45 phút/lần. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lịch: mã đơn, máy được phân, giờ máy cần = SL/năng suất + setup, ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến; (2) Cột cảnh báo tô đỏ nếu ngày kết thúc > ngày giao (công thức IF); (3) Sheet tải máy theo ngày để thấy máy nào quá tải; (4) Ghi rõ giả định để tôi rà. Giọng điệu: gọn, kỹ thuật, hướng dẫn từng ô công thức. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng suất máy/thời gian setup; số liệu là tham khảo, cập nhật theo thực tế xưởng.
Chia nhỏ 1 đơn lớn thành kế hoạch sản xuất theo tuần & công đoạn
Vai trò: Bạn là quản đốc xưởng, giúp tôi tách một đơn hàng lớn thành kế hoạch sản xuất chi tiết theo tuần và theo công đoạn để giao đúng hẹn. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch dạng bảng: mỗi tuần cần hoàn thành bao nhiêu ở từng công đoạn để về đích đúng ngày giao, kèm mốc kiểm soát. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn hàng: sản phẩm, tổng số lượng, ngày nhận, ngày giao: ..... - Các công đoạn theo thứ tự (cắt/gia công/lắp/hoàn thiện/đóng gói...) & năng suất mỗi công đoạn/ngày: ..... - Số công nhân/ca hiện có mỗi công đoạn: ..... - Ràng buộc (nghỉ lễ, chờ vật tư, công đoạn phụ thuộc nhau): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng kế hoạch theo tuần × công đoạn (số lượng mục tiêu/tuần); (2) Mốc kiểm soát cuối mỗi tuần (đạt bao nhiêu % thì an toàn); (3) Cảnh báo công đoạn nào là điểm nghẽn cần tăng ca/thêm người; (4) 3 rủi ro trễ hẹn & cách phòng. Giọng điệu: rõ ràng, dễ giao cho tổ trưởng. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng suất — để .....; nêu rõ giả định.
Khi nào dùng: Dùng khi ký được đơn lớn nhiều công đoạn, cần rải đều tiến độ chứ không dồn cuối. Ưu: mỗi tổ trưởng biết tuần này phải xong bao nhiêu. Khuyết: công đoạn sơn/khô phụ thuộc thời tiết nên cần đệm thêm.
💡 Yêu cầu AI đánh dấu công đoạn có năng suất/ngày thấp nhất — đó chính là điểm nghẽn quyết định cả đơn; tập trung nguồn lực vào đó.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc xưởng, giúp tôi tách một đơn hàng lớn thành kế hoạch sản xuất chi tiết theo tuần và theo công đoạn để giao đúng hẹn. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch dạng bảng: mỗi tuần cần hoàn thành bao nhiêu ở từng công đoạn để về đích đúng ngày giao, kèm mốc kiểm soát. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn hàng: ghế gỗ xuất khẩu, 3.000 cái, nhận 01/07, giao 05/08. - Công đoạn & năng suất/ngày: cắt phôi 200 bộ, bào/định hình 180, khoan lắp mộng 150, chà nhám 160, sơn PU 120, đóng gói 250. - Công nhân/ca: cắt 3, bào 4, khoan lắp 5, chà nhám 4, sơn 3, đóng gói 2. - Ràng buộc: sơn PU cần khô 1 ngày trước đóng gói; nghỉ 2/9 chưa tính; ván về từng đợt. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng kế hoạch theo tuần × công đoạn (số lượng mục tiêu/tuần); (2) Mốc kiểm soát cuối mỗi tuần (đạt bao nhiêu % thì an toàn); (3) Cảnh báo công đoạn nào là điểm nghẽn cần tăng ca/thêm người; (4) 3 rủi ro trễ hẹn & cách phòng. Giọng điệu: rõ ràng, dễ giao cho tổ trưởng. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng suất; nêu rõ giả định.
Kịch bản dời lịch khi máy hỏng đột xuất / khách giục hàng gấp
Vai trò: Bạn là quản đốc xưởng, giúp tôi xử lý tình huống lịch sản xuất bị đảo lộn (máy hỏng, khách chen đơn gấp) và ra phương án dời lịch hợp lý. Nhiệm vụ: Đề xuất 2–3 phương án tái sắp xếp lịch, so sánh ưu/khuyết và ảnh hưởng tới các đơn khác, để tôi chọn và thông báo khách. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sự cố phát sinh: ..... (máy nào hỏng bao lâu / đơn gấp nào chen vào) - Các đơn đang chạy & ngày giao cam kết: ..... - Nguồn lực có thể huy động (tăng ca, máy thay thế, thuê ngoài): ..... - Đơn nào tuyệt đối không được trễ (khách VIP/phạt hợp đồng): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) 2–3 phương án dời lịch cụ thể (đơn nào lùi, đơn nào ưu tiên); (2) Bảng so sánh: đơn nào trễ mấy ngày, chi phí phát sinh; (3) Khuyến nghị chọn phương án nào & lý do; (4) Mẫu tin nhắn báo khách bị lùi (lịch sự, có ngày giao mới). Giọng điệu: bình tĩnh, ra quyết định, giữ khách. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời gian sửa máy/chi phí — để .....; ưu tiên giữ cam kết với khách quan trọng.
Khi nào dùng: Dùng lúc 'cháy nhà' — máy hỏng hoặc khách giục, cần quyết nhanh mà không bỏ rơi đơn quan trọng. Ưu: có sẵn phương án & tin nhắn báo khách. Khuyết: cần bạn tự chốt số ngày sửa máy thực tế.
💡 Luôn báo khách bị lùi TRƯỚC khi tới hạn, kèm ngày giao mới cụ thể — khách sợ nhất là im lặng rồi trễ, chứ không sợ lùi có báo trước.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc xưởng, giúp tôi xử lý tình huống lịch sản xuất bị đảo lộn (máy hỏng, khách chen đơn gấp) và ra phương án dời lịch hợp lý. Nhiệm vụ: Đề xuất 2–3 phương án tái sắp xếp lịch, so sánh ưu/khuyết và ảnh hưởng tới các đơn khác, để tôi chọn và thông báo khách. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sự cố: máy ép E2 cháy điện trở, dừng dự kiến 2 ngày; đồng thời khách An Phát xin chen 5.000 khay giao sau 3 ngày. - Đơn đang chạy: PO-2318 nắp hộp giao 25/07, PO-2320 tay cầm giao 22/07. - Nguồn lực: E1 và E3 còn trống 4 giờ/ngày; có thể tăng 1 ca đêm; xưởng bạn nhận ép thuê ngoài. - Đơn không được trễ: PO-2320 khách Đại Việt (có điều khoản phạt). Yêu cầu đầu ra: (1) 2–3 phương án dời lịch cụ thể (đơn nào lùi, đơn nào ưu tiên); (2) Bảng so sánh: đơn nào trễ mấy ngày, chi phí phát sinh; (3) Khuyến nghị chọn phương án nào & lý do; (4) Mẫu tin nhắn báo khách bị lùi (lịch sự, có ngày giao mới). Giọng điệu: bình tĩnh, ra quyết định, giữ khách. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời gian sửa máy/chi phí; ưu tiên giữ cam kết với khách quan trọng.
Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa (PM) theo máy & chu kỳ
Vai trò: Bạn là kỹ thuật bảo trì, giúp tôi lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa (PM) cho các máy để giảm hỏng đột xuất làm dừng chuyền. Nhiệm vụ: Soạn lịch PM: mỗi máy bảo trì gì, chu kỳ nào (theo ngày/giờ chạy), ai làm, checklist từng lần, và lịch năm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách máy & hạng mục bảo trì theo khuyến cáo nhà sản xuất: ..... - Giờ chạy trung bình mỗi máy/ngày: ..... - Nhân lực bảo trì & thời gian rảnh máy để bảo trì: ..... - Lịch sử hỏng hóc hay gặp: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng PM theo máy: hạng mục (vệ sinh, tra dầu, thay lọc, kiểm điện, siết ốc...), chu kỳ (ngày/tuần/tháng/theo giờ chạy), người làm, thời lượng; (2) Checklist từng lần PM có ô tick & ký; (3) Lịch PM năm rải đều tránh trùng lúc đơn gấp; (4) Cách ghi nhật ký máy & cảnh báo tới hạn. Giọng điệu: kỹ thuật, thực hành. Ràng buộc: theo khuyến cáo nhà sản xuất máy — KHÔNG bịa chu kỳ; NHẤN khoá nguồn (LOTO) trước khi bảo trì.
Khi nào dùng: Dùng khi máy hay hỏng đột xuất giữa đơn gấp, muốn chuyển sang phòng ngừa. Ưu: giảm dừng máy bất ngờ, kéo dài tuổi thọ máy. Khuyết: cần kỷ luật làm PM đúng lịch, đừng bỏ vì 'đang bận đơn'.
💡 Xếp PM vào lúc máy rảnh (Chủ nhật, giữa 2 đơn) và ghi rõ trong lịch sản xuất — nếu để 'khi nào rảnh mới làm' thì PM sẽ không bao giờ được làm cho tới khi máy hỏng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là kỹ thuật bảo trì, giúp tôi lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa (PM) cho các máy. Nhiệm vụ: Soạn lịch PM, checklist & lịch năm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Máy: 3 máy ép nhựa, 1 máy nghiền, 2 máy phụ trợ; theo sách máy: tra dầu tuần, thay lọc dầu 500 giờ, kiểm điện tháng. - Giờ chạy: máy ép ~16 giờ/ngày. - Bảo trì: 1 thợ điện + 1 thợ cơ; máy rảnh Chủ nhật. - Hay hỏng: điện trở gia nhiệt, van thủy lực rò. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng PM theo máy có chu kỳ & người làm; (2) Checklist từng lần có ô tick & ký; (3) Lịch PM năm; (4) Cách ghi nhật ký máy & cảnh báo tới hạn. Giọng điệu: kỹ thuật, thực hành. Ràng buộc: theo khuyến cáo nhà sản xuất; KHÔNG bịa chu kỳ; NHẤN khoá nguồn (LOTO) trước khi bảo trì.
✍️ Content / Marketing — 2 prompt
Soạn hồ sơ năng lực xưởng (company profile) chào khách B2B
Vai trò: Bạn là phụ trách kinh doanh B2B của xưởng, giúp tôi soạn nội dung hồ sơ năng lực (company profile) để chào khách doanh nghiệp/đối tác đặt gia công. Nhiệm vụ: Viết bố cục & nội dung hồ sơ năng lực xưởng: giới thiệu, năng lực máy móc, quy trình chất lượng, sản phẩm tiêu biểu, khách hàng, cam kết — chuyên nghiệp, tạo tin cậy. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên xưởng, năm thành lập, lĩnh vực gia công: ..... - Máy móc & năng lực (số máy, loại, công suất/tháng): ..... - Quy trình & chứng nhận chất lượng (nếu có): ..... - Sản phẩm/dự án tiêu biểu & khách hàng (được phép nêu): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bố cục hồ sơ 6–8 mục & nội dung từng mục; (2) Đoạn giới thiệu năng lực cô đọng, có điểm mạnh khác biệt (giao đúng hẹn, dung sai, MOQ linh hoạt...); (3) Cách trình bày năng lực máy dạng bảng; (4) Phần cam kết chất lượng & lời chào hợp tác; (5) Gợi ý số liệu/ảnh nên bổ sung. Giọng điệu: chuyên nghiệp, thực tế, tạo tin cậy B2B. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng lực/chứng nhận/khách hàng — chỉ nêu thật; chừa ..... điền; giữ uy tín.
Khi nào dùng: Dùng khi cần bộ hồ sơ chào khách B2B hoặc dự thầu gia công mà chưa có profile chỉn chu. Ưu: có ngay bố cục & nội dung chuyên nghiệp. Khuyết: cần số liệu năng lực & ảnh thật; tuyệt đối không thổi phồng kẻo mất uy tín khi khách đến thăm.
💡 Nêu năng lực bằng CON SỐ thật (công suất/tháng, dung sai, thời gian giao) thay vì hình dung từ chung chung — khách B2B tin số liệu cụ thể hơn 'chất lượng cao, uy tín hàng đầu'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là phụ trách kinh doanh B2B của xưởng, giúp tôi soạn hồ sơ năng lực chào khách doanh nghiệp. Nhiệm vụ: Viết bố cục & nội dung company profile chuyên nghiệp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Xưởng: Cơ khí chính xác Tân Tiến, thành lập 2016, tiện–phay CNC & gia công inox. - Năng lực: 6 máy CNC, công suất ~50.000 chi tiết/tháng, dung sai tới ±0,02mm. - Quy trình: có Control Plan, kiểm 3 lớp; đang xây ISO 9001. - Tiêu biểu: gia công linh kiện cho vài công ty cơ khí & thiết bị (được phép nêu). Yêu cầu đầu ra: (1) Bố cục 6–8 mục & nội dung; (2) Đoạn giới thiệu năng lực có điểm khác biệt; (3) Bảng năng lực máy; (4) Cam kết chất lượng & lời chào; (5) Số liệu/ảnh nên bổ sung. Giọng điệu: chuyên nghiệp, tạo tin cậy. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng lực/chứng nhận/khách hàng; chừa ..... điền; giữ uy tín.
Bài post ngắn giới thiệu xưởng đăng nhóm B2B/ngành trên Facebook/Zalo
Vai trò: Bạn là người viết content cho xưởng, giúp tôi viết các bài post ngắn đăng nhóm ngành/B2B (Facebook, Zalo, LinkedIn) để xưởng được biết tới và có khách hỏi gia công. Nhiệm vụ: Viết 3–5 mẫu post ngắn, mỗi mẫu một góc (khoe năng lực, chia sẻ quy trình chất lượng, nhận đơn khó, câu chuyện giao đúng hẹn), tự nhiên không quảng cáo lộ liễu. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Xưởng làm gì & thế mạnh: ..... - Khách mục tiêu trong nhóm (ai cần gia công): ..... - Điều muốn khách nhớ về xưởng: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) 3–5 post ngắn (mỗi post 4–8 dòng), mở đầu bằng câu hook, có giá trị thật (mẹo/kinh nghiệm) rồi mới khéo léo giới thiệu xưởng; (2) CTA nhẹ nhàng (inbox/để lại bản vẽ báo giá); (3) Gợi ý ảnh đi kèm mỗi post; (4) Vài hashtag ngành phù hợp. Giọng điệu: đời thường, có chuyên môn, không sáo rỗng quảng cáo. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng lực/con số; không nói xấu đối thủ; nêu đúng thế mạnh thật.
Khi nào dùng: Dùng để duy trì hiện diện trong các nhóm ngành/B2B, tạo nguồn khách hỏi đều. Ưu: có sẵn nhiều mẫu post đa góc, đăng dần. Khuyết: cần đăng đều & tương tác thật; content hay mà đăng 1 lần rồi thôi thì không hiệu quả.
💡 Post chia sẻ mẹo/kinh nghiệm nghề (vd 'cách chọn dung sai hợp lý để tiết kiệm chi phí') được nhóm ngành đón nhận hơn post khoe xưởng — cho giá trị trước, khách tự tìm đến sau.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là người viết content cho xưởng, giúp tôi viết post ngắn đăng nhóm ngành/B2B. Nhiệm vụ: Viết 3–5 mẫu post, mỗi mẫu một góc, tự nhiên. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Xưởng: tiện–phay CNC inox, thế mạnh nhận đơn khó dung sai cao & giao đúng hẹn. - Khách mục tiêu: công ty cơ khí, sản xuất máy, thiết bị cần gia công chi tiết. - Muốn khách nhớ: 'chỗ này làm chi tiết khó, giao đúng hẹn'. Yêu cầu đầu ra: (1) 3–5 post ngắn có hook + giá trị + giới thiệu khéo; (2) CTA nhẹ (inbox gửi bản vẽ báo giá); (3) Ảnh đi kèm mỗi post; (4) Hashtag ngành. Giọng điệu: đời thường, có chuyên môn. Ràng buộc: KHÔNG bịa năng lực/con số; không nói xấu đối thủ.
🤝 Bán hàng / Chốt đơn — 1 prompt
Email/tin nhắn chào khách B2B mới & xử lý từ chối
Vai trò: Bạn là kinh doanh B2B của xưởng, giúp tôi viết email/tin nhắn chào các doanh nghiệp có thể cần gia công, và kịch bản xử lý khi họ chưa quan tâm.
Nhiệm vụ: Soạn bộ email chào hàng lạnh ngắn gọn, đúng nỗi đau khách B2B, kèm 2–3 mẫu follow-up và cách xử lý từ chối phổ biến.
Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào:
- Xưởng làm gì & khách mục tiêu (ngành nào cần gia công loại này): .....
- Điểm mạnh khác biệt (giá, chất lượng, giao nhanh, MOQ thấp): .....
- Sản phẩm/năng lực muốn chào: .....
Yêu cầu đầu ra: (1) 1 email chào hàng lạnh ngắn (tiêu đề + thân + CTA rõ), tập trung vào lợi ích cho khách chứ không khoe xưởng; (2) 2 mẫu follow-up nếu chưa hồi âm; (3) Cách xử lý 3 từ chối phổ biến ('đã có nhà cung cấp', 'giá cao', 'chưa có nhu cầu'); (4) Bản tin nhắn Zalo ngắn hơn; (5) Gợi ý kênh tìm khách B2B (hội chợ, group ngành, LinkedIn, giới thiệu).
Giọng điệu: chuyên nghiệp, không spam, tập trung giá trị.
Ràng buộc: KHÔNG bịa năng lực/con số; không cam kết giá khi chưa có bản vẽ; lịch sự dù bị từ chối.
Khi nào dùng: Dùng khi cần mở rộng khách B2B mới thay vì chỉ ngồi đợi mối quen. Ưu: có bộ email & kịch bản follow-up bài bản. Khuyết: chào lạnh tỷ lệ hồi âm thấp, cần kiên trì follow-up & kết hợp giới thiệu.
💡 Email chào B2B nên nói về vấn đề của KHÁCH (giao trễ, chất lượng không ổn từ nhà cung cấp cũ) rồi mới tới xưởng bạn giải quyết ra sao — mở đầu bằng 'chúng tôi là xưởng…' thường bị bỏ qua ngay.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là kinh doanh B2B của xưởng, giúp tôi viết email/tin nhắn chào doanh nghiệp cần gia công & xử lý từ chối.
Nhiệm vụ: Soạn email chào lạnh + follow-up + xử lý từ chối.
Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào:
- Xưởng: tiện–phay CNC inox; khách mục tiêu: công ty cơ khí, thiết bị, sản xuất máy cần gia công chi tiết.
- Điểm mạnh: dung sai ±0,02mm, giao đúng hẹn, nhận đơn nhỏ từ 500 cái.
- Muốn chào: dịch vụ gia công chi tiết theo bản vẽ.
Yêu cầu đầu ra: (1) Email chào lạnh ngắn tập trung lợi ích khách; (2) 2 follow-up; (3) Xử lý 3 từ chối ('đã có nhà cung cấp', 'giá cao', 'chưa có nhu cầu'); (4) Bản Zalo ngắn; (5) Kênh tìm khách B2B.
Giọng điệu: chuyên nghiệp, không spam.
Ràng buộc: KHÔNG bịa năng lực; không cam kết giá khi chưa có bản vẽ; lịch sự dù bị từ chối.
🛟 Xử lý khiếu nại / Tình huống — 1 prompt
Soạn thư phản hồi khách B2B khiếu nại lô hàng lỗi (8D rút gọn)
Vai trò: Bạn là chủ xưởng/QC, giúp tôi soạn thư phản hồi chuyên nghiệp cho khách doanh nghiệp khi họ khiếu nại lô hàng có lỗi, giữ được khách và uy tín. Nhiệm vụ: Viết thư phản hồi theo tinh thần 8D rút gọn: ghi nhận – xin lỗi – hành động tạm (đổi/bù hàng) – nguyên nhân – hành động khắc phục – cam kết, chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Khách & lô hàng bị khiếu nại (mã lô, số lượng, lỗi khách báo): ..... - Kết quả xác minh sơ bộ của xưởng: ..... - Phương án xử lý xưởng đề xuất (đổi/bù/giảm trừ): ..... - Nguyên nhân & khắc phục (nếu đã có từ CAPA): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Thư phản hồi có: ghi nhận & cảm ơn phản hồi, xin lỗi đúng mực, xác nhận đã kiểm tra, phương án xử lý cụ thể & thời gian, nguyên nhân + khắc phục để không tái diễn, cam kết; (2) Giọng nhận trách nhiệm nhưng không tự nhận lỗi vượt thực tế; (3) Đề xuất họp/gặp nếu cần; (4) 2 phiên bản: mềm mỏng & trung tính. Giọng điệu: chuyên nghiệp, cầu thị, giữ quan hệ. Ràng buộc: KHÔNG hứa điều chưa chắc làm được; KHÔNG bịa nguyên nhân; chỉ cam kết khi đã có căn cứ.
Khi nào dùng: Dùng ngay khi khách B2B báo lô hàng lỗi — phản hồi nhanh & chuyên nghiệp cứu được quan hệ. Ưu: có sẵn thư đủ ý, giữ khách. Khuyết: cần xác minh lỗi thật trước khi gửi, không nhận bừa.
💡 Phản hồi trong 24 giờ dù chưa có nguyên nhân đầy đủ — báo 'đã nhận, đang kiểm, sẽ có kết quả trong X ngày'; im lặng vài ngày là cách nhanh nhất mất khách B2B.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng/QC, giúp tôi soạn thư phản hồi khách B2B khiếu nại lô hàng lỗi. Nhiệm vụ: Viết thư theo 8D rút gọn, chuyên nghiệp & có trách nhiệm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Khách An Phát, lô PO-2314 khay nhựa 20.000 cái, báo ~3% bị nứt góc. - Xác minh sơ bộ: nghi lỗi do nhiệt ép chưa ổn định đầu ca. - Phương án: đổi hàng nứt trong 3 ngày, không tính phí. - CAPA: thêm bước kiểm 30 sản phẩm đầu ca, canh nhiệt trước khi chạy. Yêu cầu đầu ra: (1) Thư phản hồi đầy đủ 6 phần; (2) Giọng nhận trách nhiệm đúng mực; (3) Đề xuất gặp nếu cần; (4) 2 phiên bản mềm & trung tính. Giọng điệu: chuyên nghiệp, cầu thị. Ràng buộc: KHÔNG hứa điều chưa chắc; KHÔNG bịa nguyên nhân; chỉ cam kết khi có căn cứ.
📋 Quy trình / SOP / Đào tạo — 10 prompt
Quy trình họp giao ban sản xuất đầu ca 15 phút (SQCDP)
Vai trò: Bạn là cán bộ kế hoạch, giúp tôi xây dựng quy trình họp giao ban sản xuất đầu ca ngắn gọn để cả xưởng nắm mục tiêu ngày và xử lý vướng mắc kịp thời. Nhiệm vụ: Soạn SOP họp giao ban 15 phút theo trục Safety–Quality–Cost–Delivery–People (SQCDP), kèm bảng theo dõi treo tại xưởng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Quy mô xưởng, số chuyền/tổ, số ca: ..... - Ai chủ trì, ai tham dự: ..... - Chỉ số muốn theo dõi hằng ngày (sản lượng, tỷ lệ lỗi, sự cố an toàn...): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Trình tự họp theo phút (mở đầu an toàn → sản lượng hôm qua → mục tiêu hôm nay → vướng mắc → phân công); (2) Bộ câu hỏi chuẩn cho từng tổ trưởng; (3) Mẫu bảng giao ban treo tại xưởng (SQCDP xanh/đỏ theo ngày); (4) Nguyên tắc: vấn đề gì giải quyết tại chỗ, vấn đề gì ghi ra kế hoạch. Giọng điệu: thực tế, ngắn, kỷ luật. Ràng buộc: nhấn mục an toàn LUÔN nói đầu tiên; không biến họp thành nơi đổ lỗi.
Khi nào dùng: Dùng khi muốn xưởng có nhịp điều hành mỗi sáng thay vì mạnh ai nấy làm. Ưu: cả xưởng cùng biết mục tiêu & vướng mắc trong 15 phút. Khuyết: cần quản đốc giữ kỷ luật đúng giờ, đúng thời lượng.
💡 Treo bảng SQCDP ngay lối vào xưởng, tô đỏ ô nào không đạt — trực quan hơn trăm lời nói, công nhân tự thấy hôm qua tổ mình đỏ hay xanh.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ kế hoạch, giúp tôi xây dựng quy trình họp giao ban sản xuất đầu ca ngắn gọn để cả xưởng nắm mục tiêu ngày và xử lý vướng mắc kịp thời. Nhiệm vụ: Soạn SOP họp giao ban 15 phút theo trục Safety–Quality–Cost–Delivery–People (SQCDP), kèm bảng theo dõi treo tại xưởng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Quy mô: xưởng cơ khí 45 công nhân, 3 tổ (tiện, phay, hàn), 2 ca. - Chủ trì: quản đốc; tham dự: 3 tổ trưởng, 1 QC, 1 kế hoạch. - Chỉ số theo dõi: sản lượng đạt/kế hoạch, số hàng NG, sự cố an toàn, máy dừng, vắng công nhân. Yêu cầu đầu ra: (1) Trình tự họp theo phút (mở đầu an toàn → sản lượng hôm qua → mục tiêu hôm nay → vướng mắc → phân công); (2) Bộ câu hỏi chuẩn cho từng tổ trưởng; (3) Mẫu bảng giao ban treo tại xưởng (SQCDP xanh/đỏ theo ngày); (4) Nguyên tắc: vấn đề gì giải quyết tại chỗ, vấn đề gì ghi ra kế hoạch. Giọng điệu: thực tế, ngắn, kỷ luật. Ràng buộc: nhấn mục an toàn LUÔN nói đầu tiên; không biến họp thành nơi đổ lỗi.
Quy trình nhập – xuất – tồn kho NVL & thành phẩm cho xưởng nhỏ
Vai trò: Bạn là người xây quy trình kho, giúp tôi lập SOP nhập–xuất–tồn đơn giản mà chặt cho xưởng để hết thất thoát và luôn biết tồn thật. Nhiệm vụ: Soạn quy trình kho: nhập có kiểm, xuất có phiếu, kiểm kê định kỳ, kèm mẫu phiếu & nguyên tắc FIFO. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại vật tư/thành phẩm & đặc thù (dễ hỏng, hạn dùng, cồng kềnh...): ..... - Ai nhập, ai xuất, ai duyệt: ..... - Công cụ đang dùng (sổ tay / Excel / phần mềm): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Quy trình nhập kho (đối chiếu PO, kiểm số lượng/chất lượng, ký nhận, cập nhật thẻ kho); (2) Quy trình xuất kho (phiếu yêu cầu, duyệt, xuất theo FIFO, ký); (3) Quy tắc kiểm kê (định kỳ + đột xuất, xử lý lệch); (4) Mẫu thẻ kho & phiếu nhập/xuất; (5) 5 nguyên tắc chống thất thoát. Giọng điệu: rõ ràng, dễ áp dụng. Ràng buộc: mọi xuất/nhập PHẢI có phiếu & chữ ký; không xuất kho bằng miệng.
Khi nào dùng: Dùng khi kho đang loạn, tồn trên sổ khác tồn thực, hay mất vặt vật tư. Ưu: có ngay quy trình & mẫu phiếu chuẩn hoá. Khuyết: cần kỷ luật thực thi, ai cũng phải theo phiếu.
💡 Với hạt nhựa/vật tư hút ẩm, thêm bước ghi ngày nhập lên bao và bắt buộc dùng bao cũ trước (FIFO) — dán nhãn màu theo tháng cho dễ nhìn.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là người xây quy trình kho, giúp tôi lập SOP nhập–xuất–tồn đơn giản mà chặt cho xưởng để hết thất thoát và luôn biết tồn thật. Nhiệm vụ: Soạn quy trình kho: nhập có kiểm, xuất có phiếu, kiểm kê định kỳ, kèm mẫu phiếu & nguyên tắc FIFO. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Vật tư: hạt nhựa (bao 25kg, dễ hút ẩm), khuôn, thành phẩm khay nhựa đóng thùng. - Nhập: thủ kho nhận; xuất: tổ trưởng sản xuất yêu cầu, quản đốc duyệt; kiểm kê: kế toán tham gia. - Công cụ: đang ghi sổ tay, muốn chuyển Excel. Yêu cầu đầu ra: (1) Quy trình nhập kho; (2) Quy trình xuất kho theo FIFO; (3) Quy tắc kiểm kê định kỳ + đột xuất; (4) Mẫu thẻ kho & phiếu nhập/xuất; (5) 5 nguyên tắc chống thất thoát. Giọng điệu: rõ ràng, dễ áp dụng. Ràng buộc: mọi xuất/nhập PHẢI có phiếu & chữ ký; không xuất kho bằng miệng.
Lập Control Plan (kế hoạch kiểm soát chất lượng) theo công đoạn
Vai trò: Bạn là trưởng chất lượng, giúp tôi lập Control Plan cho một sản phẩm: mỗi công đoạn kiểm gì, bằng gì, tần suất bao nhiêu, ai kiểm, sai thì xử lý sao. Nhiệm vụ: Soạn bảng Control Plan theo công đoạn kèm đặc tính kiểm soát, tiêu chuẩn, phương pháp đo, tần suất, phản ứng khi lỗi. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm & yêu cầu kỹ thuật quan trọng của khách: ..... - Các công đoạn sản xuất: ..... - Đặc tính quan trọng cần kiểm (kích thước, ngoại quan, chức năng): ..... - Thiết bị đo có sẵn: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng Control Plan: công đoạn, đặc tính kiểm, tiêu chuẩn/dung sai (để ..... nếu chưa có), phương pháp đo, cỡ mẫu & tần suất, người kiểm, hành động khi NG; (2) Đánh dấu đặc tính trọng yếu (CTQ); (3) Ghi rõ điểm kiểm đầu công đoạn/giữa/cuối; (4) Mẫu ghi kết quả kiểm. Giọng điệu: chuẩn, dễ áp dụng tại xưởng. Ràng buộc: KHÔNG bịa dung sai/tiêu chuẩn — theo bản vẽ/spec khách & AQL đã thoả thuận; chừa ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi nhận sản phẩm mới hoặc khách yêu cầu hồ sơ chất lượng. Ưu: mỗi công đoạn có chuẩn kiểm rõ, hết cãi 'lỗi từ khâu nào'. Khuyết: cần bản vẽ/spec khách chính xác để điền dung sai.
💡 Đặt điểm kiểm ngay SAU công đoạn hay sinh lỗi nhất (không đợi tới cuối) — bắt lỗi sớm rẻ hơn nhiều so với phát hiện khi đã thành phẩm hoặc khách trả về.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là trưởng chất lượng, giúp tôi lập Control Plan cho một sản phẩm theo từng công đoạn. Nhiệm vụ: Soạn bảng Control Plan kèm đặc tính, tiêu chuẩn, phương pháp đo, tần suất, phản ứng khi lỗi. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm: chi tiết tiện inox, yêu cầu đường kính Ø20 ±0,02mm, độ nhám bề mặt, không xước. - Công đoạn: tiện thô → tiện tinh → đánh bóng → kiểm cuối → đóng gói. - Đặc tính: đường kính, độ nhám, ngoại quan. - Thiết bị: panme, thước cặp, mẫu đối chứng ngoại quan. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng Control Plan đầy đủ; (2) Đánh dấu đặc tính trọng yếu (đường kính); (3) Điểm kiểm đầu/giữa/cuối; (4) Mẫu ghi kết quả kiểm. Giọng điệu: chuẩn, dễ áp dụng. Ràng buộc: KHÔNG bịa dung sai — theo bản vẽ khách & AQL thoả thuận.
Hướng dẫn lấy mẫu kiểm hàng theo AQL cho lô sản xuất
Vai trò: Bạn là QC, giúp tôi hiểu và áp dụng lấy mẫu kiểm hàng theo AQL cho một lô, để quyết định nhận/loại lô một cách có căn cứ. Nhiệm vụ: Giải thích cách tra cỡ mẫu & số chấp nhận/loại theo AQL, lập hướng dẫn lấy mẫu và mẫu biên bản kiểm lô cho xưởng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cỡ lô cần kiểm: ..... - Mức AQL thoả thuận với khách (vd lỗi nặng/nhẹ khác nhau): ..... - Mức kiểm (thường/chặt/nới) & phân loại lỗi (nặng, nhẹ, tới hạn): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Giải thích ngắn AQL là gì, đọc bảng thế nào (không cần thuộc bảng, hướng dẫn cách tra); (2) Hướng dẫn lấy mẫu ngẫu nhiên đúng cách; (3) Mẫu biên bản kiểm lô: cỡ lô, cỡ mẫu, số lỗi tìm được theo loại, số chấp nhận/loại, kết luận nhận/loại; (4) Cách xử lý khi lô bị loại. Giọng điệu: rõ ràng, dễ cho QC mới. Ràng buộc: KHÔNG bịa con số chấp nhận/loại — hướng dẫn tra theo bảng AQL đã thoả thuận; nhấn AQL do khách & xưởng thống nhất.
Khi nào dùng: Dùng khi kiểm lô trước khi giao hoặc kiểm hàng nhập, cần quyết nhận/loại có căn cứ thay vì cảm tính. Ưu: quyết định khách quan, có biên bản. Khuyết: phải tra đúng bảng AQL tiêu chuẩn, prompt chỉ hướng dẫn cách dùng.
💡 Thống nhất AQL & phân loại lỗi (nặng/nhẹ) với khách BẰNG VĂN BẢN trước khi sản xuất — để lúc kiểm lô không tranh cãi lỗi nào tính, lỗi nào bỏ qua.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là QC, giúp tôi áp dụng lấy mẫu kiểm hàng theo AQL cho một lô để quyết định nhận/loại lô. Nhiệm vụ: Giải thích cách tra cỡ mẫu & số chấp nhận, lập hướng dẫn & mẫu biên bản kiểm lô. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cỡ lô: 10.000 sản phẩm khay nhựa. - AQL thoả thuận: lỗi nặng 1.0, lỗi nhẹ 2.5. - Mức kiểm thường (level II), phân loại lỗi: tới hạn (nứt), nặng (biến dạng), nhẹ (xước nhỏ). Yêu cầu đầu ra: (1) Giải thích AQL & cách tra bảng; (2) Hướng dẫn lấy mẫu ngẫu nhiên; (3) Mẫu biên bản kiểm lô đầy đủ; (4) Xử lý khi lô bị loại. Giọng điệu: rõ ràng cho QC mới. Ràng buộc: KHÔNG bịa số chấp nhận/loại — tra theo bảng AQL đã thoả thuận; AQL do khách & xưởng thống nhất.
Soạn hướng dẫn kiểm tra trực quan (WI) có tiêu chí đạt/không đạt
Vai trò: Bạn là QC, giúp tôi soạn phiếu hướng dẫn kiểm tra trực quan (Work Instruction) cho một công đoạn để công nhân/QC kiểm nhất quán, không mỗi người một kiểu. Nhiệm vụ: Soạn WI kiểm trực quan: liệt kê từng lỗi cần soi, tiêu chí đạt/không đạt rõ ràng, cách soi, dưới điều kiện gì. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm & công đoạn kiểm: ..... - Các dạng lỗi ngoại quan thường gặp: ..... - Điều kiện kiểm (ánh sáng, khoảng cách, thời gian soi): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lỗi: tên lỗi, mô tả, tiêu chí ĐẠT vs KHÔNG ĐẠT (định lượng nếu được: vết xước dài bao nhiêu thì loại); (2) Điều kiện kiểm chuẩn (ánh sáng, khoảng cách, góc); (3) Cách xử lý hàng nghi ngờ; (4) Gợi ý ảnh mẫu 'đạt/không đạt' nên chụp dán kèm; (5) Ô ký xác nhận đã đọc hiểu. Giọng điệu: cực rõ, không mơ hồ. Ràng buộc: tiêu chí phải định lượng được nhất có thể; nếu chưa có chuẩn thì ghi 'theo mẫu đối chứng đã duyệt'.
Khi nào dùng: Dùng khi công nhân/QC kiểm không đồng nhất, hàng lúc nhận lúc loại tùy người. Ưu: chuẩn hoá cách kiểm, giảm cãi & hàng lọt. Khuyết: cần chụp ảnh mẫu thật kèm theo mới hiệu quả tối đa.
💡 Dán ảnh 'mẫu đạt' và 'mẫu loại' ngay tại bàn kiểm — công nhân so ảnh nhanh và chính xác hơn đọc chữ; cập nhật ảnh mỗi khi có dạng lỗi mới.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là QC, giúp tôi soạn phiếu hướng dẫn kiểm tra trực quan cho một công đoạn. Nhiệm vụ: Soạn WI kiểm trực quan có tiêu chí đạt/không đạt rõ ràng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm: vỏ nhựa sản phẩm điện tử, công đoạn kiểm sau ép. - Lỗi thường gặp: bavia, thiếu nhựa, cong vênh, vết chảy, xước, lệch màu. - Điều kiện: đèn 500 lux, soi cách 30cm, 5 giây/sản phẩm. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lỗi có tiêu chí đạt/không đạt định lượng; (2) Điều kiện kiểm chuẩn; (3) Xử lý hàng nghi ngờ; (4) Gợi ý ảnh mẫu đạt/không đạt; (5) Ô ký xác nhận đã đọc hiểu. Giọng điệu: cực rõ, không mơ hồ. Ràng buộc: tiêu chí định lượng nhất có thể; nếu chưa có chuẩn thì theo mẫu đối chứng đã duyệt.
Quy trình xử lý hàng không phù hợp (NG) & truy vết lô
Vai trò: Bạn là QC, giúp tôi lập quy trình xử lý hàng không phù hợp (NG) để hàng lỗi không bị lẫn vào hàng tốt và luôn truy được lô. Nhiệm vụ: Soạn SOP xử lý NG: phát hiện → cách ly → dán nhãn → quyết định (loại/sửa/dùng có điều kiện) → ghi nhận → truy lô, kèm mẫu phiếu NG. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại sản phẩm & các dạng NG thường gặp: ..... - Ai có quyền quyết định xử lý NG: ..... - Cách đang đánh dấu/lưu hàng NG hiện tại: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Quy trình từ phát hiện tới xử lý NG (có khu cách ly, nhãn đỏ); (2) Các hướng xử lý & ai duyệt (loại bỏ / tái chế / dùng nhượng bộ có phê duyệt khách); (3) Mẫu phiếu NG: mã lô, công đoạn, mô tả lỗi, số lượng, quyết định, người duyệt; (4) Cách truy vết lô (từ NG lần ngược ra ca/máy/vật tư); (5) Ghi nhận vào thống kê lỗi. Giọng điệu: chặt chẽ, chống nhầm lẫn. Ràng buộc: hàng NG PHẢI cách ly & dán nhãn ngay; không tự ý dùng hàng NG khi chưa duyệt; KHÔNG bịa quy định khách.
Khi nào dùng: Dùng khi hàng lỗi hay bị lẫn vào hàng tốt hoặc không truy được lô khi khách khiếu nại. Ưu: chặn hàng lỗi lọt ra, truy được nguồn. Khuyết: cần khu cách ly & kỷ luật dán nhãn, ai cũng phải theo.
💡 Ghi mã lô + ngày + ca + máy lên mọi lô hàng ngay từ đầu — khi khách trả hàng lỗi, bạn truy ngược ra đúng ca/máy trong vài phút thay vì mò cả kho.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là QC, giúp tôi lập quy trình xử lý hàng không phù hợp (NG) & truy vết lô. Nhiệm vụ: Soạn SOP xử lý NG + mẫu phiếu NG. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm: linh kiện nhựa; NG thường gặp: bavia, thiếu nhựa, sai màu. - Quyết định xử lý: QC đề xuất, trưởng chất lượng duyệt; nhượng bộ phải hỏi khách. - Hiện tại: để lẫn thùng đỏ nhưng chưa có phiếu. Yêu cầu đầu ra: (1) Quy trình phát hiện → xử lý NG; (2) Các hướng xử lý & ai duyệt; (3) Mẫu phiếu NG đầy đủ; (4) Cách truy vết lô; (5) Ghi nhận thống kê lỗi. Giọng điệu: chặt chẽ, chống nhầm lẫn. Ràng buộc: NG phải cách ly & dán nhãn ngay; không dùng NG khi chưa duyệt; KHÔNG bịa quy định khách.
Quy trình khoá & treo thẻ an toàn (LOTO) khi sửa máy
Vai trò: Bạn là cán bộ an toàn/bảo trì, giúp tôi soạn quy trình khoá nguồn & treo thẻ (LOTO) khi sửa chữa/bảo trì máy để tuyệt đối không có ai bị máy khởi động bất ngờ gây tai nạn. Nhiệm vụ: Soạn SOP LOTO đơn giản, dễ hiểu cho thợ, kèm các bước, dụng cụ khoá/thẻ, và trách nhiệm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại máy & nguồn năng lượng cần cô lập (điện, khí nén, thủy lực, nhiệt): ..... - Ai được phép LOTO, ai giám sát: ..... - Dụng cụ khoá/thẻ hiện có: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Các bước LOTO chuẩn (thông báo → dừng máy → cô lập tất cả nguồn → khoá & treo thẻ tên → xả năng lượng tồn dư → kiểm tra 'thử khởi động' đảm bảo không chạy → làm việc → tháo khoá theo trình tự); (2) Nguyên tắc 'ai khoá người đó mở', 'một người một khoá'; (3) Mẫu thẻ LOTO; (4) Tình huống nhiều người cùng làm; (5) Nhắc nhở an toàn treo tại máy. Giọng điệu: nghiêm túc, dễ hiểu cho công nhân. Ràng buộc: AN TOÀN TRÊN HẾT — nhấn tuyệt đối không sửa máy khi chưa cô lập & xả hết năng lượng; đây là tham khảo, tuân thủ quy định ATLĐ & hướng dẫn nhà sản xuất máy.
Khi nào dùng: Dùng để chuẩn hoá an toàn khi bảo trì/sửa máy — bắt buộc với mọi xưởng có máy móc. Ưu: quy trình rõ, cứu mạng thợ. Khuyết: KHÔNG thay chương trình ATLĐ chính thức & huấn luyện thực tế; cần đầu tư dụng cụ khoá/thẻ.
💡 Nguyên tắc sống còn: 'ai khoá thì chính người đó mới được mở khoá' — không bao giờ nhờ người khác tháo khoá hộ; khi nhiều người cùng sửa, mỗi người tự gắn một khoá vào hộp khoá nhóm.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ an toàn/bảo trì, giúp tôi soạn quy trình khoá & treo thẻ an toàn (LOTO) khi sửa máy. Nhiệm vụ: Soạn SOP LOTO dễ hiểu cho thợ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Máy ép nhựa: nguồn điện 3 pha, khí nén, thủy lực, khuôn còn nóng. - Được phép LOTO: thợ bảo trì đã huấn luyện; tổ trưởng giám sát. - Dụng cụ: khoá móc, thẻ tên, hộp khoá nhóm. Yêu cầu đầu ra: (1) Các bước LOTO chuẩn đầy đủ; (2) Nguyên tắc 'ai khoá người đó mở', 'một người một khoá'; (3) Mẫu thẻ LOTO; (4) Tình huống nhiều người cùng làm (hộp khoá nhóm); (5) Nhắc nhở an toàn treo tại máy. Giọng điệu: nghiêm túc, dễ hiểu. Ràng buộc: AN TOÀN TRÊN HẾT — tuyệt đối không sửa máy khi chưa cô lập & xả năng lượng; tham khảo, tuân thủ quy định ATLĐ & hướng dẫn nhà sản xuất.
Đánh giá rủi ro an toàn công đoạn & biện pháp kiểm soát (JSA)
Vai trò: Bạn là cán bộ an toàn lao động, giúp tôi làm đánh giá rủi ro an toàn cho một công đoạn (Job Safety Analysis) và đề xuất biện pháp kiểm soát theo thứ tự ưu tiên. Nhiệm vụ: Tách công đoạn thành các bước, nhận diện mối nguy mỗi bước, đánh giá mức rủi ro, đề xuất kiểm soát theo thứ bậc (loại bỏ > thay thế > kỹ thuật > hành chính > PPE). Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Công đoạn & máy/thiết bị dùng: ..... - Các mối nguy đã biết (cắt, kẹp, điện, hoá chất, ồn, bụi, nóng...): ..... - Sự cố/suýt sự cố từng xảy ra: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng JSA: bước công việc, mối nguy, hậu quả, mức rủi ro (thấp/TB/cao dựa trên khả năng × mức độ), biện pháp kiểm soát theo thứ bậc, PPE bắt buộc; (2) Ưu tiên xử lý các rủi ro cao trước; (3) Nội quy an toàn ngắn dán tại công đoạn; (4) Trang bị bảo hộ tối thiểu cho công đoạn. Giọng điệu: nghiêm túc, thực tế tại xưởng. Ràng buộc: AN TOÀN TRÊN HẾT; ưu tiên biện pháp kỹ thuật (che chắn, khoá) hơn chỉ 'nhắc nhở'; tham khảo, tuân thủ quy định ATLĐ hiện hành.
Khi nào dùng: Dùng cho công đoạn có máy nguy hiểm hoặc sau khi có sự cố/suýt sự cố. Ưu: nhận diện & xếp ưu tiên rủi ro có hệ thống. Khuyết: KHÔNG thay khảo sát ATLĐ chuyên môn; biện pháp kỹ thuật cần đầu tư & duy trì.
💡 Ưu tiên biện pháp KỸ THUẬT (che chắn cố định, nút bấm 2 tay, cảm biến dừng) hơn 'nhắc công nhân cẩn thận' — nhắc nhở là lớp bảo vệ yếu nhất, dễ quên khi mệt hoặc chạy đơn gấp.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ an toàn lao động, giúp tôi đánh giá rủi ro an toàn cho một công đoạn (JSA). Nhiệm vụ: Nhận diện mối nguy & đề xuất kiểm soát theo thứ bậc. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Công đoạn: dập kim loại trên máy dập 60 tấn. - Mối nguy: kẹp/dập tay khi đưa phôi, văng mảnh, ồn, tra dầu khuôn. - Đã từng: 1 lần suýt kẹp tay khi với vào lấy phôi kẹt. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng JSA đầy đủ có mức rủi ro & kiểm soát theo thứ bậc; (2) Ưu tiên rủi ro cao trước (che chắn, nút 2 tay, cảm biến); (3) Nội quy an toàn dán tại máy; (4) PPE tối thiểu. Giọng điệu: nghiêm túc, thực tế. Ràng buộc: AN TOÀN TRÊN HẾT; ưu tiên biện pháp kỹ thuật hơn chỉ nhắc nhở; tham khảo, tuân thủ quy định ATLĐ hiện hành.
Kịch bản họp an toàn đầu ca (toolbox talk) 5 phút theo chủ đề tuần
Vai trò: Bạn là đội trưởng/cán bộ an toàn, giúp tôi soạn các buổi họp an toàn đầu ca ngắn 5 phút (toolbox talk) theo chủ đề để công nhân luôn nhớ an toàn. Nhiệm vụ: Soạn bộ 8–10 chủ đề toolbox talk xoay vòng theo tuần, mỗi chủ đề gồm điểm nhấn, tình huống thực tế, và câu hỏi tương tác. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đặc thù xưởng & các mối nguy chính: ..... - Sự cố/suýt sự cố gần đây (nếu có): ..... - Số công nhân & trình độ: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Danh sách 8–10 chủ đề toolbox talk phù hợp xưởng (dùng PPE, an toàn máy, điện, phòng cháy, nâng vác đúng cách, hoá chất, 5S, sơ cứu...); (2) Với mỗi chủ đề: 3 điểm nhấn dễ nhớ + 1 tình huống thực + 2 câu hỏi hỏi công nhân; (3) Cách ghi nhận đã họp (danh sách ký); (4) Gợi ý chủ đề nóng sau mỗi sự cố. Giọng điệu: gần gũi, dễ nhớ, không đao to búa lớn. Ràng buộc: AN TOÀN TRÊN HẾT; nội dung đơn giản, sát việc công nhân làm; tham khảo, không thay huấn luyện ATLĐ chính thức.
Khi nào dùng: Dùng để duy trì ý thức an toàn hằng ngày mà không tốn thời gian. Ưu: có sẵn kịch bản xoay vòng cả tháng, đội trưởng chỉ việc nói. Khuyết: cần làm đều đặn & thật lòng, không đọc cho có.
💡 Sau bất kỳ sự cố/suýt sự cố nào, họp toolbox ngay hôm sau đúng chủ đề đó — ký ức còn nóng, công nhân nghe vào hơn nhiều so với chủ đề lý thuyết chung chung.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là đội trưởng/cán bộ an toàn, giúp tôi soạn các buổi họp an toàn đầu ca 5 phút theo chủ đề. Nhiệm vụ: Soạn 8–10 chủ đề toolbox talk xoay vòng theo tuần. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Xưởng cơ khí: máy tiện/phay/hàn/dập, có mài & hàn. - Gần đây: 1 ca bị bỏng tia hàn do không đeo kính. - 45 công nhân, phần lớn tay nghề trung bình. Yêu cầu đầu ra: (1) 8–10 chủ đề phù hợp (kính hàn, phoi văng, an toàn máy dập, điện, phòng cháy, nâng vác, 5S, sơ cứu...); (2) Mỗi chủ đề 3 điểm nhấn + 1 tình huống thực + 2 câu hỏi; (3) Danh sách ký ghi nhận; (4) Chủ đề nóng sau sự cố. Giọng điệu: gần gũi, dễ nhớ. Ràng buộc: AN TOÀN TRÊN HẾT; đơn giản, sát việc; tham khảo, không thay huấn luyện ATLĐ chính thức.
Triển khai 5S tại xưởng: kế hoạch, checklist & bảng chấm điểm khu vực
Vai trò: Bạn là quản đốc, giúp tôi triển khai 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng) tại xưởng để nơi làm việc gọn, an toàn, tìm đồ nhanh, giảm lãng phí. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch triển khai 5S theo khu vực kèm checklist từng S và bảng chấm điểm định kỳ để duy trì. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Các khu vực xưởng (chuyền, kho, khu dụng cụ, khu vật tư...): ..... - Vấn đề hiện tại (đồ để lộn xộn, tìm dụng cụ lâu, bụi bẩn, lối đi bị chắn...): ..... - Ai phụ trách mỗi khu, tần suất muốn duy trì: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Kế hoạch triển khai 5S theo bước & khu vực (bắt đầu từ đâu, ai làm, mốc thời gian); (2) Checklist cụ thể cho từng S; (3) Bảng chấm điểm 5S theo khu vực (tiêu chí, thang điểm) để đánh giá định kỳ; (4) Cách trực quan hoá (kẻ vạch lối đi, dán nhãn vị trí dụng cụ, bảng bóng dụng cụ); (5) Cách duy trì để không 'đầu voi đuôi chuột'. Giọng điệu: thực hành, khả thi cho xưởng nhỏ. Ràng buộc: gắn 5S với AN TOÀN (lối thoát hiểm, bình chữa cháy thông thoáng); không hình thức đối phó.
Khi nào dùng: Dùng khi xưởng lộn xộn, mất thời gian tìm đồ, hay có nguy cơ mất an toàn do bừa bộn. Ưu: có lộ trình & công cụ chấm điểm duy trì. Khuyết: 5S dễ làm cho có rồi bỏ — cần quản đốc chấm điểm đều & khen thưởng.
💡 Bắt đầu 5S từ 1 khu vực làm mẫu cho thật đẹp rồi nhân rộng — làm cả xưởng cùng lúc thường đuối; chụp ảnh trước/sau khu mẫu để tạo động lực cho các tổ khác.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc, giúp tôi triển khai 5S tại xưởng. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch 5S theo khu vực + checklist + bảng chấm điểm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Khu vực: chuyền lắp ráp, kho NVL, khu dụng cụ chung, khu thành phẩm. - Vấn đề: dụng cụ để lộn xộn tìm lâu, phoi/rác quanh máy, lối đi bị pallet chắn. - Phụ trách: mỗi tổ trưởng lo khu của tổ; chấm điểm 2 tuần/lần. Yêu cầu đầu ra: (1) Kế hoạch triển khai theo bước & khu vực; (2) Checklist từng S; (3) Bảng chấm điểm 5S theo khu (tiêu chí, thang điểm); (4) Trực quan hoá (kẻ vạch, dán nhãn, bảng bóng dụng cụ); (5) Cách duy trì. Giọng điệu: thực hành, khả thi. Ràng buộc: gắn 5S với an toàn (lối thoát, bình chữa cháy thông thoáng); không hình thức đối phó.
🧑💼 Tuyển dụng / Nhân sự — 2 prompt
Viết tin tuyển công nhân xưởng rõ ràng, thu hút & sàng lọc tốt
Vai trò: Bạn là phụ trách nhân sự xưởng, giúp tôi viết tin tuyển công nhân/thợ đăng lên nhóm việc làm & cổng xưởng, vừa thu hút vừa lọc đúng người. Nhiệm vụ: Soạn tin tuyển gọn, trung thực: công việc cụ thể, yêu cầu thật, quyền lợi rõ (lương, ca, phụ cấp), cách ứng tuyển; kèm vài câu hỏi sàng lọc nhanh. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Vị trí cần tuyển & mô tả công việc thật: ..... - Yêu cầu (tay nghề, sức khoẻ, kinh nghiệm, ca đêm...): ..... - Quyền lợi (lương cơ bản + tăng ca + phụ cấp, ăn ca, chỗ ở, BHXH): ..... - Địa điểm & cách liên hệ: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Tin tuyển 1 đoạn hấp dẫn + gạch đầu dòng công việc/yêu cầu/quyền lợi; (2) Nhấn điểm hấp dẫn thật (thu nhập ổn, tăng ca đều, môi trường); (3) 5 câu hỏi sàng lọc nhanh khi gọi điện; (4) 1 phiên bản ngắn để đăng nhóm Zalo/Facebook. Giọng điệu: thân thiện, thật, dễ hiểu với công nhân. Ràng buộc: KHÔNG bịa mức lương — để .....; không hứa quá thực tế; nêu đúng điều kiện làm việc.
Khi nào dùng: Dùng khi cần tuyển gấp công nhân/thợ mà đăng tin mãi không ai chất lượng ứng tuyển. Ưu: tin rõ ràng lọc đúng người, đỡ mất công phỏng vấn hụt. Khuyết: cần lương & quyền lợi cạnh tranh thật, tin hay mà lương thấp vẫn khó tuyển.
💡 Ghi rõ khoảng thu nhập thực nhận (gồm tăng ca) & điều kiện ca đêm ngay trong tin — giấu để 'câu' người vào rồi mới nói thì họ nghỉ ngay, tốn công cả hai bên.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là phụ trách nhân sự xưởng, giúp tôi viết tin tuyển công nhân đăng nhóm việc làm & cổng xưởng. Nhiệm vụ: Soạn tin tuyển gọn, trung thực + câu hỏi sàng lọc. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Vị trí: công nhân đứng máy ép nhựa, 2 người. - Yêu cầu: nam/nữ 18–40, chịu được ca đêm luân phiên, ưu tiên có kinh nghiệm đứng máy. - Quyền lợi: lương ..... đ + tăng ca + phụ cấp ca đêm, cơm ca, có BHXH sau thử việc, hỗ trợ chỗ ở. - Địa điểm: KCN ....., liên hệ Zalo ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Tin tuyển hấp dẫn + gạch đầu dòng; (2) Nhấn điểm hấp dẫn thật; (3) 5 câu hỏi sàng lọc khi gọi; (4) Bản ngắn đăng Zalo/Facebook. Giọng điệu: thân thiện, thật. Ràng buộc: KHÔNG bịa lương; không hứa quá; nêu đúng điều kiện.
Bảng tính lương khoán sản phẩm & chấm công tổ (Excel)
Vai trò: Bạn là phụ trách nhân sự/kế toán xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập bảng tính lương khoán theo sản phẩm kết hợp chấm công để trả công minh bạch, công bằng. Nhiệm vụ: Dựng bảng lương khoán: sản lượng đạt × đơn giá khoán, cộng phụ cấp/thưởng, trừ hàng lỗi (nếu chính sách trừ), đối chiếu công đi làm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Hình thức trả (khoán sản phẩm / khoán tổ chia theo công / lương giờ + thưởng năng suất): ..... - Đơn giá khoán mỗi loại sản phẩm/công đoạn: ..... - Chính sách phụ cấp, thưởng năng suất, xử lý hàng lỗi: ..... - Dữ liệu sản lượng & công theo người/tổ: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lương từng người/tổ: sản lượng, đơn giá, tiền khoán, phụ cấp, thưởng, trừ (nếu có), thực lĩnh; (2) Với khoán tổ: cách chia công bằng theo công/ngày đóng góp; (3) Cột đối chiếu ngày công đi làm; (4) Bảng tổng quỹ lương; (5) Công thức Excel minh bạch để công nhân tự kiểm. Giọng điệu: minh bạch, công bằng. Ràng buộc: KHÔNG bịa đơn giá khoán — để .....; tuân thủ quy định lương tối thiểu & tăng ca; minh bạch để công nhân tin.
Khi nào dùng: Dùng cuối kỳ tính lương khoán, nhất là khoán tổ hay gây tị nạnh 'ai làm nhiều ai ít'. Ưu: công thức rõ, công nhân tự kiểm, giảm khiếu nại lương. Khuyết: cần ghi sản lượng & công chính xác, minh bạch từ đầu.
💡 Cho công nhân xem công thức chia khoán tổ ngay từ đầu tháng, không phải cuối tháng mới biết — minh bạch cách chia là cách giữ tổ đoàn kết, tránh mâu thuẫn chia tiền.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là phụ trách nhân sự/kế toán xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập bảng lương khoán sản phẩm & chấm công tổ. Nhiệm vụ: Dựng bảng lương khoán minh bạch. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Hình thức: khoán tổ theo sản phẩm, chia theo ngày công. - Đơn giá khoán: sản phẩm A ..... đ/cái, B ..... đ/cái. - Chính sách: thưởng năng suất nếu vượt mục tiêu; hàng lỗi do cá nhân trừ theo quy định tổ. - Dữ liệu: tổ 6 người, sản lượng tháng, ngày công mỗi người. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lương từng người có thực lĩnh; (2) Cách chia khoán tổ theo ngày công; (3) Cột đối chiếu ngày công; (4) Tổng quỹ lương; (5) Công thức Excel minh bạch. Giọng điệu: minh bạch, công bằng. Ràng buộc: KHÔNG bịa đơn giá khoán; tuân thủ lương tối thiểu & tăng ca; minh bạch để công nhân tin.
🧮 Báo giá / Tính chi phí — 3 prompt
Lập bảng tính giá thành & báo giá gia công đầy đủ chi phí (Excel)
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập bảng tính giá thành một sản phẩm/đơn gia công đầy đủ các cấu phần rồi ra giá báo cho khách có lãi thật. Nhiệm vụ: Dựng bảng giá thành có công thức: NVL + nhân công + chi phí máy/khấu hao + chi phí chung + hao hụt + lãi mong muốn = đơn giá bán, và tính điểm hòa vốn. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm & sản lượng đơn: ..... - Chi phí NVL/1 sp (từ BOM): ..... - Nhân công: thời gian/1 sp × đơn giá công: ..... - Chi phí máy (điện, khấu hao, khuôn)/1 sp: ..... - Chi phí chung phân bổ (%), hao hụt (%), lãi mong muốn (%): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng giá thành theo cấu phần & tổng giá thành/1 sp; (2) Đơn giá bán = giá thành ×(1+lãi); (3) Bảng độ nhạy: nếu sản lượng tăng/giảm 20% thì giá thành đổi bao nhiêu; (4) Cột ghi chú giả định; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: minh bạch, đủ để rà từng dòng. Ràng buộc: KHÔNG bịa đơn giá/chi phí — để .....; báo giá là tham khảo, chốt theo số thực tế.
Khi nào dùng: Dùng mỗi lần báo giá đơn gia công — để không bao giờ báo cảm tính rồi làm xong mới biết lỗ. Ưu: thấy rõ lãi/lỗ từng cấu phần, đổi số ra giá ngay. Khuyết: phải nhập chi phí thật (điện, khấu hao, công) mới đúng.
💡 Đừng quên chi phí máy & khấu hao khuôn — nhiều xưởng chỉ tính NVL + công nên tưởng lãi mà thực ra hòa vốn; phân bổ khấu hao khuôn theo sản lượng đơn hàng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập bảng tính giá thành một sản phẩm/đơn gia công đầy đủ các cấu phần rồi ra giá báo cho khách có lãi thật. Nhiệm vụ: Dựng bảng giá thành có công thức: NVL + nhân công + chi phí máy/khấu hao + chi phí chung + hao hụt + lãi = đơn giá bán, và tính điểm hòa vốn. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm: chi tiết tiện inox theo bản vẽ khách, đơn 5.000 cái. - NVL/1 sp: phôi inox ..... đ; nhân công: 4 phút/cái × đơn giá công ..... đ/giờ; chi phí máy CNC ..... đ/cái; chi phí chung phân bổ 12%; hao hụt 4%; lãi mong muốn 18%. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng giá thành theo cấu phần & tổng/1 sp; (2) Đơn giá bán = giá thành ×(1+18%); (3) Bảng độ nhạy sản lượng ±20%; (4) Cột ghi chú giả định; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: minh bạch, đủ để rà từng dòng. Ràng buộc: KHÔNG bịa đơn giá/chi phí; báo giá là tham khảo, chốt theo số thực tế.
Soạn báo giá gia công diễn giải rõ ràng gửi khách B2B
Vai trò: Bạn là chủ xưởng, giúp tôi viết một bản báo giá gia công chuyên nghiệp, rõ ràng để gửi khách hàng doanh nghiệp, từ số liệu giá thành tôi đã tính. Nhiệm vụ: Soạn báo giá dạng văn bản gọn: phạm vi gia công, đơn giá theo mốc số lượng, điều kiện, thời gian giao, thanh toán — để khách hiểu và không nghi 'đội giá'. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thông tin xưởng & năng lực: ..... - Sản phẩm/dịch vụ gia công & quy cách: ..... - Đơn giá theo mốc số lượng (đã tính từ bảng giá thành): ..... - Điều kiện: MOQ, thời gian giao, điều khoản thanh toán, bảo hành/đổi hàng lỗi: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Báo giá có: giới thiệu ngắn năng lực, bảng đơn giá theo mốc SL, phạm vi gồm/không gồm, thời gian & điều kiện; (2) Ghi rõ giá chưa/đã gồm VAT, hiệu lực báo giá; (3) Ghi chú cam kết chất lượng; (4) Lời chào chốt lịch làm mẫu/ký hợp đồng. Giọng điệu: chuyên nghiệp, minh bạch, tạo tin cậy. Ràng buộc: KHÔNG bịa đơn giá — chừa .....; nêu rõ 'báo giá tham khảo, hiệu lực đến .....'.
Khi nào dùng: Dùng ngay sau khi tính xong giá thành, cần bản báo giá đẹp gửi khách doanh nghiệp. Ưu: chuyên nghiệp, minh bạch, tăng tỷ lệ chốt. Khuyết: cần bạn điền đúng đơn giá & điều kiện thực tế.
💡 Báo giá theo mốc số lượng (giảm dần) khuyến khích khách đặt nhiều; luôn ghi rõ 'gồm/không gồm gì' để tránh cãi nhau lúc giao hàng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng, giúp tôi viết một bản báo giá gia công chuyên nghiệp, rõ ràng để gửi khách hàng doanh nghiệp, từ số liệu giá thành tôi đã tính. Nhiệm vụ: Soạn báo giá dạng văn bản gọn: phạm vi gia công, đơn giá theo mốc số lượng, điều kiện, thời gian giao, thanh toán. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Xưởng: Cơ khí chính xác Tân Tiến, chuyên tiện–phay CNC, 6 máy CNC, kinh nghiệm 8 năm. - Sản phẩm: gia công trục inox 304 theo bản vẽ, dung sai ±0,02mm. - Đơn giá theo mốc: 1.000–5.000 cái ..... đ/cái; 5.000–10.000 ..... đ/cái; trên 10.000 ..... đ/cái. - Điều kiện: MOQ 1.000, giao 12 ngày, thanh toán 40% tạm ứng/60% khi giao, đổi miễn phí hàng lỗi do gia công. Yêu cầu đầu ra: (1) Báo giá đầy đủ; (2) Ghi rõ giá chưa gồm VAT, hiệu lực đến .....; (3) Cam kết chất lượng; (4) Lời chào chốt lịch làm mẫu. Giọng điệu: chuyên nghiệp, minh bạch, tạo tin cậy. Ràng buộc: KHÔNG bịa đơn giá; nêu rõ 'báo giá tham khảo, hiệu lực đến .....'.
Trả lời khi khách chê báo giá cao / đòi giảm giá gia công
Vai trò: Bạn là chủ xưởng, giúp tôi soạn cách phản hồi khéo khi khách B2B chê báo giá cao hoặc ép giảm giá, để giữ khách mà không phá giá thành. Nhiệm vụ: Đưa 3–4 hướng phản hồi kèm lời thoại mẫu: diễn giải giá trị, đề xuất phương án giảm giá có điều kiện (tăng SL, đổi quy cách, bỏ hạng mục), và ngưỡng nào nên từ chối. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm & báo giá đã gửi: ..... - Lý do/mức khách muốn giảm: ..... - Giá thành thực & mức lãi tối thiểu chấp nhận: ..... - Điều tôi có thể linh hoạt (SL, thời gian, quy cách, thanh toán): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) 3–4 hướng phản hồi có lời thoại mẫu; (2) Bảng 'nếu khách muốn giảm X% thì đổi lại điều gì' (tăng SL/đổi vật tư/bỏ công đoạn); (3) Ngưỡng lãi tối thiểu nên dừng thương lượng; (4) Cách chốt giữ quan hệ dù chưa xong deal. Giọng điệu: cứng cựa mà lịch sự, không hạ mình phá giá. Ràng buộc: KHÔNG bịa con số — để .....; không bán dưới giá thành.
Khi nào dùng: Dùng khi khách ép giá qua điện thoại/Zalo và bạn cần phản hồi ngay mà không lỡ miệng giảm sâu. Ưu: giữ được lãi, biến giảm giá thành đổi điều kiện. Khuyết: cần bạn biết rõ giá thành & lãi tối thiểu thật.
💡 Luôn đổi giảm giá lấy một thứ (tăng SL, kéo dài hợp đồng, ứng trước nhiều hơn) — giảm không điều kiện khiến khách nghĩ giá gốc bị thổi phồng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng, giúp tôi soạn cách phản hồi khéo khi khách B2B chê báo giá cao hoặc ép giảm giá, để giữ khách mà không phá giá thành. Nhiệm vụ: Đưa 3–4 hướng phản hồi kèm lời thoại mẫu và ngưỡng nên từ chối. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm: khay nhựa 2 ngăn, báo giá đã gửi ..... đ/cái cho 20.000 cái. - Khách đòi giảm 8%, nói bên khác rẻ hơn. - Giá thành thực ..... đ/cái, lãi tối thiểu chấp nhận 10%. - Linh hoạt: nếu khách tăng lên 40.000 cái hoặc nhận màu tồn kho thì giảm được. Yêu cầu đầu ra: (1) 3–4 hướng phản hồi có lời thoại; (2) Bảng 'giảm X% đổi lấy gì'; (3) Ngưỡng lãi tối thiểu nên dừng; (4) Cách chốt giữ quan hệ. Giọng điệu: cứng cựa mà lịch sự, không phá giá. Ràng buộc: KHÔNG bịa con số; không bán dưới giá thành.
📊 Phân tích dữ liệu — 12 prompt
Kiểm tra năng lực khả dụng (CRP) — đơn mới có nhét vừa lịch không?
Vai trò: Bạn là cán bộ kế hoạch, giúp tôi kiểm tra nhanh trong Excel xem một đơn mới có chèn vừa vào lịch máy đang chạy không, hay phải dời/từ chối. Nhiệm vụ: Tính tải năng lực (capacity) từng máy/tuần so với giờ máy khả dụng, chỉ ra tuần nào còn chỗ nhét đơn mới. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Giờ máy khả dụng mỗi máy/tuần (đã trừ bảo trì, hỏng): ..... - Các đơn đang chiếm lịch (đơn, máy, giờ máy cần, tuần): ..... - Đơn mới cần chèn (sản phẩm, SL, giờ máy cần, ngày giao): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng tải máy/tuần: tổng giờ đã đặt vs giờ khả dụng, % tải, giờ còn trống; (2) Trả lời rõ đơn mới nhét được vào tuần nào, hay thiếu bao nhiêu giờ; (3) 2 phương án nếu thiếu (tăng ca / dời đơn ưu tiên thấp / thuê ngoài); (4) Công thức Excel. Giọng điệu: dứt khoát, ra quyết định được. Ràng buộc: KHÔNG bịa giờ khả dụng — để .....; cảnh báo không xếp quá 100% liên tục.
Khi nào dùng: Dùng ngay lúc khách hỏi 'nhận thêm đơn này được không, bao giờ giao'. Ưu: trả lời khách có căn cứ trong vài phút. Khuyết: chỉ chính xác nếu cập nhật đúng đơn đang chiếm lịch.
💡 Đừng để tải máy vượt 85–90% liên tục nhiều tuần — không còn chỗ đệm cho hỏng máy/lỗi, dễ vỡ toàn bộ lịch.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ kế hoạch, giúp tôi kiểm tra nhanh trong Excel xem một đơn mới có chèn vừa vào lịch máy đang chạy không, hay phải dời/từ chối. Nhiệm vụ: Tính tải năng lực (capacity) từng máy/tuần so với giờ máy khả dụng, chỉ ra tuần nào còn chỗ nhét đơn mới. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Giờ máy khả dụng: máy tiện CNC 88 giờ/tuần, phay CNC 88 giờ/tuần (đã trừ 8 giờ bảo trì). - Đơn đang chiếm: PO-5501 tiện 60 giờ tuần 28; PO-5502 phay 70 giờ tuần 28; PO-5503 tiện 50 giờ tuần 29. - Đơn mới: trục inox 1.500 cái, ước 40 giờ tiện, giao cuối tuần 29. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng tải máy/tuần: tổng giờ đã đặt vs giờ khả dụng, % tải, giờ còn trống; (2) Trả lời rõ đơn mới nhét được vào tuần nào, hay thiếu bao nhiêu giờ; (3) 2 phương án nếu thiếu (tăng ca / dời đơn ưu tiên thấp / thuê ngoài); (4) Công thức Excel. Giọng điệu: dứt khoát, ra quyết định được. Ràng buộc: KHÔNG bịa giờ khả dụng; cảnh báo không xếp quá 100% liên tục.
Phân tích nguyên nhân trễ đơn tháng qua & cách phòng tháng tới
Vai trò: Bạn là quản đốc, giúp tôi soi lại các đơn bị trễ tháng vừa rồi để tìm nguyên nhân gốc và ra biện pháp cho tháng tới. Nhiệm vụ: Từ dữ liệu đơn trễ tôi cung cấp, phân nhóm nguyên nhân (Pareto), chỉ ra 2–3 nguyên nhân chiếm phần lớn và đề xuất hành động. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách đơn trễ tháng qua (đơn, trễ mấy ngày, lý do ghi nhận): ..... - Tổng số đơn giao trong tháng: ..... - Ràng buộc nguồn lực (không tăng người/máy được): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng Pareto nhóm nguyên nhân trễ (vật tư về trễ / máy hỏng / thiếu người / kế hoạch sai / khách đổi yêu cầu...) theo số lần & số ngày trễ; (2) Chỉ ra 2–3 nguyên nhân gốc chiếm ~80%; (3) 3–5 hành động cải thiện tháng tới (ai làm, đo bằng gì); (4) Tỷ lệ giao đúng hẹn (OTD) tháng qua. Giọng điệu: khách quan, không đổ lỗi cá nhân. Ràng buộc: KHÔNG bịa số — chỉ tính từ dữ liệu tôi đưa; nếu thiếu dữ liệu thì ghi rõ.
Khi nào dùng: Dùng cuối tháng để họp rút kinh nghiệm và đặt mục tiêu OTD tháng sau. Ưu: nhìn ra vài nguyên nhân gốc thay vì cảm giác 'đủ thứ trễ'. Khuyết: chỉ đúng nếu lý do trễ được ghi nhận trung thực từ đầu.
💡 Ghi lý do trễ ngay lúc nó xảy ra (không đợi cuối tháng nhớ lại) — dữ liệu càng thật, Pareto càng chỉ đúng chỗ cần sửa.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc, giúp tôi soi lại các đơn bị trễ tháng vừa rồi để tìm nguyên nhân gốc và ra biện pháp cho tháng tới. Nhiệm vụ: Từ dữ liệu đơn trễ tôi cung cấp, phân nhóm nguyên nhân (Pareto), chỉ ra 2–3 nguyên nhân chiếm phần lớn và đề xuất hành động. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn trễ tháng 6: PO-2210 trễ 3 ngày (thép về trễ), PO-2215 trễ 2 ngày (máy phay hỏng), PO-2219 trễ 4 ngày (thép về trễ), PO-2222 trễ 1 ngày (thiếu người ca đêm), PO-2230 trễ 5 ngày (khách đổi bản vẽ giữa chừng). - Tổng đơn giao tháng 6: 28 đơn. - Ràng buộc: chưa tuyển thêm người ngay được. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng Pareto nhóm nguyên nhân trễ theo số lần & số ngày trễ; (2) Chỉ ra 2–3 nguyên nhân gốc chiếm ~80%; (3) 3–5 hành động cải thiện tháng tới (ai làm, đo bằng gì); (4) Tỷ lệ giao đúng hẹn (OTD) tháng qua. Giọng điệu: khách quan, không đổ lỗi cá nhân. Ràng buộc: KHÔNG bịa số — chỉ tính từ dữ liệu tôi đưa; nếu thiếu dữ liệu thì ghi rõ.
Lập BOM (định mức nguyên vật liệu) nhiều cấp cho sản phẩm (Excel)
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư làm trong Excel, giúp tôi lập bảng định mức nguyên vật liệu (BOM) cho một sản phẩm để tính nhu cầu vật tư theo đơn. Nhiệm vụ: Dựng BOM nhiều cấp có công thức: 1 thành phẩm cần bao nhiêu bán thành phẩm & NVL, đã cộng hao hụt, rồi nhân với số lượng đơn ra tổng nhu cầu. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm & cấu tạo (các chi tiết/nguyên liệu, định mức mỗi cái, đơn vị): ..... - % hao hụt từng loại vật tư (cắt, phế, hỏng): ..... - Số lượng đơn cần tính: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng BOM: mã NVL, tên, định mức/1 sp, hao hụt %, định mức thực = định mức×(1+hao hụt); (2) Cột nhu cầu = định mức thực × SL đơn; (3) Cấu trúc cấp cha–con (thành phẩm → cụm → chi tiết → NVL); (4) Công thức Excel copy được; (5) Sheet tổng hợp nhu cầu gom theo mã NVL. Giọng điệu: kỹ thuật, gọn. Ràng buộc: KHÔNG bịa định mức/hao hụt — để .....; ghi rõ đây là cấu trúc, số điền theo thực tế.
Khi nào dùng: Dùng khi nhận sản phẩm mới hoặc chuẩn hoá định mức để tính vật tư & giá thành. Ưu: 1 lần lập BOM, mọi đơn sau chỉ đổi số lượng là ra nhu cầu. Khuyết: định mức phải chuẩn hoá từ sản xuất thực, sai định mức là sai cả giá.
💡 Tách rõ 'định mức lý thuyết' và 'hao hụt thực tế' thành 2 cột — khi cải tiến giảm phế, bạn chỉ sửa cột hao hụt mà không đụng định mức gốc.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư làm trong Excel, giúp tôi lập bảng định mức nguyên vật liệu (BOM) cho một sản phẩm để tính nhu cầu vật tư theo đơn. Nhiệm vụ: Dựng BOM nhiều cấp có công thức: 1 thành phẩm cần bao nhiêu bán thành phẩm & NVL, đã cộng hao hụt, rồi nhân với số lượng đơn ra tổng nhu cầu. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Sản phẩm: bàn học gấp; cấu tạo: mặt bàn MDF 18mm 0,4 m2, khung sắt hộp 20x40 4,2 m, ốc vít bộ 12 con, chân nhựa 4 cái, sơn tĩnh điện 0,15 kg. - Hao hụt: MDF 8%, sắt hộp 5%, sơn 10%, ốc/chân 2%. - Số lượng đơn: 1.500 cái. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng BOM: mã NVL, tên, định mức/1 sp, hao hụt %, định mức thực; (2) Cột nhu cầu = định mức thực × 1.500; (3) Cấu trúc cấp cha–con; (4) Công thức Excel copy được; (5) Sheet tổng hợp nhu cầu gom theo mã NVL. Giọng điệu: kỹ thuật, gọn. Ràng buộc: KHÔNG bịa định mức/hao hụt; ghi rõ đây là cấu trúc, số điền theo thực tế.
Tính MRP: từ đơn hàng ra kế hoạch mua NVL theo tuần (Excel)
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư làm trong Excel, giúp tôi chạy MRP đơn giản: từ các đơn hàng & BOM, trừ tồn kho, ra lượng NVL cần mua và thời điểm đặt. Nhiệm vụ: Lập bảng MRP có công thức: nhu cầu gộp − tồn hiện có − hàng đang về + tồn an toàn = lượng cần đặt; lùi theo lead time ra tuần phải đặt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nhu cầu NVL theo tuần (từ BOM × đơn): ..... - Tồn kho hiện có & hàng đang về (đã đặt, tuần về): ..... - Tồn an toàn muốn giữ mỗi NVL: ..... - Lead time đặt hàng mỗi NVL (ngày/tuần): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng MRP theo NVL × tuần: nhu cầu, tồn đầu kỳ, hàng về, cần đặt, tuần phải đặt (lùi theo lead time); (2) Cột cảnh báo thiếu hàng (tô đỏ nếu tồn âm); (3) Sheet đơn đặt hàng gợi ý gom theo nhà cung cấp; (4) Công thức Excel. Giọng điệu: kỹ thuật, chính xác. Ràng buộc: KHÔNG bịa lead time/tồn an toàn — để .....; nhấn cập nhật tồn thực trước khi chạy.
Khi nào dùng: Dùng mỗi tuần để chốt đặt hàng NVL đúng lượng, đúng lúc — không thiếu gây dừng chuyền, không thừa chôn vốn. Ưu: ra danh sách cần mua & hạn đặt tự động. Khuyết: rác vào rác ra — tồn kho phải đúng thực tế.
💡 Đặt lead time dài hơn thực tế 1–2 ngày để trừ hao nhà cung cấp giao trễ; NVL nào hay thiếu thì nâng tồn an toàn thay vì mua gấp giá cao.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư làm trong Excel, giúp tôi chạy MRP đơn giản: từ các đơn hàng & BOM, trừ tồn kho, ra lượng NVL cần mua và thời điểm đặt. Nhiệm vụ: Lập bảng MRP có công thức: nhu cầu gộp − tồn hiện có − hàng đang về + tồn an toàn = lượng cần đặt; lùi theo lead time ra tuần phải đặt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nhu cầu MDF 18mm: tuần 28 = 300 tấm, tuần 29 = 250 tấm; sắt hộp 20x40: tuần 28 = 6.500 m. - Tồn hiện có: MDF 120 tấm, sắt hộp 1.000 m; hàng đang về: MDF 200 tấm về tuần 28. - Tồn an toàn: MDF 50 tấm, sắt hộp 500 m. - Lead time: MDF 7 ngày, sắt hộp 4 ngày. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng MRP theo NVL × tuần: nhu cầu, tồn đầu kỳ, hàng về, cần đặt, tuần phải đặt; (2) Cột cảnh báo thiếu (tô đỏ nếu tồn âm); (3) Sheet đơn đặt hàng gợi ý gom theo nhà cung cấp; (4) Công thức Excel. Giọng điệu: kỹ thuật, chính xác. Ràng buộc: KHÔNG bịa lead time/tồn an toàn; nhấn cập nhật tồn thực trước khi chạy.
Tính điểm đặt hàng lại (ROP) & tồn an toàn cho vật tư hay thiếu (Excel)
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư làm trong Excel, giúp tôi tính điểm đặt hàng lại (ROP) và tồn an toàn cho các NVL để không bao giờ bị dừng chuyền vì hết hàng, cũng không ôm tồn quá nhiều. Nhiệm vụ: Lập bảng tính ROP = nhu cầu bình quân trong lead time + tồn an toàn, đưa ra mức đặt hàng gợi ý. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách NVL & tiêu thụ bình quân/ngày (hoặc/tuần): ..... - Lead time từng NVL & mức dao động (giao có hay trễ không): ..... - Mức dịch vụ mong muốn (không thiếu hàng bao nhiêu %): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng: NVL, tiêu thụ/ngày, lead time, tồn an toàn (theo dao động), ROP, lượng đặt gợi ý; (2) Cột trạng thái so với tồn hiện tại (đủ / sắp phải đặt / phải đặt ngay); (3) Công thức Excel; (4) Giải thích ngắn cách đọc bảng cho thủ kho. Giọng điệu: gọn, thực dụng. Ràng buộc: KHÔNG bịa tiêu thụ/lead time — để .....; ghi rõ công thức là tham khảo, hiệu chỉnh theo thực tế.
Khi nào dùng: Dùng khi cứ hay bị 'hết hàng đột xuất' hoặc ngược lại ôm kho quá nhiều. Ưu: mỗi NVL có ngưỡng đặt rõ ràng, thủ kho tự canh. Khuyết: cần theo dõi tiêu thụ đủ lâu để số bình quân đáng tin.
💡 NVL nào lead time hay dao động (giao trễ thất thường) thì nâng tồn an toàn — thà ôm thêm ít hàng còn hơn dừng cả chuyền vì chờ 1 loại vật tư.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư làm trong Excel, giúp tôi tính điểm đặt hàng lại (ROP) và tồn an toàn cho các NVL để không bao giờ bị dừng chuyền vì hết hàng, cũng không ôm tồn quá nhiều. Nhiệm vụ: Lập bảng tính ROP = nhu cầu bình quân trong lead time + tồn an toàn, đưa ra mức đặt hàng gợi ý. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - NVL: hạt nhựa PP tiêu thụ ~150 kg/ngày; dây khóa kéo ~2.000 m/ngày. - Lead time: hạt nhựa PP 5 ngày, đôi khi trễ tới 8; dây kéo 3 ngày, khá đều. - Mức dịch vụ mong muốn: 95%. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng: NVL, tiêu thụ/ngày, lead time, tồn an toàn, ROP, lượng đặt gợi ý; (2) Cột trạng thái so với tồn hiện tại; (3) Công thức Excel; (4) Giải thích cách đọc bảng cho thủ kho. Giọng điệu: gọn, thực dụng. Ràng buộc: KHÔNG bịa tiêu thụ/lead time; ghi rõ công thức là tham khảo, hiệu chỉnh theo thực tế.
Tính giá làm mẫu/khuôn & phân bổ chi phí khuôn vào đơn hàng (Excel)
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi tính chi phí làm mẫu/khuôn cho một sản phẩm mới và phân bổ chi phí khuôn hợp lý vào giá bán theo sản lượng. Nhiệm vụ: Lập bảng: tổng chi phí khuôn, các phương án phân bổ (thu riêng khuôn / chia vào đơn giá theo sản lượng), so sánh giá bán tương ứng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Chi phí làm khuôn/mẫu (vật liệu, gia công, thử): ..... - Tuổi thọ khuôn (số sản phẩm ép/gia công được): ..... - Sản lượng dự kiến đơn đầu & các đơn tiếp theo: ..... - Chính sách với khách (khách trả khuôn / xưởng ôm khuôn): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng chi phí khuôn & khấu hao/1 sp theo tuổi thọ; (2) 2 phương án: (a) khách trả khuôn riêng, đơn giá thấp; (b) xưởng ôm khuôn, cộng khấu hao vào đơn giá; (3) So sánh tổng chi phí khách phải trả ở từng phương án theo sản lượng; (4) Khuyến nghị & công thức Excel. Giọng điệu: minh bạch, tư vấn được cho khách. Ràng buộc: KHÔNG bịa chi phí khuôn/tuổi thọ — để .....; nêu rõ giả định.
Khi nào dùng: Dùng khi nhận sản phẩm mới cần làm khuôn/mẫu và phải quyết ai trả tiền khuôn. Ưu: minh bạch được với khách 2 phương án. Khuyết: cần tuổi thọ khuôn thực tế để khấu hao đúng.
💡 Nếu khách cam kết đặt lại nhiều lần, đề xuất xưởng ôm khuôn cộng khấu hao mỏng vào đơn giá — khách thấy giá nhập cuộc thấp, xưởng giữ được khách lâu dài.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi tính chi phí làm mẫu/khuôn cho một sản phẩm mới và phân bổ chi phí khuôn hợp lý vào giá bán theo sản lượng. Nhiệm vụ: Lập bảng: tổng chi phí khuôn, các phương án phân bổ, so sánh giá bán tương ứng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Chi phí làm khuôn ép nhựa 2 lòng: ..... đ. - Tuổi thọ khuôn: ~200.000 lần ép. - Sản lượng: đơn đầu 20.000 cái, dự kiến còn 4 đơn tương tự trong năm. - Chính sách: khách phân vân trả khuôn riêng hay để xưởng ôm. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng chi phí khuôn & khấu hao/1 sp; (2) 2 phương án (khách trả khuôn / xưởng ôm cộng vào đơn giá); (3) So sánh tổng chi phí khách theo sản lượng; (4) Khuyến nghị & công thức. Giọng điệu: minh bạch, tư vấn được cho khách. Ràng buộc: KHÔNG bịa chi phí khuôn/tuổi thọ; nêu rõ giả định.
So sánh tự làm vs thuê ngoài (make-or-buy) một công đoạn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng, giúp tôi phân tích nên tự làm hay thuê ngoài (make-or-buy) một công đoạn/chi tiết, dựa trên chi phí, năng lực và rủi ro. Nhiệm vụ: Lập bảng so sánh tự làm vs thuê ngoài trên chi phí trực tiếp, chi phí ẩn (quản lý, chất lượng, thời gian), và yếu tố định tính, rồi khuyến nghị. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Công đoạn/chi tiết đang cân nhắc: ..... - Chi phí tự làm (NVL, công, máy, khấu hao đầu tư nếu phải mua máy): ..... - Chi phí thuê ngoài (đơn giá gia công, vận chuyển, kiểm hàng): ..... - Sản lượng & tính ổn định của nhu cầu: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng so sánh chi phí/1 sp tự làm vs thuê ngoài, có điểm hòa vốn sản lượng; (2) Liệt kê chi phí ẩn & rủi ro mỗi hướng (chất lượng, phụ thuộc, bảo mật bản vẽ); (3) Khuyến nghị theo mức sản lượng; (4) Điều kiện để đổi quyết định sau này. Giọng điệu: phân tích, khách quan. Ràng buộc: KHÔNG bịa chi phí — để .....; tính cả rủi ro phụ thuộc nhà thầu phụ.
Khi nào dùng: Dùng khi cân nhắc đầu tư máy làm thêm 1 công đoạn hay tiếp tục thuê ngoài. Ưu: quyết dựa trên số & điểm hòa vốn, không cảm tính. Khuyết: chi phí đầu tư & môi trường (mạ, sơn) phải tính đủ mới đúng.
💡 Với công đoạn có yêu cầu môi trường (mạ, sơn, xi) đừng chỉ so đơn giá — chi phí xử lý nước thải/giấy phép thường khiến 'tự làm' đắt hơn tưởng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng, giúp tôi phân tích nên tự làm hay thuê ngoài một công đoạn, dựa trên chi phí, năng lực và rủi ro. Nhiệm vụ: Lập bảng so sánh tự làm vs thuê ngoài & khuyến nghị. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Công đoạn: mạ kẽm chi tiết sắt hộp. - Tự làm: phải đầu tư bể mạ ..... đ, xử lý nước thải, thêm 2 công nhân, công/1 sp ..... đ. - Thuê ngoài: xưởng mạ báo ..... đ/kg, vận chuyển 2 chiều, chờ 3 ngày. - Sản lượng: ~4 tấn/tháng, nhu cầu ổn định. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng so sánh chi phí/1 sp & điểm hòa vốn; (2) Chi phí ẩn & rủi ro mỗi hướng (xử lý môi trường, phụ thuộc, thời gian); (3) Khuyến nghị theo sản lượng; (4) Điều kiện đổi quyết định sau. Giọng điệu: phân tích, khách quan. Ràng buộc: KHÔNG bịa chi phí; tính cả rủi ro phụ thuộc & môi trường.
Đo năng suất lao động & so sánh giữa các tổ/ca (Excel)
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi đo năng suất lao động từng tổ/ca và tìm chênh lệch để cải thiện. Nhiệm vụ: Lập bảng năng suất = sản lượng đạt / số giờ công, so sánh giữa tổ/ca, chỉ ra tổ nào cao thấp và khoảng chênh. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Dữ liệu theo tổ/ca (sản lượng đạt, số công nhân, giờ làm): ..... - Sản phẩm & đơn vị tính (cái, kg, bộ): ..... - Mục tiêu năng suất (nếu có): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng năng suất theo tổ/ca: sản lượng/giờ công, so với mục tiêu; (2) Biểu đồ cột so sánh tổ; (3) Chỉ ra tổ/ca năng suất thấp nhất & mức chênh %; (4) 3 câu hỏi gợi ý để tìm nguyên nhân (thiết bị, tay nghề, bố trí việc); (5) Công thức Excel. Giọng điệu: khách quan, hướng cải thiện không đổ lỗi. Ràng buộc: KHÔNG bịa số — chỉ tính từ dữ liệu; nhắc so sánh công bằng (cùng loại việc).
Khi nào dùng: Dùng cuối tuần để biết ca/tổ nào đang kéo năng suất xuống. Ưu: có số so sánh khách quan giữa các tổ. Khuyết: chỉ công bằng khi các tổ làm cùng loại việc & điều kiện tương đương.
💡 So sánh sản lượng/giờ công (không phải tổng sản lượng) để công bằng giữa tổ đông và tổ ít người; luôn hỏi nguyên nhân trước khi kết luận tổ nào 'lười'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi đo năng suất lao động từng tổ/ca và tìm chênh lệch để cải thiện. Nhiệm vụ: Lập bảng năng suất & so sánh giữa tổ/ca. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Dữ liệu tuần: tổ A ca ngày 4.200 sp/6 người/48 giờ công; tổ A ca đêm 3.500 sp/6 người/48 giờ; tổ B ca ngày 3.900 sp/5 người/40 giờ. - Sản phẩm: dập vấu kim loại, đơn vị 'cái'. - Mục tiêu: 90 sp/giờ công. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng năng suất/giờ công so mục tiêu; (2) Biểu đồ cột so tổ; (3) Tổ/ca thấp nhất & chênh %; (4) 3 câu hỏi tìm nguyên nhân; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: khách quan, hướng cải thiện. Ràng buộc: KHÔNG bịa số; so sánh công bằng cùng loại việc.
Tính OEE (hiệu suất thiết bị tổng thể) cho máy/chuyền (Excel)
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi tính OEE cho máy/chuyền để biết máy đang mất hiệu suất ở đâu. Nhiệm vụ: Lập bảng OEE = Khả dụng × Hiệu suất × Chất lượng, tách rõ 3 tổn thất, có công thức và biểu đồ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thời gian ca & thời gian dừng (bảo trì, đổi khuôn, hỏng, chờ vật tư): ..... - Năng suất lý thuyết (cycle time hoặc sp/giờ chuẩn): ..... - Sản lượng thực & số hàng lỗi/tái chế: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng tính Khả dụng (Availability), Hiệu suất (Performance), Chất lượng (Quality) & OEE tổng; (2) Bảng phân tích 6 tổn thất lớn xem mất ở đâu; (3) Biểu đồ cột 3 thành phần; (4) Nhận xét thành phần nào kéo OEE xuống & hướng cải thiện; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: kỹ thuật, hướng cải tiến. Ràng buộc: KHÔNG bịa cycle time/sản lượng — để .....; ghi rõ OEE phụ thuộc dữ liệu ghi chép thật.
Khi nào dùng: Dùng khi nghi máy chạy không hết công suất mà không biết vì đâu. Ưu: chỉ đúng đang mất ở khả dụng, tốc độ hay chất lượng. Khuyết: cần ghi chép thời gian dừng máy trung thực, nếu không OEE ảo.
💡 Chỉ đo OEE ở máy/chuyền là điểm nghẽn (bottleneck) — cải thiện OEE ở đó mới tăng được sản lượng cả xưởng; máy không phải nút thắt thì OEE cao cũng vô ích.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi tính OEE cho máy/chuyền để biết máy đang mất hiệu suất ở đâu. Nhiệm vụ: Lập bảng OEE = Khả dụng × Hiệu suất × Chất lượng, tách rõ 3 tổn thất. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Ca 8 giờ = 480 phút; dừng: đổi khuôn 30, hỏng máy 25, chờ vật tư 20, nghỉ giữa ca 30. - Năng suất chuẩn: 60 sp/phút (cycle 1 giây/sp). - Sản lượng thực ca: 18.500 sp; lỗi/tái chế: 400 sp. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng Availability/Performance/Quality & OEE tổng; (2) Phân tích 6 tổn thất; (3) Biểu đồ cột 3 thành phần; (4) Nhận xét thành phần kéo OEE xuống & hướng cải thiện; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: kỹ thuật, hướng cải tiến. Ràng buộc: KHÔNG bịa cycle time/sản lượng; OEE phụ thuộc dữ liệu ghi chép thật.
Cân bằng chuyền theo takt time — chia lại việc giữa các trạm
Vai trò: Bạn là quản đốc/kỹ sư sản xuất, giúp tôi cân bằng chuyền lắp ráp: tính takt time theo nhu cầu và chia lại công việc giữa các trạm để hết điểm thắt cổ chai. Nhiệm vụ: Từ nhu cầu & thời gian từng thao tác, tính takt time, số trạm cần, và đề xuất gom/tách thao tác cho các trạm cân bằng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nhu cầu/ngày & thời gian làm việc thực/ngày: ..... - Danh sách thao tác theo thứ tự & thời gian mỗi thao tác (giây): ..... - Ràng buộc (thao tác nào phải trước/sau, cần máy riêng): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Takt time = thời gian làm việc/nhu cầu; (2) Số trạm tối thiểu = tổng thời gian/takt; (3) Phương án gom thao tác vào từng trạm sao cho ≤ takt, chỉ ra trạm nghẽn hiện tại; (4) Biểu đồ cân bằng (thời gian mỗi trạm so takt); (5) Hiệu suất cân bằng chuyền %. Giọng điệu: kỹ thuật, thực hành được. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời gian thao tác/nhu cầu — để .....; tôn trọng ràng buộc thứ tự công đoạn.
Khi nào dùng: Dùng khi chuyền có trạm ùn ứ còn trạm ngồi chơi, sản lượng không lên. Ưu: chia lại việc cho các trạm đều tay, tăng sản lượng không cần thêm người. Khuyết: cần bấm giờ thao tác thật, ước lượng sẽ cân sai.
💡 Bấm giờ mỗi thao tác vài lần lấy trung bình (loại lần bất thường); trạm nào vượt takt là nút thắt — ưu tiên tách bớt việc hoặc thêm người/công cụ ở đúng trạm đó.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc/kỹ sư sản xuất, giúp tôi cân bằng chuyền lắp ráp: tính takt time và chia lại việc giữa các trạm. Nhiệm vụ: Tính takt, số trạm cần, đề xuất gom/tách thao tác. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nhu cầu 800 sp/ngày; làm việc thực 420 phút/ngày. - Thao tác: lắp thân 25s, gắn bo mạch 40s, bắt vít 30s, dán tem 15s, test 35s, đóng hộp 20s. - Ràng buộc: test phải sau bắt vít; dán tem trước đóng hộp. Yêu cầu đầu ra: (1) Takt time; (2) Số trạm tối thiểu; (3) Phương án gom thao tác ≤ takt, chỉ ra trạm nghẽn; (4) Biểu đồ cân bằng; (5) Hiệu suất cân bằng chuyền %. Giọng điệu: kỹ thuật, thực hành được. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời gian thao tác/nhu cầu; tôn trọng thứ tự công đoạn.
Đề xuất cải tiến giảm thời gian đổi khuôn/đổi hàng (SMED)
Vai trò: Bạn là kỹ sư cải tiến, giúp tôi rút ngắn thời gian đổi khuôn/đổi hàng (setup) theo tư duy SMED để tăng thời gian chạy máy hữu ích. Nhiệm vụ: Từ mô tả quy trình đổi khuôn hiện tại, tách thao tác 'trong máy' (phải dừng) và 'ngoài máy' (làm khi máy đang chạy), đề xuất chuyển đổi & rút ngắn. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Quy trình đổi khuôn hiện tại theo bước & thời gian mỗi bước: ..... - Ai làm, dụng cụ dùng, chờ đợi gì: ..... - Số lần đổi khuôn/ngày & tổn thất hiện tại: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng phân loại thao tác: nội tuyến (máy dừng) vs ngoại tuyến (máy chạy); (2) Đề xuất chuyển thao tác ngoại tuyến ra trước (chuẩn bị khuôn, dụng cụ, vật tư sẵn); (3) 5 cải tiến giảm setup (kẹp nhanh, checklist, dụng cụ chuyên dụng...); (4) Ước lượng thời gian tiết kiệm & lợi ích/tháng; (5) Kế hoạch thử nghiệm. Giọng điệu: thực hành, cụ thể tại xưởng. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời gian — để .....; nhấn an toàn khi thao tác khuôn nóng/nặng.
Khi nào dùng: Dùng khi đổi khuôn/đổi hàng ngốn quá nhiều giờ máy, nhất là xưởng chạy nhiều đơn nhỏ. Ưu: tăng thời gian chạy máy mà không mua thêm máy. Khuyết: cần quay/quan sát quy trình đổi khuôn thực để phân loại đúng.
💡 Chỉ riêng việc chuẩn bị khuôn + dụng cụ + vật tư sẵn bên cạnh TRƯỚC khi máy dừng thường cắt được 30–50% thời gian setup, gần như không tốn tiền.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là kỹ sư cải tiến, giúp tôi rút ngắn thời gian đổi khuôn theo SMED để tăng giờ chạy máy hữu ích. Nhiệm vụ: Tách thao tác trong/ngoài máy & đề xuất rút ngắn. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Quy trình đổi khuôn ép nhựa: tháo khuôn cũ 12 phút, đi lấy khuôn mới ở kho 8 phút, lắp & canh chỉnh 20 phút, chạy thử & chỉnh thông số 15 phút. - 1 người làm, dụng cụ để rải rác, chờ cầu trục. - Đổi 3 lần/ca, mất ~55 phút/lần. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng nội tuyến vs ngoại tuyến; (2) Đề xuất chuyển ngoại tuyến ra trước; (3) 5 cải tiến giảm setup; (4) Ước lượng thời gian tiết kiệm & lợi ích/tháng; (5) Kế hoạch thử. Giọng điệu: thực hành, cụ thể. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời gian; nhấn an toàn khi thao tác khuôn nóng/nặng.
Bảng dòng tiền 8–12 tuần cho xưởng (thu từ đơn, chi NVL/lương)
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập bảng dự báo dòng tiền 8–12 tuần để không bị 'lãi trên giấy mà thiếu tiền mặt' trả lương & mua NVL. Nhiệm vụ: Dựng bảng dòng tiền theo tuần: tiền vào (tạm ứng, thanh toán đơn) − tiền ra (mua NVL, lương, điện, thuê, trả nợ) = dòng tiền ròng & số dư cuối tuần, cảnh báo tuần âm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Số dư tiền mặt hiện tại: ..... - Các khoản thu dự kiến theo tuần (đơn nào, khi nào khách trả, điều khoản công nợ): ..... - Các khoản chi theo tuần (NVL, lương, điện, thuê xưởng, trả góp máy...): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng dòng tiền theo tuần: tổng thu, tổng chi, ròng, số dư cuối tuần; (2) Tô đỏ tuần số dư âm & mức thiếu; (3) 2–3 gợi ý xoay xở (giục thu tạm ứng sớm, giãn chi NVL, dời mua sắm); (4) Kịch bản xấu (1 khách trả trễ) ảnh hưởng thế nào; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: tỉnh táo, phòng thủ. Ràng buộc: KHÔNG bịa số thu/chi — để .....; nhấn phân biệt lợi nhuận và dòng tiền.
Khi nào dùng: Dùng khi xưởng có nhiều đơn nhưng vẫn hay 'kẹt tiền' cuối tháng trả lương/mua NVL. Ưu: nhìn trước tuần nào thiếu để xoay sớm. Khuyết: phụ thuộc khách trả đúng hẹn — nên luôn chạy thêm kịch bản xấu.
💡 Luôn tính thêm kịch bản 1 khách lớn trả trễ 2 tuần — xưởng chết vì thiếu tiền mặt chứ ít khi vì thua lỗ; giữ đệm tiền mặt ít nhất bằng 1 kỳ lương.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập bảng dự báo dòng tiền 8–12 tuần. Nhiệm vụ: Dựng bảng dòng tiền theo tuần & cảnh báo tuần âm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Số dư hiện tại: ..... đ. - Thu dự kiến: PO-2314 khách trả 60% ..... đ tuần 30; PO-2318 tạm ứng 40% ..... đ tuần 28. - Chi: mua hạt nhựa ..... đ tuần 28, lương ..... đ cuối tháng, điện ....., trả góp máy ..... đ/tháng. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng dòng tiền theo tuần có số dư cuối tuần; (2) Tô đỏ tuần âm & mức thiếu; (3) 2–3 gợi ý xoay xở; (4) Kịch bản 1 khách trả trễ; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: tỉnh táo, phòng thủ. Ràng buộc: KHÔNG bịa số; nhấn phân biệt lợi nhuận và dòng tiền.
📑 Báo cáo / Tài liệu — 4 prompt
Bảng theo dõi sản lượng theo giờ (hourly board) & lũy kế ca (Excel)
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi lập bảng theo dõi sản lượng theo giờ để phát hiện tụt sản lượng ngay trong ca thay vì đợi cuối ca. Nhiệm vụ: Dựng bảng hourly: mục tiêu/giờ, thực tế/giờ, chênh lệch, lũy kế, và ô ghi lý do khi hụt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Mục tiêu sản lượng/ca & số giờ: ..... - Sản phẩm & công đoạn theo dõi: ..... - Cách nhập số (công nhân ghi tay rồi nhập / đếm tự động): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng theo giờ: mục tiêu/giờ, thực tế, +/- so mục tiêu, lũy kế mục tiêu vs thực tế; (2) Ô ghi lý do khi hụt (dừng máy, thiếu vật tư, lỗi...); (3) Tô đỏ tự động giờ nào hụt; (4) Ô tổng cuối ca & % đạt kế hoạch; (5) Công thức Excel + gợi ý in dán tại chuyền. Giọng điệu: gọn, trực quan cho công nhân đọc. Ràng buộc: KHÔNG bịa mục tiêu — để .....; mục tiêu/giờ phải sát năng lực thật.
Khi nào dùng: Dùng để công nhân & tổ trưởng thấy ngay trong ca đang đạt hay hụt, xử lý kịp. Ưu: phát hiện sự cố sớm, ép nhịp làm việc. Khuyết: cần công nhân ghi số đều đặn mỗi giờ, không gian lận.
💡 Bắt ghi LÝ DO mỗi lần hụt giờ — cuối tuần gom lại chính là dữ liệu Pareto để cải tiến; bảng chỉ có sản lượng mà không có lý do thì không cải thiện được gì.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi lập bảng theo dõi sản lượng theo giờ để phát hiện tụt sản lượng ngay trong ca. Nhiệm vụ: Dựng bảng hourly có mục tiêu/giờ, thực tế, chênh, lũy kế, lý do. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Mục tiêu 4.000 sp/ca 8 giờ (500/giờ). - Sản phẩm: dập chi tiết kim loại, theo dõi tại máy dập số 3. - Cách nhập: công nhân ghi bảng giấy mỗi giờ, cuối ca nhập Excel. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng theo giờ: mục tiêu, thực tế, +/-, lũy kế; (2) Ô ghi lý do khi hụt; (3) Tô đỏ giờ hụt; (4) Tổng cuối ca & % đạt; (5) Công thức + gợi ý in dán tại chuyền. Giọng điệu: gọn, trực quan. Ràng buộc: KHÔNG bịa mục tiêu; mục tiêu/giờ phải sát năng lực thật.
Dashboard năng suất tuần: OEE, OTD, tỷ lệ lỗi, sản lượng (Excel)
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi dựng một dashboard tuần gói các chỉ số vận hành chính để họp và báo cáo chủ xưởng. Nhiệm vụ: Lập bảng dashboard: sản lượng, OEE, OTD (giao đúng hẹn), tỷ lệ lỗi/tái chế, giờ dừng máy — theo tuần, có xu hướng và cảnh báo. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Dữ liệu tuần theo các chỉ số trên (nhiều tuần để thấy xu hướng): ..... - Mục tiêu từng chỉ số: ..... - Chuyền/máy nào cần tách riêng: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng chỉ số tuần này vs tuần trước vs mục tiêu; (2) Biểu đồ xu hướng 4–8 tuần cho từng chỉ số; (3) Ô cảnh báo tô màu (đạt/không đạt); (4) 3 điểm cần lưu ý tự động nêu (chỉ số nào xấu đi); (5) Công thức Excel + bố cục in 1 trang. Giọng điệu: cô đọng, dành cho lãnh đạo đọc nhanh. Ràng buộc: KHÔNG bịa số — chỉ tổng hợp từ dữ liệu; ghi rõ nguồn số liệu.
Khi nào dùng: Dùng cho họp tuần & báo cáo chủ xưởng — gói mọi chỉ số vào 1 trang. Ưu: nhìn phát biết xưởng khoẻ hay yếu chỗ nào. Khuyết: chỉ đáng tin nếu các chỉ số đầu vào được ghi chép chuẩn hằng ngày.
💡 Giữ dashboard đúng 1 trang, tối đa 5–6 chỉ số cốt lõi — nhồi quá nhiều số khiến chủ xưởng không đọc; tuần nào xấu tô đỏ để mắt bắt ngay.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc làm trong Excel, giúp tôi dựng dashboard tuần gói các chỉ số vận hành chính. Nhiệm vụ: Lập dashboard sản lượng, OEE, OTD, tỷ lệ lỗi, giờ dừng máy theo tuần. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Dữ liệu 6 tuần: sản lượng, OEE %, OTD %, tỷ lệ lỗi %, giờ dừng máy. - Mục tiêu: OEE ≥ 75%, OTD ≥ 95%, lỗi ≤ 2%. - Tách riêng chuyền ép và chuyền lắp ráp. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng tuần này vs tuần trước vs mục tiêu; (2) Biểu đồ xu hướng 6 tuần; (3) Ô cảnh báo tô màu; (4) 3 điểm cần lưu ý tự động; (5) Công thức + bố cục in 1 trang. Giọng điệu: cô đọng cho lãnh đạo. Ràng buộc: KHÔNG bịa số; ghi rõ nguồn số liệu.
Báo cáo lãi/lỗ theo từng đơn hàng (job costing) trong Excel
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập báo cáo lãi/lỗ theo từng đơn hàng để biết đơn nào thực sự có lãi, đơn nào lỗ. Nhiệm vụ: Dựng bảng job costing: doanh thu đơn − (NVL thực + nhân công thực + chi phí máy + chi phí chung phân bổ + hàng lỗi/tái chế) = lãi/lỗ đơn & tỷ suất. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách đơn giao trong kỳ & doanh thu mỗi đơn: ..... - Chi phí thực tế mỗi đơn (NVL đã xuất, giờ công, giờ máy, phế/tái chế): ..... - Cách phân bổ chi phí chung (theo doanh thu/giờ máy/sản lượng): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng job costing từng đơn: doanh thu, từng khoản chi phí, lãi/lỗ, tỷ suất lãi %; (2) Xếp hạng đơn lãi cao → lỗ; (3) So sánh giá thành thực vs giá thành lúc báo giá (đơn nào vượt dự toán); (4) Nhận xét 3 đơn cần xem lại giá/quy trình; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: minh bạch, ra quyết định được. Ràng buộc: KHÔNG bịa chi phí — chỉ tính từ số thực; ghi rõ cách phân bổ chi phí chung.
Khi nào dùng: Dùng cuối tháng để biết thật sự lãi/lỗ ở đơn nào, tránh 'tưởng lãi mà lỗ'. Ưu: soi được đơn/khách nào không đáng làm. Khuyết: cần ghi nhận chi phí thực theo đơn từ đầu, không gộp chung.
💡 So giá thành THỰC với giá thành lúc BÁO GIÁ — đơn nào vượt nhiều là dấu hiệu báo giá sai định mức hoặc quy trình lãng phí; sửa cả 2 chỗ cho đơn sau.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chủ xưởng làm trong Excel, giúp tôi lập báo cáo lãi/lỗ theo từng đơn hàng. Nhiệm vụ: Dựng bảng job costing từng đơn & tỷ suất lãi. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn giao tháng 6: PO-2314 doanh thu ..... đ; PO-2318 ..... đ; PO-2320 ..... đ. - Chi phí thực mỗi đơn: NVL xuất, giờ công × đơn giá, giờ máy × chi phí máy, phế/tái chế. - Phân bổ chi phí chung theo giờ máy. Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng job costing từng đơn có lãi/lỗ & tỷ suất; (2) Xếp hạng đơn lãi cao → lỗ; (3) So giá thành thực vs lúc báo giá; (4) 3 đơn cần xem lại; (5) Công thức Excel. Giọng điệu: minh bạch, ra quyết định được. Ràng buộc: KHÔNG bịa chi phí; ghi rõ cách phân bổ chi phí chung.
Viết báo cáo sản xuất tháng gửi chủ xưởng (từ số liệu thô)
Vai trò: Bạn là quản đốc, giúp tôi biến số liệu sản xuất tháng thành một báo cáo gọn, dễ đọc để trình chủ xưởng. Nhiệm vụ: Từ số liệu tôi cung cấp, viết báo cáo tháng có: kết quả chính, so mục tiêu, điểm tốt, vấn đề & nguyên nhân, đề xuất tháng tới. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Số liệu tháng (sản lượng, OTD, tỷ lệ lỗi, OEE, sự cố an toàn, biến động nhân sự): ..... - Mục tiêu đề ra đầu tháng: ..... - Sự kiện đáng chú ý (đơn lớn, sự cố, đầu tư): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Tóm tắt điều hành 5–7 dòng; (2) Bảng kết quả vs mục tiêu (đạt/không); (3) 3 điểm làm tốt + 3 vấn đề kèm nguyên nhân; (4) Đề xuất 3–5 việc tháng tới có người phụ trách; (5) Giọng trung thực, không tô hồng. Giọng điệu: chuyên nghiệp, thẳng thắn, ngắn. Ràng buộc: KHÔNG bịa số — chỉ dùng dữ liệu tôi đưa; nêu rõ chỗ thiếu dữ liệu.
Khi nào dùng: Dùng cuối tháng để trình chủ xưởng hoặc họp tổng kết. Ưu: biến số liệu khô thành báo cáo có nhận định & đề xuất. Khuyết: cần số liệu đã tổng hợp sẵn; báo cáo chỉ tốt như dữ liệu đầu vào.
💡 Đặt phần 'vấn đề & đề xuất' lên trước phần khoe thành tích — chủ xưởng quan tâm nhất chỗ nào đang hỏng và bạn định làm gì, không phải liệt kê con số.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là quản đốc, giúp tôi biến số liệu sản xuất tháng thành báo cáo gọn trình chủ xưởng. Nhiệm vụ: Viết báo cáo tháng đủ kết quả, vấn đề, đề xuất. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tháng 6: sản lượng 82% kế hoạch, OTD 89%, tỷ lệ lỗi 3,2%, OEE 71%, 0 tai nạn, nghỉ việc 3 công nhân. - Mục tiêu: OTD 95%, lỗi ≤2%, OEE 75%. - Sự kiện: máy ép E2 hỏng 2 ngày; nhận đơn mới khách Đại Việt. Yêu cầu đầu ra: (1) Tóm tắt điều hành 5–7 dòng; (2) Bảng kết quả vs mục tiêu; (3) 3 điểm tốt + 3 vấn đề & nguyên nhân; (4) 3–5 đề xuất tháng tới có người phụ trách; (5) Trung thực, không tô hồng. Giọng điệu: chuyên nghiệp, thẳng thắn, ngắn. Ràng buộc: KHÔNG bịa số; nêu rõ chỗ thiếu dữ liệu.
🔬 Nghiên cứu / Học tập — 1 prompt
Nghiên cứu vật tư/nhà cung cấp thay thế khi NVL chính tăng giá hoặc đứt hàng
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư, giúp tôi lập danh sách phương án vật tư/nhà cung cấp thay thế cho một NVL đang tăng giá hoặc khó mua, để giữ sản xuất ổn định và giá thành hợp lý. Nhiệm vụ: Gợi ý các loại vật tư tương đương & hướng tìm nhà cung cấp thay thế, kèm tiêu chí đánh giá và câu hỏi cần xác minh, KHÔNG khẳng định giá cụ thể. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - NVL đang gặp vấn đề & thông số kỹ thuật bắt buộc: ..... - Yêu cầu chất lượng/tiêu chuẩn sản phẩm không được đổi: ..... - Khu vực muốn tìm nguồn (nội địa/nhập): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Danh sách vật liệu/quy cách tương đương có thể thử (nêu rõ điểm giống & khác); (2) Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thay thế (chất lượng, giao hàng, giá, ổn định); (3) Bộ câu hỏi & mẫu thử cần yêu cầu trước khi chuyển; (4) Rủi ro khi đổi vật tư & cách kiểm chứng (chạy thử lô nhỏ, so mẫu). Giọng điệu: thận trọng, có kiểm chứng. Ràng buộc: KHÔNG bịa tên nhà cung cấp/giá — chỉ nêu hướng tìm & tiêu chí; nhấn phải chạy thử trước khi thay đại trà.
Khi nào dùng: Dùng khi NVL chính tăng giá mạnh hoặc nhà cung cấp giao trễ liên tục, cần phương án B. Ưu: có khung tìm & đánh giá thay vì bị động. Khuyết: mọi thay đổi vật tư đều cần chạy thử, không đổi liều.
💡 Bao giờ cũng giữ tối thiểu 2 nhà cung cấp cho NVL trọng yếu; luôn chạy thử lô nhỏ và so sản phẩm với vật tư cũ trước khi chuyển hẳn.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ vật tư, giúp tôi lập danh sách phương án vật tư/nhà cung cấp thay thế cho một NVL đang tăng giá hoặc khó mua, để giữ sản xuất ổn định và giá thành hợp lý. Nhiệm vụ: Gợi ý các loại vật tư tương đương & hướng tìm nhà cung cấp thay thế, kèm tiêu chí đánh giá và câu hỏi cần xác minh, KHÔNG khẳng định giá cụ thể. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - NVL: hạt nhựa ABS nguyên sinh cho vỏ sản phẩm, yêu cầu chịu va đập & không giòn. - Chất lượng không được đổi: bề mặt bóng, không cong vênh, đạt test rơi. - Khu vực: ưu tiên nguồn nội địa & khu công nghiệp gần. Yêu cầu đầu ra: (1) Danh sách vật liệu/quy cách tương đương có thể thử (điểm giống & khác); (2) Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thay thế; (3) Bộ câu hỏi & mẫu thử cần yêu cầu; (4) Rủi ro khi đổi vật tư & cách kiểm chứng. Giọng điệu: thận trọng, có kiểm chứng. Ràng buộc: KHÔNG bịa tên nhà cung cấp/giá; nhấn phải chạy thử trước khi thay đại trà.
🔍 Review / Đánh giá — 1 prompt
Phân tích nguyên nhân gốc lỗi bằng 5-Why & lập CAPA
Vai trò: Bạn là trưởng chất lượng, giúp tôi truy nguyên nhân gốc một lỗi sản xuất bằng 5-Why và lập báo cáo hành động khắc phục–phòng ngừa (CAPA). Nhiệm vụ: Dẫn dắt 5-Why từ hiện tượng lỗi tới nguyên nhân gốc, rồi lập CAPA: hành động tạm, hành động khắc phục gốc, hành động phòng ngừa tái diễn. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Mô tả lỗi (hiện tượng, ở đâu, khi nào, mức độ, số lượng): ..... - Điều đã biết về quy trình/công đoạn liên quan: ..... - Đã làm gì tạm thời chưa: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Chuỗi 5-Why (mỗi 'vì sao' đào sâu tới nguyên nhân gốc, không dừng ở 'công nhân bất cẩn'); (2) Phân biệt nguyên nhân gốc kỹ thuật vs hệ thống; (3) CAPA: hành động ngăn chặn tạm (containment), khắc phục gốc, phòng ngừa; mỗi hành động có người phụ trách & hạn; (4) Cách kiểm chứng lỗi đã hết (theo dõi bao lâu); (5) Bài học cập nhật vào SOP/Control Plan. Giọng điệu: điều tra, không đổ lỗi cá nhân. Ràng buộc: đào tới nguyên nhân hệ thống, tránh dừng ở 'do người'; KHÔNG bịa số liệu lỗi.
Khi nào dùng: Dùng mỗi khi có lỗi lặp lại hoặc khách phàn nàn — để sửa gốc chứ không chỉ dập lỗi. Ưu: có CAPA bài bản, ngăn tái diễn. Khuyết: cần trung thực khai báo quy trình thật, giấu là 5-Why sai hướng.
💡 Nếu 5-Why dừng ở 'công nhân làm sai' là chưa tới gốc — hỏi tiếp 'vì sao hệ thống để công nhân làm sai được' (thiếu poka-yoke, thiếu WI, thiếu kiểm) mới ra hành động phòng ngừa thật.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là trưởng chất lượng, giúp tôi truy nguyên nhân gốc một lỗi bằng 5-Why và lập CAPA. Nhiệm vụ: Dẫn 5-Why tới gốc & lập CAPA đầy đủ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Lỗi: 300/5.000 chi tiết tiện bị sai đường kính vượt dung sai, phát hiện ở kiểm cuối lô PO-5501, tuần trước. - Quy trình: dao tiện dùng chung nhiều ca, không có lịch thay dao theo số lần cắt. - Tạm thời: đã loại 300 cái, tiện lại. Yêu cầu đầu ra: (1) Chuỗi 5-Why tới gốc; (2) Phân biệt nguyên nhân kỹ thuật vs hệ thống; (3) CAPA (tạm/khắc phục/phòng ngừa) có người & hạn; (4) Cách kiểm chứng lỗi hết; (5) Bài học cập nhật SOP/Control Plan. Giọng điệu: điều tra, không đổ lỗi. Ràng buộc: đào tới nguyên nhân hệ thống, tránh dừng ở 'do người'; KHÔNG bịa số.
🖼️ Tạo hình ảnh — 2 prompt
Banner năng lực xưởng có chữ tiếng Việt để chào B2B
Create a professional B2B capability banner for a Vietnamese manufacturing workshop. Clean industrial style, trustworthy corporate look. Layout: workshop/factory floor with CNC machines or production line in the background (slightly blurred, well-lit, tidy), a strong headline in Vietnamese on the left, 3–4 short capability highlights as icon+text, company logo area top-left, contact strip at the bottom. Color scheme: industrial blue/steel grey with one accent color. Realistic, credible, NOT over-stylized. Include Vietnamese text (spelled exactly): headline "....", các dòng năng lực "....", hotline "....". Leave a clear area for the real logo. --ar 16:9 --v 7 Ràng buộc: chỉ mô tả năng lực THẬT của xưởng (không vẽ thiết bị không có); nếu ghép ảnh xưởng thật thì giữ hiện trạng; chữ tiếng Việt phải đúng chính tả (kiểm lại sau khi tạo).
Khi nào dùng: Dùng làm ảnh bìa hồ sơ năng lực, bài giới thiệu xưởng, hoặc chạy quảng cáo B2B. Ưu: banner chuyên nghiệp có chữ Việt mà không cần thuê thiết kế. Khuyết: AI hay sai dấu tiếng Việt — phải kiểm lại chữ & chỉ nêu năng lực thật.
💡 Ghi rõ 'text spelled exactly' và kiểm lại từng dấu tiếng Việt sau khi tạo; nếu chữ sai, giữ layout rồi tự chèn chữ bằng Canva để chắc đúng chính tả trước khi gửi khách.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Create a professional B2B capability banner for a Vietnamese CNC machining workshop 'Cơ khí chính xác Tân Tiến'. Clean industrial style, trustworthy corporate look. Layout: tidy workshop floor with CNC lathes in the background (slightly blurred, bright lighting), strong Vietnamese headline on the left, 4 capability highlights with icons, logo area top-left, contact strip at bottom. Color scheme: steel blue and grey with orange accent. Realistic, credible. Vietnamese text (exact): headline "GIA CÔNG CƠ KHÍ CHÍNH XÁC – GIAO ĐÚNG HẸN", capability lines "6 máy CNC • Dung sai ±0,02mm • Nhận đơn từ 500 cái • Kiểm 3 lớp", hotline "Hotline: 09xx xxx xxx". Leave a clear area for the real logo top-left. --ar 16:9 --v 7 Ràng buộc: chỉ mô tả năng lực THẬT; chữ tiếng Việt đúng chính tả.
Làm sạch & chuẩn hoá ảnh nhà xưởng/dây chuyền thật để đưa vào hồ sơ B2B
Clean up and standardize a real photo of a Vietnamese manufacturing workshop for use in a B2B capability profile. Keep the scene REAL and truthful — do not add machines or equipment that are not in the original. Tasks: improve lighting and white balance so the floor looks bright and tidy, reduce clutter/glare, straighten the perspective, sharpen key equipment, subtly clean the background, keep colors natural and professional. Output a clean, credible, corporate-looking image suitable for a company profile / website. Do NOT invent or fake capabilities. If any edit changes the scene materially, note it so it can be disclosed. Ràng buộc: giữ hiện trạng thật của xưởng; KHÔNG thêm máy móc/thiết bị không có; nếu chỉnh sửa đáng kể thì gắn nhãn 'ảnh đã qua xử lý' — giữ uy tín B2B.
Khi nào dùng: Dùng khi có ảnh xưởng thật nhưng chụp tối/lộn xộn, cần làm đẹp để đưa vào hồ sơ năng lực/website B2B. Ưu: ảnh xưởng chuyên nghiệp hơn mà vẫn thật. Khuyết: chỉ chỉnh sáng/gọn, KHÔNG được thêm thiết bị — khách B2B đến thăm sẽ đối chiếu thực tế.
💡 Chỉ dùng để cải thiện ánh sáng, độ nét, gọn gàng — tuyệt đối không thêm máy móc ảo; hồ sơ năng lực đẹp mà xưởng thật khác xa là mất khách ngay lần đầu họ đến xem xưởng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Clean up and standardize a real photo of the CNC workshop 'Cơ khí chính xác Tân Tiến' for a B2B capability profile. Keep the scene REAL — the workshop has CNC lathes along the right wall and an inspection table in front; do not add anything else. Improve lighting and white balance to make the floor bright and tidy, reduce glare on the machines, straighten the perspective, sharpen the CNC machines, clean minor clutter on the floor, keep colors natural. Output a clean, credible, corporate-looking image for the company profile. Do NOT invent capabilities. Note any material edits for disclosure. Ràng buộc: giữ hiện trạng thật; KHÔNG thêm máy không có; nếu chỉnh đáng kể thì gắn nhãn 'ảnh đã qua xử lý'.
❓ Câu hỏi thường gặp
Prompt AI cho xưởng sản xuất / chủ xưởng là gì?
Prompt AI cho xưởng sản xuất / chủ xưởng là bộ câu lệnh mẫu giúp chủ và nhân viên xưởng sản xuất / chủ xưởng dùng ChatGPT, Claude, Gemini (và AI ảnh/video) để tư vấn khách, viết content, tạo ảnh–video, xử lý tình huống và lập kế hoạch. Bộ dưới đây gồm 43 prompt chia theo từng đầu việc thật, mỗi prompt có chỗ điền và ví dụ điền sẵn để copy dùng ngay.
Dùng prompt xưởng sản xuất / chủ xưởng với AI nào?
Prompt văn bản dùng được trên mọi AI text (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Grok). Prompt ảnh dùng Midjourney/ChatGPT Images/Nano Banana; prompt video dùng Veo/Kling. Mỗi prompt đã ghi AI phù hợp nhất.
Có mất phí để dùng các prompt này không?
Không. Bạn copy prompt, dán vào AI và điền thông tin của mình (chỗ …..). Bản 'ví dụ điền sẵn' cho thấy ngay cách điền.
WeSmartCorp thiết kế web chuẩn SEO Google, tối ưu tốc độ & mobile, cài GA4/Search Console.
Nhận tư vấn miễn phí → · Zalo/Hotline: 0867 783 919











