Prompt AI cho Hành chính / Văn thư 2026: 39+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Mục lục hiện
TL;DR — 30 giây
Prompt AI cho hành chính / văn thư là bộ câu lệnh mẫu giúp chủ và nhân viên hành chính / văn thư dùng ChatGPT, Claude, Gemini (và AI ảnh/video) để tư vấn khách, viết content, tạo ảnh–video, xử lý tình huống và lập kế hoạch. Bộ dưới đây gồm 39 prompt chia theo từng đầu việc thật, mỗi prompt có chỗ điền và ví dụ điền sẵn để copy dùng ngay.
Cập nhật 2026 · 39 prompt (39 văn bản · 0 ảnh · 0 video) · dùng cho ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini · biên soạn bởi WeSmartCorp.
📑 Mục lục theo đầu việc — luôn hiện khi cuộn
Dưới đây là bộ prompt AI thực chiến cho Hành chính / Văn thư, sắp theo từng đầu việc hằng ngày của các vị trí trong nghề. Mỗi prompt có chỗ điền (…..) và ví dụ điền sẵn — copy, thay thông tin của bạn là dùng được ngay.
🗺️ Lập kế hoạch — 4 prompt
Soạn kế hoạch công tác/triển khai nhiệm vụ đúng thể thức
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn KẾ HOẠCH công tác của cơ quan, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết kế hoạch triển khai một nhiệm vụ, có mục tiêu - nội dung - phân công - tiến độ - kinh phí. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Nhiệm vụ/hoạt động cần lập kế hoạch: ..... - Căn cứ do tôi cung cấp (chỉ đạo cấp trên/kế hoạch năm): ..... - Các đầu việc & đơn vị chủ trì - phối hợp: ..... - Mốc thời gian & nguồn lực (do tôi cung cấp): ..... Yêu cầu đầu ra: kế hoạch gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); tên loại 'KẾ HOẠCH' + trích yếu; I. Mục đích - yêu cầu; II. Nội dung & nhiệm vụ cụ thể (dạng đầu việc); III. Phân công thực hiện (bảng: nội dung - đơn vị chủ trì - phối hợp - thời gian hoàn thành); IV. Kinh phí (chừa trống); V. Tổ chức thực hiện & chế độ báo cáo; chức vụ người ký; nơi nhận. Giọng điệu: rõ ràng, có tính điều hành. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu/căn cứ/kinh phí; giữ nguyên mốc & số tôi đưa; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần lập kế hoạch triển khai một nhiệm vụ/sự kiện của cơ quan. Ưu: có bảng phân công rõ ai làm gì – khi nào, dễ điều hành & kiểm tra. Khuyết: kinh phí & căn cứ tự điền.
💡 Bảng phân công nên có cột 'sản phẩm đầu ra' bên cạnh 'thời gian hoàn thành' — để lúc kiểm tra biết đơn vị đã nộp cái gì cụ thể, không nói chung chung 'đã làm rồi'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn KẾ HOẠCH công tác của cơ quan, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết kế hoạch triển khai một nhiệm vụ, có mục tiêu - nội dung - phân công - tiến độ - kinh phí. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành: Ủy ban nhân dân phường ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Nhiệm vụ cần lập kế hoạch: tổ chức 'Ngày hội đại đoàn kết toàn dân tộc' ở khu dân cư. - Căn cứ do tôi cung cấp: Hướng dẫn số ..... của Mặt trận Tổ quốc; Kế hoạch năm của phường. - Các đầu việc & đơn vị: xây dựng chương trình (Văn phòng); tuyên truyền (công chức VH-XH); hậu cần (tổ dân phố); an ninh (công an phường). - Mốc thời gian & nguồn lực: hoàn tất chuẩn bị trước ngày .....; kinh phí ..... Yêu cầu đầu ra: kế hoạch đủ thể thức + 5 phần (mục đích - yêu cầu; nội dung; bảng phân công; kinh phí chừa trống; tổ chức thực hiện) + nơi nhận. Giọng điệu: rõ ràng, có tính điều hành. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu/căn cứ/kinh phí; giữ nguyên mốc tôi đưa.
Soạn chương trình & kịch bản điều hành cuộc họp/hội nghị
Vai trò: Bạn là thư ký giúp việc, soạn CHƯƠNG TRÌNH và KỊCH BẢN ĐIỀU HÀNH một cuộc họp/hội nghị để chủ trì chạy đúng thời lượng. Nhiệm vụ: Lập chương trình chi tiết theo mốc thời gian & kịch bản dẫn dắt cho người điều hành. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên & mục tiêu cuộc họp/hội nghị: ..... - Thời lượng, thời gian & địa điểm: ..... - Các nội dung/tham luận & người phụ trách từng phần: ..... - Thành phần dự & người chủ trì: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng chương trình theo mốc giờ (thời gian - nội dung - người thực hiện - ghi chú); (2) Kịch bản dẫn: lời khai mạc, giới thiệu đại biểu, dẫn chuyển giữa các phần, mời phát biểu, điều phối thảo luận, kết luận & bế mạc; (3) Câu chữ mẫu cho người điều hành ở từng mốc; (4) Lưu ý kiểm soát thời gian khi phần nào kéo dài. Sát thực tế, dễ chạy. Giọng điệu: trang trọng, mạch lạc, chủ động. Ràng buộc: giữ đúng nội dung & mốc thời gian tôi cung cấp; KHÔNG bịa tên đại biểu/nội dung; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi tổ chức họp/hội nghị cần chạy trơn tru, đúng giờ. Ưu: người điều hành có sẵn lời dẫn & mốc thời gian, không lúng túng. Khuyết: cần nhập đúng nội dung & người phụ trách từng phần.
💡 Ghi rõ mốc giờ dự phòng & câu 'khéo cắt' khi một phần kéo dài — hội nghị vỡ giờ chủ yếu do khâu thảo luận, người điều hành cần sẵn câu chốt lịch sự để chuyển phần.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là thư ký giúp việc, soạn CHƯƠNG TRÌNH và KỊCH BẢN ĐIỀU HÀNH một cuộc họp/hội nghị để chủ trì chạy đúng thời lượng. Nhiệm vụ: Lập chương trình chi tiết theo mốc thời gian & kịch bản dẫn dắt cho người điều hành. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên & mục tiêu: hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm & triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm. - Thời lượng, thời gian & địa điểm: buổi sáng, tại hội trường ..... - Các nội dung & người phụ trách: báo cáo sơ kết (Văn phòng); tham luận các phòng; ý kiến chỉ đạo (lãnh đạo). - Thành phần & chủ trì: trưởng các phòng ban; chủ trì là Thủ trưởng cơ quan. Yêu cầu đầu ra: bảng chương trình theo mốc giờ; kịch bản dẫn (khai mạc - giới thiệu - chuyển phần - mời phát biểu - kết luận - bế mạc); câu chữ mẫu từng mốc; lưu ý kiểm soát thời gian. Giọng điệu: trang trọng, mạch lạc, chủ động. Ràng buộc: giữ đúng nội dung & mốc thời gian tôi cung cấp; KHÔNG bịa tên đại biểu/nội dung.
Lập lịch công tác tuần của lãnh đạo/phòng trên Excel
Vai trò: Bạn là trợ lý làm việc trong Excel, lập LỊCH CÔNG TÁC TUẦN cho lãnh đạo/phòng, gọn và dễ theo dõi. Nhiệm vụ: Từ danh sách công việc & cuộc họp tôi cung cấp, dựng lịch tuần dạng bảng có cảnh báo trùng lịch. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Người/bộ phận cần lập lịch: ..... - Danh sách việc/họp trong tuần (nội dung, ngày, giờ, địa điểm, thành phần): ..... - Khung giờ làm việc & các buổi cố định (giao ban, tiếp dân): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lịch tuần: cột Thứ/Ngày - Buổi (sáng/chiều) - Giờ - Nội dung - Địa điểm - Chủ trì/tham dự - Chuẩn bị - Ghi chú; (2) Công thức/định dạng làm nổi việc quan trọng & cảnh báo 2 việc trùng khung giờ; (3) Cột 'chuẩn bị' nhắc tài liệu cần mang; (4) Bản lịch rút gọn để dán/gửi nhanh. Sạch, dễ đọc, dùng ngay. Giọng điệu: gọn, rõ, dạng bảng. Ràng buộc: giữ đúng thời gian & nội dung tôi cung cấp; KHÔNG bịa lịch/cuộc họp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng đầu tuần để dựng & gửi lịch công tác cho lãnh đạo/phòng. Ưu: bảng rõ ràng, cảnh báo trùng lịch, cột chuẩn bị nhắc tài liệu. Khuyết: phải cập nhật khi có lịch phát sinh trong tuần.
💡 Cột 'chuẩn bị' là thứ trợ lý giỏi hay bỏ quên — ghi rõ mỗi cuộc họp cần mang tài liệu gì để lãnh đạo không bị động khi tới nơi mới nhớ thiếu hồ sơ.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là trợ lý làm việc trong Excel, lập LỊCH CÔNG TÁC TUẦN cho lãnh đạo/phòng, gọn và dễ theo dõi. Nhiệm vụ: Từ danh sách công việc & cuộc họp tôi cung cấp, dựng lịch tuần dạng bảng có cảnh báo trùng lịch. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Người/bộ phận: Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách văn xã. - Danh sách việc/họp: thứ Hai giao ban; thứ Ba dự hội nghị ngành giáo dục .....; thứ Tư tiếp công dân định kỳ; thứ Năm kiểm tra cơ sở; thứ Sáu họp UBND huyện. - Khung giờ & buổi cố định: làm việc 7h30-11h30 & 13h30-17h; giao ban sáng thứ Hai; tiếp dân sáng thứ Tư. Yêu cầu đầu ra: bảng lịch tuần đủ cột (thứ/ngày - buổi - giờ - nội dung - địa điểm - chủ trì/tham dự - chuẩn bị - ghi chú); làm nổi việc quan trọng & cảnh báo trùng khung giờ; cột chuẩn bị nhắc tài liệu; bản rút gọn để gửi. Giọng điệu: gọn, rõ, dạng bảng. Ràng buộc: giữ đúng thời gian & nội dung tôi cung cấp; KHÔNG bịa lịch/cuộc họp.
Lập lịch phân công trực cơ quan dịp lễ/ngoài giờ (Excel)
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính làm việc trong Excel, lập LỊCH PHÂN CÔNG TRỰC cơ quan dịp lễ/ngoài giờ công bằng, rõ ràng. Nhiệm vụ: Từ danh sách cán bộ & khung ngày trực, dựng lịch trực cân đối, tránh trùng & thiếu người. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách cán bộ tham gia trực: ..... - Các ngày/ca cần bố trí trực & số người mỗi ca: ..... - Ràng buộc (ai không trực ngày nào, luân phiên lãnh đạo trực): ..... - Thông tin cần công khai (số điện thoại trực, nhiệm vụ khi trực): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lịch trực: Ngày - Ca - Người trực - Lãnh đạo trực - Số điện thoại - Nhiệm vụ - Ghi chú; (2) Công thức/kiểm tra cân đối số ca mỗi người & cảnh báo ai bị xếp trùng/quá nhiều; (3) Bảng tổng hợp số ca từng người để minh bạch; (4) Mẫu thông báo lịch trực để niêm yết. Công bằng, rõ ràng. Giọng điệu: gọn, rõ, dạng bảng. Ràng buộc: CHỈ dùng danh sách & ràng buộc tôi cung cấp; KHÔNG tự xếp người ngoài danh sách; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi phải phân công trực dịp lễ/Tết/ngoài giờ. Ưu: lịch cân đối, minh bạch số ca từng người, giảm tị nạnh. Khuyết: cần cập nhật khi có người đổi ca.
💡 Bảng tổng hợp số ca mỗi người là chỗ dập tị nạnh — công khai để ai cũng thấy mình trực bằng nhau; đây là nguồn khiếu nại nội bộ phổ biến nhất khi xếp trực lễ.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính làm việc trong Excel, lập LỊCH PHÂN CÔNG TRỰC cơ quan dịp lễ/ngoài giờ công bằng, rõ ràng. Nhiệm vụ: Từ danh sách cán bộ & khung ngày trực, dựng lịch trực cân đối, tránh trùng & thiếu người. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách cán bộ tham gia trực: ..... - Các ngày/ca cần bố trí: 4 ngày nghỉ lễ, mỗi ngày 1 ca ngày & 1 ca đêm, mỗi ca 2 người. - Ràng buộc: luân phiên 1 lãnh đạo trực mỗi ngày; cán bộ ..... xin không trực đêm. - Thông tin công khai: số điện thoại trực, nhiệm vụ tiếp nhận & báo cáo việc khẩn. Yêu cầu đầu ra: bảng lịch trực đủ cột (ngày - ca - người trực - lãnh đạo trực - điện thoại - nhiệm vụ); kiểm tra cân đối số ca & cảnh báo trùng; bảng tổng hợp số ca từng người; mẫu thông báo lịch trực để niêm yết. Giọng điệu: gọn, rõ, dạng bảng. Ràng buộc: CHỈ dùng danh sách & ràng buộc tôi cung cấp; KHÔNG tự xếp người ngoài danh sách.
✍️ Content / Marketing — 3 prompt
Soạn email hành chính gửi đối tác/đơn vị chuẩn mực
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, soạn EMAIL công việc gửi đối tác/đơn vị/cán bộ, chuẩn mực và đúng mục đích. Nhiệm vụ: Viết email rõ mục đích, đủ thông tin, lịch sự, kèm dòng tiêu đề tốt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Người nhận & quan hệ (đối tác/cấp trên/đơn vị bạn): ..... - Mục đích email (mời/nhắc/gửi tài liệu/đề nghị/phản hồi): ..... - Nội dung chính cần truyền đạt: ..... - Việc muốn người nhận làm & hạn: ..... - Người gửi (tên, chức vụ, đơn vị, liên hệ): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) 2-3 phương án dòng tiêu đề rõ ràng; (2) Email gồm: lời chào phù hợp - 1 câu nêu mục đích - nội dung chính gọn - đề nghị hành động & hạn rõ - lời cảm ơn/kết - chữ ký công việc; (3) Bản ngắn (3-4 câu) cho việc đơn giản & bản đầy đủ cho việc trang trọng. Đúng văn phong công vụ, không sáo rỗng. Giọng điệu: lịch sự, chuyên nghiệp, đi thẳng vào việc. Ràng buộc: KHÔNG bịa thông tin/số liệu; giữ nguyên nội dung tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng cho email công việc hằng ngày cần chuẩn mực & rõ đề nghị. Ưu: tiêu đề tốt + cấu trúc rõ giúp người nhận phản hồi đúng việc, đúng hạn. Khuyết: vẫn nên đọc lại để hợp văn phong quan hệ cụ thể.
💡 Đưa đề nghị hành động & hạn thành một dòng riêng, in đậm hoặc tách đoạn — email công việc bị lờ chủ yếu vì người nhận không thấy rõ 'họ cần làm gì, trước khi nào'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, soạn EMAIL công việc gửi đối tác/đơn vị/cán bộ, chuẩn mực và đúng mục đích. Nhiệm vụ: Viết email rõ mục đích, đủ thông tin, lịch sự, kèm dòng tiêu đề tốt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Người nhận & quan hệ: đơn vị phối hợp - Phòng Tài chính - Kế hoạch cùng huyện. - Mục đích: nhắc gửi số liệu quyết toán để tổng hợp báo cáo. - Nội dung chính: đề nghị gửi số liệu quyết toán 6 tháng theo biểu mẫu đã thống nhất. - Việc muốn người nhận làm & hạn: gửi file trước 16h ngày ..... - Người gửi: chuyên viên tổng hợp, Văn phòng UBND huyện, số điện thoại/email ..... Yêu cầu đầu ra: 2-3 dòng tiêu đề; email đủ cấu trúc (chào - mục đích - nội dung - đề nghị & hạn - cảm ơn - chữ ký); bản ngắn & bản đầy đủ. Giọng điệu: lịch sự, chuyên nghiệp, đi thẳng vào việc. Ràng buộc: KHÔNG bịa thông tin/số liệu; giữ nguyên nội dung tôi cung cấp.
Soạn thông báo nội bộ ngắn đăng bảng tin/nhóm cơ quan
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, soạn THÔNG BÁO NỘI BỘ ngắn để đăng bảng tin/nhóm chat cơ quan. Nhiệm vụ: Viết thông báo nội bộ súc tích, đủ thông tin, mọi người đọc lướt vẫn nắm việc. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nội dung cần thông báo (lịch/thay đổi/nhắc việc/quy định mới): ..... - Đối tượng nhận (toàn cơ quan/1 phòng): ..... - Việc cần mọi người làm & hạn: ..... - Đầu mối liên hệ: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Thông báo ngắn: tiêu đề nổi bật - nội dung chính 3-5 dòng - việc cần làm & hạn rõ - đầu mối; (2) Bản cho bảng tin (trang trọng hơn) & bản cho nhóm chat (gọn, dễ đọc trên điện thoại); (3) Nếu là nhắc việc, thêm dòng lưu ý hậu quả nếu không thực hiện đúng hạn. Ngắn gọn, không dài dòng. Giọng điệu: rõ ràng, thân thiện nhưng nghiêm túc. Ràng buộc: KHÔNG bịa thông tin; giữ đúng nội dung & mốc tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng cho thông báo nội bộ nhanh trong ngày qua bảng tin/nhóm cơ quan. Ưu: có sẵn bản trang trọng & bản chat gọn, đăng ngay được. Khuyết: là thông báo nội bộ không thay văn bản chính thức khi việc quan trọng.
💡 Với nhóm chat, đặt việc cần làm & hạn ngay ở dòng đầu, chi tiết để sau — trên điện thoại mọi người chỉ đọc 1-2 dòng đầu rồi lướt qua.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, soạn THÔNG BÁO NỘI BỘ ngắn để đăng bảng tin/nhóm chat cơ quan. Nhiệm vụ: Viết thông báo nội bộ súc tích, đủ thông tin, mọi người đọc lướt vẫn nắm việc. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nội dung cần thông báo: cơ quan tổng vệ sinh & sắp xếp lại kho lưu trữ vào chiều thứ Sáu. - Đối tượng nhận: toàn thể cán bộ, nhân viên. - Việc cần mọi người làm & hạn: mỗi phòng cử 1 người tham gia, tự dọn khu vực làm việc trước 15h. - Đầu mối liên hệ: Văn phòng - đồng chí ..... Yêu cầu đầu ra: thông báo ngắn (tiêu đề - nội dung - việc cần làm & hạn - đầu mối); bản bảng tin & bản nhóm chat; nếu nhắc việc thêm dòng lưu ý. Giọng điệu: rõ ràng, thân thiện nhưng nghiêm túc. Ràng buộc: KHÔNG bịa thông tin; giữ đúng nội dung & mốc tôi cung cấp.
Soạn thư cảm ơn/thư chúc mừng của cơ quan gửi đối tác
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn THƯ CẢM ƠN/THƯ CHÚC MỪNG của cơ quan gửi đối tác, đơn vị bạn - trang trọng, chân thành. Nhiệm vụ: Viết thư ngắn gọn, đúng dịp, thể hiện thiện chí & giữ quan hệ, đúng văn phong công vụ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan gửi & người/đơn vị nhận: ..... - Dịp/lý do (cảm ơn hỗ trợ/chúc mừng thành lập/kỷ niệm/thành tích): ..... - Nội dung cụ thể muốn ghi nhận/chúc mừng: ..... - Mong muốn về quan hệ hợp tác tiếp theo: ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: thư gồm: (1) tiêu đề & lời chào trang trọng; (2) đoạn ghi nhận/chúc mừng cụ thể (nêu đúng việc/dịp); (3) đoạn thể hiện thiện chí & mong muốn hợp tác; (4) lời kết chúc & chữ ký cơ quan; ngắn gọn, chân thành, không sáo rỗng. Có thể kèm bản trang trọng (in ký) & bản email. Giọng điệu: trang trọng, ấm áp, chân thành. Ràng buộc: KHÔNG bịa thành tích/sự kiện; giữ đúng nội dung tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cơ quan cần gửi thư cảm ơn/chúc mừng đối tác, nhà tài trợ, đơn vị bạn. Ưu: trang trọng, đúng dịp, giữ quan hệ tốt. Khuyết: cần cá nhân hóa đúng việc để không sáo rỗng, chung chung.
💡 Nêu con số/việc cụ thể được hỗ trợ (giúp bao nhiêu hộ, đóng góp việc gì) thay vì cảm ơn chung chung — thư cảm ơn có chi tiết thật mới khiến người nhận thấy được trân trọng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn THƯ CẢM ƠN của cơ quan gửi đơn vị bạn - trang trọng, chân thành. Nhiệm vụ: Viết thư ngắn gọn, đúng dịp, thể hiện thiện chí & giữ quan hệ, đúng văn phong công vụ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan gửi & nhận: UBND huyện ..... gửi Công ty ..... đã tài trợ. - Dịp/lý do: cảm ơn đã hỗ trợ kinh phí tổ chức chương trình an sinh xã hội cho hộ khó khăn. - Nội dung cụ thể muốn ghi nhận: sự đồng hành thiết thực, kịp thời giúp ..... hộ dân. - Mong muốn hợp tác tiếp theo: tiếp tục phối hợp trong các hoạt động an sinh sắp tới. - Người ký & chức vụ: Chủ tịch UBND huyện. Yêu cầu đầu ra: thư đủ cấu trúc (chào - ghi nhận cụ thể - thiện chí hợp tác - lời kết & chữ ký); bản in ký & bản email. Giọng điệu: trang trọng, ấm áp, chân thành. Ràng buộc: KHÔNG bịa thành tích/sự kiện; giữ đúng nội dung tôi cung cấp.
💬 Chăm sóc khách hàng — 4 prompt
Viết hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thủ tục cho người dân dễ hiểu
Vai trò: Bạn là cán bộ bộ phận một cửa, viết bản hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cho người dân bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nhiệm vụ: Chuyển yêu cầu hồ sơ (thường viết khô cứng) thành hướng dẫn thân thiện, có checklist để dân tự chuẩn bị đủ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục cần hướng dẫn: ..... - Danh mục giấy tờ theo quy định (do tôi cung cấp, đúng thủ tục): ..... - Số lượng bản/bản sao - chứng thực yêu cầu: ..... - Nơi nộp, thời gian giải quyết, lệ phí (do tôi cung cấp): ..... - Lưu ý dân hay làm sai/thiếu: ..... Yêu cầu đầu ra: bản hướng dẫn gồm: (1) 1-2 câu giới thiệu thủ tục làm gì; (2) Checklist giấy tờ cần chuẩn bị (đánh dấu bản chính/bản sao/chứng thực); (3) Các bước nộp - nhận kết quả; (4) Thời gian giải quyết & lệ phí (theo số tôi đưa); (5) 'Lỗi thường gặp - cách tránh'; (6) đầu mối hỏi khi vướng. Diễn đạt như đang nói với người lớn tuổi ít rành thủ tục. Giọng điệu: gần gũi, rõ ràng, kiên nhẫn. Ràng buộc: CHỈ dùng danh mục giấy tờ/lệ phí/thời gian tôi cung cấp; KHÔNG bịa yêu cầu giấy tờ, lệ phí, căn cứ; nếu chưa có thì để .....; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng để làm tờ hướng dẫn dán tại quầy hoặc gửi Zalo cho dân trước khi đến. Ưu: dân chuẩn bị đủ từ nhà, giảm đi lại nhiều lần & giảm hồ sơ bị trả. Khuyết: danh mục giấy tờ phải tự nhập đúng theo thủ tục hiện hành.
💡 Mục 'lỗi thường gặp' là phần quý nhất — gom từ chính những lần dân bị trả hồ sơ ở quầy bạn; nó cắt giảm phần lớn số lần dân phải quay lại.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ bộ phận một cửa, viết bản hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cho người dân bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nhiệm vụ: Chuyển yêu cầu hồ sơ thành hướng dẫn thân thiện, có checklist để dân tự chuẩn bị đủ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục cần hướng dẫn: đăng ký khai sinh cho trẻ mới sinh. - Danh mục giấy tờ (do tôi cung cấp): tờ khai đăng ký khai sinh; giấy chứng sinh; giấy tờ tùy thân của cha mẹ; giấy đăng ký kết hôn (nếu có). - Số lượng bản/chứng thực: ..... - Nơi nộp, thời gian, lệ phí (do tôi cung cấp): bộ phận một cửa UBND phường; giải quyết trong ngày; lệ phí ..... - Lỗi dân hay mắc: quên mang giấy chứng sinh bản gốc; ghi sai tên theo giấy chứng sinh. Yêu cầu đầu ra: hướng dẫn gồm giới thiệu ngắn; checklist giấy tờ (đánh dấu bản chính/sao); các bước nộp - nhận; thời gian & lệ phí theo số tôi đưa; 'lỗi thường gặp - cách tránh'; đầu mối hỏi. Giọng điệu: gần gũi, rõ ràng, kiên nhẫn. Ràng buộc: CHỈ dùng danh mục giấy tờ/lệ phí tôi cung cấp; KHÔNG bịa yêu cầu giấy tờ/lệ phí/căn cứ.
Trả lời câu hỏi thường gặp của dân về một thủ tục (kịch bản FAQ)
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa giàu kinh nghiệm, soạn bộ câu hỏi - trả lời (FAQ) cho một thủ tục để cán bộ trả lời dân nhất quán. Nhiệm vụ: Từ thông tin thủ tục tôi cung cấp, viết 8-12 câu hỏi dân hay hỏi kèm câu trả lời chuẩn, dễ hiểu. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục: ..... - Thông tin chính thức (giấy tờ, thời gian, lệ phí, nơi nộp - do tôi cung cấp): ..... - Các thắc mắc dân hay nêu: ..... - Trường hợp đặc biệt/ngoại lệ (nếu có): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) 8-12 cặp Hỏi - Đáp, mỗi đáp ngắn gọn 2-4 câu, ngôn ngữ đời thường; (2) Nhóm theo chủ đề (giấy tờ / thời gian - lệ phí / cách nộp / trường hợp đặc biệt); (3) Với câu chưa đủ thông tin, ghi rõ 'đề nghị liên hệ .....' thay vì đoán; (4) 1 câu chốt hướng dẫn liên hệ khi vẫn vướng. Trả lời nhất quán, tránh mỗi cán bộ nói một kiểu. Giọng điệu: thân thiện, chính xác, kiên nhẫn. Ràng buộc: CHỈ dựa trên thông tin tôi cung cấp; KHÔNG bịa quy định/lệ phí/thời hạn; câu chưa rõ để ..... và khuyến nghị liên hệ; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng để chuẩn hóa cách trả lời dân giữa các cán bộ, hoặc đăng lên trang/Zalo phường. Ưu: dân được trả lời nhất quán, giảm câu hỏi lặp tại quầy. Khuyết: phải cập nhật khi quy định thay đổi.
💡 Yêu cầu AI để trống và ghi 'liên hệ để được hướng dẫn' với những câu chưa chắc — trả lời sai một quy định cho dân còn tệ hơn là hẹn kiểm tra lại rồi trả lời đúng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa giàu kinh nghiệm, soạn bộ câu hỏi - trả lời (FAQ) cho một thủ tục để cán bộ trả lời dân nhất quán. Nhiệm vụ: Từ thông tin thủ tục tôi cung cấp, viết 8-12 câu hỏi dân hay hỏi kèm câu trả lời chuẩn. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục: cấp bản sao trích lục hộ tịch (khai sinh, kết hôn...). - Thông tin chính thức (do tôi cung cấp): giấy tờ tùy thân người yêu cầu; nơi nộp bộ phận một cửa; thời gian & lệ phí ..... - Thắc mắc dân hay nêu: có làm thay người khác được không; mất bản gốc thì sao; làm online được không; bao lâu lấy. - Trường hợp đặc biệt: người ở tỉnh khác yêu cầu trích lục. Yêu cầu đầu ra: 8-12 cặp Hỏi - Đáp nhóm theo chủ đề; câu chưa đủ thông tin ghi 'đề nghị liên hệ .....'; câu chốt hướng dẫn liên hệ. Giọng điệu: thân thiện, chính xác, kiên nhẫn. Ràng buộc: CHỈ dựa trên thông tin tôi cung cấp; KHÔNG bịa quy định/lệ phí/thời hạn.
Hướng dẫn dân nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến từng bước
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa, viết hướng dẫn NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN trên Cổng dịch vụ công cho người dân ít rành công nghệ. Nhiệm vụ: Viết hướng dẫn từng bước bấm nút, chuẩn bị file, để dân tự nộp online thành công. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục & cổng dịch vụ công sử dụng: ..... - Yêu cầu tài khoản/đăng nhập (định danh điện tử...): ..... - Giấy tờ cần scan/chụp & định dạng file: ..... - Các bước trên hệ thống (chọn thủ tục - điền tờ khai - tải file - nộp - theo dõi): ..... - Cách nhận kết quả (online/qua bưu điện/tại quầy): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Chuẩn bị trước khi nộp (tài khoản, file scan rõ, dung lượng); (2) Các bước thao tác đánh số, câu chữ đơn giản 'bấm vào ..... ', kèm mô tả nút; (3) Cách kiểm tra đã nộp thành công & tra cứu tiến độ; (4) Cách nhận kết quả; (5) 'Lỗi hay gặp khi nộp online & cách xử lý' (file quá nặng, sai định dạng, nghẽn mạng); (6) đầu mối hỗ trợ. Viết như chỉ cho người lớn tuổi. Giọng điệu: kiên nhẫn, đơn giản, từng bước. Ràng buộc: CHỈ mô tả bước theo hệ thống tôi cung cấp; KHÔNG bịa tên nút/đường dẫn/quy định; chỗ chưa rõ để ..... ; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng để phát cho dân hoặc dán tại quầy hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến. Ưu: dân tự nộp online được, giảm tải cho quầy. Khuyết: giao diện cổng có thể thay đổi, cần cập nhật lại các bước khi hệ thống nâng cấp.
💡 Mục 'lỗi hay gặp khi nộp online' (file quá nặng, sai định dạng ảnh) giải quyết phần lớn ca dân nộp mãi không được — thêm mẹo giảm dung lượng ảnh bằng điện thoại vào đây.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa, viết hướng dẫn NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN trên Cổng dịch vụ công cho người dân ít rành công nghệ. Nhiệm vụ: Viết hướng dẫn từng bước bấm nút, chuẩn bị file, để dân tự nộp online thành công. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục & cổng: cấp phiếu lý lịch tư pháp; nộp trên Cổng dịch vụ công ..... - Yêu cầu tài khoản: đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử. - Giấy tờ cần scan & định dạng: ảnh/giấy tờ tùy thân, file ..... - Các bước hệ thống: chọn thủ tục - điền tờ khai điện tử - tải giấy tờ - chọn cách nhận kết quả - nộp. - Nhận kết quả: qua bưu điện hoặc tại bộ phận một cửa. Yêu cầu đầu ra: phần chuẩn bị trước; các bước thao tác đánh số ngôn ngữ đơn giản; cách kiểm tra nộp thành công & tra cứu tiến độ; cách nhận kết quả; lỗi hay gặp & cách xử lý; đầu mối hỗ trợ. Giọng điệu: kiên nhẫn, đơn giản, từng bước. Ràng buộc: CHỈ mô tả bước theo hệ thống tôi cung cấp; KHÔNG bịa tên nút/đường dẫn/quy định.
Kịch bản trả lời điện thoại hỏi thủ tục hành chính chuyên nghiệp
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa, xây kịch bản TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI khi người dân gọi hỏi thủ tục hành chính - chuyên nghiệp, thân thiện, nhất quán. Nhiệm vụ: Soạn kịch bản mở đầu - tiếp nhận - trả lời - chốt cuộc gọi, kèm câu mẫu cho các tình huống thường gặp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn vị & cách xưng danh khi nghe máy: ..... - Các thủ tục dân hay gọi hỏi & thông tin chuẩn (do tôi cung cấp): ..... - Tình huống khó (dân nói khó nghe, hỏi việc ngoài thẩm quyền, đòi gặp lãnh đạo): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Câu chào mở đầu chuẩn (xưng đơn vị - tên - sẵn sàng hỗ trợ); (2) Cách tiếp nhận & xác nhận đúng nhu cầu người gọi; (3) Câu mẫu trả lời cho vài thủ tục hay hỏi (theo thông tin tôi đưa); (4) Xử lý tình huống khó (không rõ thì hẹn gọi lại, việc ngoài thẩm quyền thì chỉ đúng nơi); (5) Câu chốt cuộc gọi lịch sự; (6) Điều NÊN/KHÔNG NÊN khi nghe máy. Nhất quán, chuyên nghiệp. Giọng điệu: thân thiện, rõ ràng, kiên nhẫn. Ràng buộc: CHỈ trả lời theo thông tin thủ tục tôi cung cấp; KHÔNG bịa quy định/lệ phí/thời hạn; không chắc thì hẹn kiểm tra gọi lại; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng để chuẩn hóa cách nghe & trả lời điện thoại của bộ phận một cửa. Ưu: dân được trả lời nhất quán, chuyên nghiệp, giảm phàn nàn 'gọi mãi không ai nghe/trả lời khó chịu'. Khuyết: cần cập nhật thông tin thủ tục khi có thay đổi.
💡 Dạy cán bộ câu 'để em kiểm tra lại chính xác và gọi lại anh/chị trong ….. phút' cho câu chưa chắc — trả lời sai qua điện thoại khiến dân đi lại vô ích rồi quay lại trách móc còn tệ hơn.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa, xây kịch bản TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI khi người dân gọi hỏi thủ tục hành chính. Nhiệm vụ: Soạn kịch bản mở đầu - tiếp nhận - trả lời - chốt cuộc gọi, kèm câu mẫu cho các tình huống thường gặp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn vị & cách xưng danh: Bộ phận một cửa UBND phường ..... - Các thủ tục hay hỏi & thông tin chuẩn: khai sinh, chứng thực bản sao, đăng ký thường trú - giờ làm việc, giấy tờ cần, lệ phí ..... - Tình huống khó: dân hỏi thủ tục thuộc cấp huyện; dân lớn tuổi nghe không rõ; dân đòi gặp lãnh đạo. Yêu cầu đầu ra: câu chào mở đầu; cách tiếp nhận & xác nhận nhu cầu; câu mẫu trả lời vài thủ tục; xử lý tình huống khó (hẹn gọi lại/chỉ đúng nơi); câu chốt lịch sự; điều nên/không nên. Giọng điệu: thân thiện, rõ ràng, kiên nhẫn. Ràng buộc: CHỈ trả lời theo thông tin thủ tục tôi cung cấp; KHÔNG bịa quy định/lệ phí/thời hạn; không chắc thì hẹn gọi lại.
🛟 Xử lý khiếu nại / Tình huống — 2 prompt
Kịch bản xử lý người dân bức xúc tại quầy một cửa
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa nhiều kinh nghiệm xử lý tình huống, xây kịch bản ứng xử khi người dân bức xúc/lớn tiếng tại quầy. Nhiệm vụ: Đưa quy trình ứng xử và câu nói mẫu để hạ nhiệt, giữ đúng quy định mà vẫn giữ hình ảnh cơ quan. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tình huống bức xúc cụ thể: ..... (vd hồ sơ bị trả, chờ lâu, cho là bị làm khó) - Nguyên nhân thực (đúng quy định/lỗi cơ quan/hiểu lầm): ..... - Giới hạn cán bộ được phép giải quyết & khi nào phải mời lãnh đạo: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Các bước xử lý: lắng nghe & ghi nhận - đồng cảm - làm rõ vấn đề - giải thích quy định dễ hiểu - đưa hướng giải quyết/hẹn - chốt bước tiếp theo; (2) Câu nói mẫu cho từng bước (giọng bình tĩnh, tôn trọng); (3) Điều NÊN & KHÔNG NÊN nói; (4) Khi nào mời lãnh đạo/bảo vệ; (5) Cách ghi nhận lại để cải thiện. Thực tế, dùng ngay tại quầy. Giọng điệu: bình tĩnh, tôn trọng, chuyên nghiệp. Ràng buộc: KHÔNG hứa điều trái quy định để xoa dịu; KHÔNG bịa quy định/thời hạn để trấn an; nếu đúng lỗi cơ quan thì hướng dẫn nhận lỗi & khắc phục đúng mực; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng để chuẩn bị trước & đào tạo cán bộ ứng xử với dân bức xúc tại quầy. Ưu: có câu nói mẫu hạ nhiệt, giữ đúng quy định lẫn hình ảnh cơ quan. Khuyết: mỗi người mỗi tính, vẫn cần linh hoạt & giữ bình tĩnh thực tế.
💡 Bước 'ghi nhận & đồng cảm' TRƯỚC khi giải thích quy định là mấu chốt — dân bức xúc chủ yếu vì thấy không được lắng nghe; giải thích quy định ngay lập tức thường làm họ nóng thêm.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa nhiều kinh nghiệm xử lý tình huống, xây kịch bản ứng xử khi người dân bức xúc/lớn tiếng tại quầy. Nhiệm vụ: Đưa quy trình ứng xử và câu nói mẫu để hạ nhiệt, giữ đúng quy định mà vẫn giữ hình ảnh cơ quan. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tình huống: người dân bức xúc vì đến lần thứ ba mà hồ sơ vẫn bị trả do thiếu giấy tờ, cho rằng cán bộ làm khó. - Nguyên nhân thực: một phần do lần trước cán bộ chưa liệt kê đủ giấy tờ cần bổ sung. - Giới hạn cán bộ được giải quyết & khi nào mời lãnh đạo: cán bộ được tiếp nhận & hướng dẫn; nếu dân yêu cầu gặp lãnh đạo hoặc lớn tiếng kéo dài thì mời phụ trách bộ phận. Yêu cầu đầu ra: các bước xử lý + câu nói mẫu từng bước; điều nên & không nên nói; khi nào mời lãnh đạo; cách ghi nhận để cải thiện; có tình huống nhận phần lỗi của cơ quan một cách đúng mực. Giọng điệu: bình tĩnh, tôn trọng, chuyên nghiệp. Ràng buộc: KHÔNG hứa điều trái quy định; KHÔNG bịa quy định/thời hạn để trấn an; đúng lỗi cơ quan thì hướng dẫn nhận lỗi & khắc phục.
Soạn văn bản trả lời phản ánh, kiến nghị của công dân
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, soạn VĂN BẢN TRẢ LỜI phản ánh/kiến nghị của công dân đúng thể thức, thấu tình đạt lý. Nhiệm vụ: Viết văn bản phúc đáp phản ánh của công dân: ghi nhận, nêu kết quả xem xét, hướng giải quyết. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan trả lời & người gửi phản ánh: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Nội dung phản ánh/kiến nghị của công dân: ..... - Kết quả kiểm tra, xác minh của cơ quan (do tôi cung cấp): ..... - Hướng giải quyết & việc cơ quan sẽ làm: ..... - Căn cứ (do tôi cung cấp, nếu có): ..... Yêu cầu đầu ra: văn bản trả lời gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); Kính gửi công dân; đoạn ghi nhận phản ánh & cảm ơn; phần trình bày kết quả xem xét (theo dữ liệu tôi đưa); hướng giải quyết cụ thể & mốc thời gian; lời tiếp thu/mong thông cảm nếu phù hợp; chức vụ người ký; nơi nhận. Thấu tình đạt lý, tôn trọng công dân. Giọng điệu: trang trọng, cầu thị, rõ ràng. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; CHỈ nêu kết quả/căn cứ tôi cung cấp; KHÔNG bịa kết quả xác minh/căn cứ; KHÔNG hứa điều chưa chắc; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi phải trả lời chính thức phản ánh, kiến nghị của công dân bằng văn bản. Ưu: đúng thể thức, cầu thị, giảm khiếu nại tiếp. Khuyết: kết quả xác minh & mốc thời gian phải tự điền chính xác, không hứa suông.
💡 Nêu rõ mốc thời gian & tên cán bộ theo dõi trong thư trả lời — công dân yên tâm hơn hẳn khi thấy có người chịu trách nhiệm cụ thể thay vì lời hứa chung chung 'sẽ sớm giải quyết'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, soạn VĂN BẢN TRẢ LỜI phản ánh/kiến nghị của công dân đúng thể thức, thấu tình đạt lý. Nhiệm vụ: Viết văn bản phúc đáp phản ánh của công dân: ghi nhận, nêu kết quả xem xét, hướng giải quyết. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan trả lời & người gửi: UBND phường ..... trả lời ông/bà ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Nội dung phản ánh: phản ánh việc chờ giải quyết hồ sơ đất đai quá lâu so với hẹn. - Kết quả kiểm tra (do tôi cung cấp): hồ sơ chậm do phải chờ liên thông với cơ quan chuyên môn cấp trên ..... - Hướng giải quyết: đôn đốc đơn vị phối hợp, dự kiến trả kết quả trước ngày .....; phân công cán bộ theo dõi báo tiến độ. - Căn cứ (do tôi cung cấp): ..... Yêu cầu đầu ra: văn bản trả lời đủ thể thức (số hiệu, ngày chừa trống); ghi nhận & cảm ơn phản ánh; kết quả xem xét theo dữ liệu tôi đưa; hướng giải quyết & mốc thời gian; lời cầu thị; nơi nhận. Giọng điệu: trang trọng, cầu thị, rõ ràng. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; CHỈ nêu kết quả/căn cứ tôi cung cấp; KHÔNG bịa kết quả/căn cứ; KHÔNG hứa điều chưa chắc.
📋 Quy trình / SOP / Đào tạo — 4 prompt
Lập phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ khi dân nộp thiếu
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa, soạn mẫu PHIẾU YÊU CẦU BỔ SUNG/HOÀN THIỆN HỒ SƠ để đưa dân khi hồ sơ chưa đủ. Nhiệm vụ: Tạo phiếu ghi rõ hồ sơ còn thiếu gì, cần bổ sung thế nào, hạn nộp lại - để dân không phải hỏi tới hỏi lui. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục & tên người nộp: ..... - Các giấy tờ đã nộp / còn thiếu / cần sửa: ..... - Cách bổ sung từng loại (bản gốc/chứng thực/khai lại): ..... - Hạn bổ sung & nơi nộp lại: ..... - Cán bộ tiếp nhận & đầu mối liên hệ: ..... Yêu cầu đầu ra: phiếu gồm: (1) tiêu đề & thông tin hồ sơ (số biên nhận, người nộp, thủ tục - chừa trống); (2) bảng liệt kê giấy tờ: đã nộp / còn thiếu / cần sửa lại, ghi rõ yêu cầu từng dòng; (3) hướng dẫn cách bổ sung ngắn gọn; (4) hạn nộp bổ sung & lưu ý nếu quá hạn; (5) đầu mối liên hệ & chữ ký cán bộ. Rõ ràng để dân về nhà tự làm đúng. Giọng điệu: lịch sự, rõ ràng, không gây khó chịu. Ràng buộc: CHỈ ghi giấy tờ theo yêu cầu thủ tục tôi cung cấp; KHÔNG bịa thêm yêu cầu ngoài quy định; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi tiếp nhận hồ sơ thiếu và cần hướng dẫn dân bổ sung đúng một lần. Ưu: dân cầm phiếu về làm đúng, giảm đi lại & khiếu nại 'sao lúc trước không nói'. Khuyết: cán bộ vẫn phải điền đúng phần thiếu cho từng hồ sơ.
💡 Ghi đủ 'còn thiếu' NGAY LẦN ĐẦU, đừng để dân bổ sung xong lần này lại phát hiện thiếu tiếp — kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi ghi phiếu là điều dân bức xúc nhất khi bị thiếu.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ một cửa, soạn mẫu PHIẾU YÊU CẦU BỔ SUNG/HOÀN THIỆN HỒ SƠ để đưa dân khi hồ sơ chưa đủ. Nhiệm vụ: Tạo phiếu ghi rõ hồ sơ còn thiếu gì, cần bổ sung thế nào, hạn nộp lại. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Thủ tục & tên người nộp: đăng ký thường trú; ông Nguyễn Văn A. - Đã nộp / thiếu / cần sửa: đã nộp tờ khai & giấy tờ tùy thân; thiếu giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp; tờ khai ghi thiếu thông tin nhân khẩu. - Cách bổ sung: nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chỗ ở; khai lại đầy đủ mục nhân khẩu trong tờ khai. - Hạn bổ sung & nơi nộp lại: trong ..... ngày; bộ phận một cửa UBND phường. - Cán bộ tiếp nhận & đầu mối: ..... Yêu cầu đầu ra: phiếu đủ mục (thông tin hồ sơ; bảng đã nộp/thiếu/cần sửa; cách bổ sung; hạn & lưu ý quá hạn; đầu mối & chữ ký cán bộ); số biên nhận & thông tin cá nhân chừa trống. Giọng điệu: lịch sự, rõ ràng, không gây khó chịu. Ràng buộc: CHỈ ghi giấy tờ theo yêu cầu thủ tục tôi cung cấp; KHÔNG bịa thêm yêu cầu.
Lập sổ đăng ký văn bản đi – đến trên Excel có công thức
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư làm việc trong Excel, giúp tôi lập SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI và VĂN BẢN ĐẾN theo nghiệp vụ văn thư. Nhiệm vụ: Thiết kế 2 sheet sổ đăng ký với cột chuẩn, công thức tự đánh số & cảnh báo hạn xử lý. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại cơ quan & khối lượng văn bản/tháng ước tính: ..... - Cách đánh số văn bản đi của cơ quan (theo năm/theo loại): ..... - Các lĩnh vực/phòng ban để phân loại: ..... - Thời hạn xử lý văn bản đến mặc định muốn cảnh báo: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Sheet 'Văn bản đến': cột Số đến - Ngày đến - Nơi gửi - Số/ký hiệu VB - Ngày VB - Trích yếu - Đơn vị/người nhận xử lý - Hạn xử lý - Ngày hoàn thành - Trạng thái - Ghi chú; (2) Sheet 'Văn bản đi': cột Số/ký hiệu - Ngày VB - Trích yếu - Người ký - Nơi nhận - Số bản - Người soạn - Ghi chú; (3) Công thức tự tăng số thứ tự, tính hạn xử lý = ngày đến + số ngày, tô màu/cảnh báo dòng sắp/đã quá hạn; (4) Hướng dẫn dùng từng cột. Đúng nghiệp vụ văn thư. Giọng điệu: rõ ràng, hướng dẫn từng bước. Ràng buộc: KHÔNG bịa số hiệu mẫu sai nghiệp vụ; số/ký hiệu để người dùng tự nhập theo cách đánh số của cơ quan; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần số hóa/chuẩn hóa việc theo dõi văn bản đi – đến thay cho sổ giấy. Ưu: tự cảnh báo văn bản sắp quá hạn xử lý, tra cứu nhanh. Khuyết: cần nhập liệu đều tay mới phát huy; đánh số vẫn theo quy ước cơ quan.
💡 Cột 'Hạn xử lý' có tô màu cảnh báo là thứ giá trị nhất — nó giúp bạn nhắc đúng phòng trước khi văn bản đến bị trễ hạn, tránh bị lãnh đạo phê bình tồn đọng.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư làm việc trong Excel, giúp tôi lập SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI và ĐẾN theo nghiệp vụ văn thư. Nhiệm vụ: Thiết kế 2 sheet sổ đăng ký với cột chuẩn, công thức tự đánh số & cảnh báo hạn xử lý. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại cơ quan & khối lượng: UBND phường, khoảng 120 văn bản đến & 60 văn bản đi mỗi tháng. - Cách đánh số văn bản đi: theo năm, tách theo loại (CV, TB, QĐ). - Lĩnh vực để phân loại: tư pháp - hộ tịch, địa chính - xây dựng, văn hóa - xã hội, kinh tế. - Thời hạn xử lý văn bản đến mặc định: 5 ngày làm việc. Yêu cầu đầu ra: 2 sheet đủ cột như liệt kê; công thức tự tăng số, tính hạn xử lý = ngày đến + 5, tô đỏ dòng quá hạn & vàng dòng sắp đến hạn; hướng dẫn dùng từng cột. Giọng điệu: rõ ràng, hướng dẫn từng bước. Ràng buộc: KHÔNG bịa số hiệu sai nghiệp vụ; số/ký hiệu để người dùng tự nhập theo cách đánh số của cơ quan.
Xây quy trình xử lý văn bản đến từ khâu nhận tới lưu
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư có kinh nghiệm, xây quy trình chuẩn xử lý VĂN BẢN ĐẾN cho cơ quan. Nhiệm vụ: Mô tả quy trình từng bước từ tiếp nhận - đăng ký - trình - phân phối - theo dõi - lưu, kèm ai làm gì. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ cấu cơ quan & người có thẩm quyền phân văn bản: ..... - Kênh nhận văn bản (giấy, hệ thống điện tử, email): ..... - Quy định nội bộ về thời hạn xử lý: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Sơ đồ/các bước quy trình đánh số thứ tự: tiếp nhận & kiểm tra - bóc bì & đóng dấu đến - đăng ký vào sổ - trình lãnh đạo cho ý kiến - phân phối đến đơn vị/người xử lý - theo dõi tiến độ - lập hồ sơ & lưu; (2) Mỗi bước ghi: người thực hiện, việc cụ thể, thời gian, sản phẩm; (3) Lưu ý văn bản mật/khẩn xử lý riêng; (4) Checklist kiểm tra hằng ngày của văn thư. Đúng nghiệp vụ, áp dụng được ngay. Giọng điệu: rõ ràng, thực tế, dễ áp dụng. Ràng buộc: mô tả nghiệp vụ chuẩn; KHÔNG bịa số hiệu văn bản quy định; nếu dẫn quy định thì ghi 'theo quy định hiện hành/quy chế cơ quan'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi chuẩn hóa lại quy trình văn thư hoặc đào tạo người mới. Ưu: có sơ đồ bước rõ ai làm gì, giảm sót & chậm trễ. Khuyết: cần điều chỉnh theo hệ thống phần mềm & quy chế thực tế của cơ quan.
💡 Thêm bước 'kiểm tra văn bản khẩn/mật ngay khi bóc bì' lên đầu quy trình — xử lý nhầm loại này chậm là lỗi nặng nhất của văn thư, phải chặn ngay từ khâu nhận.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư có kinh nghiệm, xây quy trình chuẩn xử lý VĂN BẢN ĐẾN cho cơ quan. Nhiệm vụ: Mô tả quy trình từng bước từ tiếp nhận đến lưu, kèm ai làm gì. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ cấu & người phân văn bản: Chánh Văn phòng cho ý kiến phân văn bản; văn thư thực hiện. - Kênh nhận: văn bản giấy qua bưu điện, văn bản điện tử qua hệ thống quản lý văn bản, email công vụ. - Quy định nội bộ thời hạn: văn bản thường 5 ngày, khẩn trong ngày. Yêu cầu đầu ra: các bước quy trình đánh số (tiếp nhận - đóng dấu đến - đăng ký - trình - phân phối - theo dõi - lưu); mỗi bước ghi người/việc/thời gian/sản phẩm; lưu ý văn bản mật - khẩn; checklist hằng ngày của văn thư. Giọng điệu: rõ ràng, thực tế, dễ áp dụng. Ràng buộc: mô tả nghiệp vụ chuẩn; KHÔNG bịa số hiệu văn bản quy định; dẫn quy định ghi 'theo quy định hiện hành'.
Lập danh mục hồ sơ & hướng dẫn lập hồ sơ công việc để lưu trữ
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư - lưu trữ, giúp tôi lập DANH MỤC HỒ SƠ và hướng dẫn cách lập hồ sơ công việc để nộp lưu. Nhiệm vụ: Xây danh mục hồ sơ theo nhóm công việc & hướng dẫn cán bộ tự lập hồ sơ đúng chuẩn cuối năm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn vị & các mảng công việc chính: ..... - Cách phân nhóm hồ sơ mong muốn (theo lĩnh vực/theo phòng): ..... - Quy ước đánh số hồ sơ & thời hạn bảo quản (do tôi cung cấp): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng danh mục hồ sơ cột: Số/ký hiệu hồ sơ - Tên/tiêu đề hồ sơ - Thời hạn bảo quản - Đơn vị/người lập - Ghi chú; nhóm theo mảng công việc; (2) Hướng dẫn cách lập 1 hồ sơ: mở hồ sơ, thu thập & sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục & chứng từ kết thúc, biên mục bìa; (3) Checklist rà trước khi nộp lưu; (4) Lỗi thường gặp khi lập hồ sơ. Đúng nghiệp vụ lưu trữ. Giọng điệu: rõ ràng, hướng dẫn cầm tay. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời hạn bảo quản/căn cứ; thời hạn bảo quản dùng theo quy định cơ quan tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng vào cuối năm khi phải lập hồ sơ & nộp lưu, hoặc hướng dẫn các phòng tự lập hồ sơ. Ưu: có danh mục & hướng dẫn từng bước, giảm hồ sơ nộp lưu sai chuẩn. Khuyết: thời hạn bảo quản phải tra đúng quy định, không để AI đoán.
💡 Phát danh mục hồ sơ cho các phòng từ ĐẦU năm, không đợi cuối năm — cán bộ gom văn bản vào đúng hồ sơ ngay khi phát sinh thì cuối năm lập hồ sơ nhàn hơn nhiều.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư - lưu trữ, giúp tôi lập DANH MỤC HỒ SƠ và hướng dẫn cách lập hồ sơ công việc để nộp lưu. Nhiệm vụ: Xây danh mục hồ sơ theo nhóm công việc & hướng dẫn cán bộ tự lập hồ sơ đúng chuẩn cuối năm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Đơn vị & mảng công việc: Văn phòng UBND xã; mảng: hành chính tổng hợp, thi đua khen thưởng, tiếp công dân, tài chính văn phòng. - Cách phân nhóm hồ sơ: theo mảng công việc của Văn phòng. - Quy ước đánh số & thời hạn bảo quản (do tôi cung cấp): ..... Yêu cầu đầu ra: bảng danh mục hồ sơ đủ cột & nhóm theo mảng; hướng dẫn lập 1 hồ sơ (mở - thu thập - đánh số tờ - mục lục - biên mục bìa); checklist trước khi nộp lưu; lỗi thường gặp. Giọng điệu: rõ ràng, hướng dẫn cầm tay. Ràng buộc: KHÔNG bịa thời hạn bảo quản/căn cứ; dùng thời hạn theo quy định cơ quan tôi cung cấp.
📑 Báo cáo / Tài liệu — 2 prompt
Tổng hợp báo cáo hành chính tuần từ đầu việc rời rạc
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, tổng hợp BÁO CÁO CÔNG TÁC TUẦN của bộ phận từ các đầu việc rời rạc tôi liệt kê. Nhiệm vụ: Gom việc đã làm, đang làm, kế hoạch tuần tới thành báo cáo tuần gọn, có trọng tâm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Bộ phận & tuần báo cáo: ..... - Việc đã hoàn thành trong tuần (liệt kê thô): ..... - Việc đang làm/còn dở & vướng mắc: ..... - Kế hoạch tuần tới & đề xuất: ..... - Số liệu cần đưa vào (do tôi cung cấp): ..... Yêu cầu đầu ra: báo cáo tuần gồm: (1) Kết quả công tác trong tuần (nhóm theo mảng, nêu số liệu tôi đưa); (2) Công việc đang thực hiện & vướng mắc cần hỗ trợ; (3) Kế hoạch trọng tâm tuần tới; (4) Đề xuất, kiến nghị (nếu có). Súc tích, làm nổi việc quan trọng, không kể lể vụn vặt. Giọng điệu: gọn, khách quan, có trọng tâm. Ràng buộc: CHỈ dùng đầu việc & số liệu tôi cung cấp; KHÔNG bịa kết quả/số liệu; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng cuối tuần để nộp báo cáo công tác tuần nhanh gọn. Ưu: biến danh sách việc rời rạc thành báo cáo có cấu trúc, làm nổi trọng tâm. Khuyết: số liệu & đầu việc phải tự nhập đầy đủ mới đủ ý.
💡 Ghi rõ 'vướng mắc cần hỗ trợ' thành mục riêng — báo cáo tuần không chỉ để khoe việc đã làm mà còn để lãnh đạo biết chỗ nào cần can thiệp giúp bạn gỡ.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính, tổng hợp BÁO CÁO CÔNG TÁC TUẦN của bộ phận từ các đầu việc rời rạc tôi liệt kê. Nhiệm vụ: Gom việc đã làm, đang làm, kế hoạch tuần tới thành báo cáo tuần gọn, có trọng tâm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Bộ phận & tuần: Văn phòng, tuần từ ..... đến ..... - Việc đã hoàn thành: phát hành ..... văn bản; tổ chức xong cuộc họp giao ban; hoàn tất lịch tiếp dân; số hóa xong sổ văn bản đến quý trước. - Việc đang làm & vướng: đang lập danh mục hồ sơ nộp lưu, vướng do vài phòng chưa gửi hồ sơ. - Kế hoạch tuần tới: chuẩn bị hội nghị sơ kết 6 tháng; đôn đốc các phòng nộp hồ sơ. - Số liệu (do tôi cung cấp): ..... Yêu cầu đầu ra: báo cáo tuần đủ 4 phần (kết quả có số liệu; việc đang làm & vướng; kế hoạch tuần tới; đề xuất). Giọng điệu: gọn, khách quan, có trọng tâm. Ràng buộc: CHỈ dùng đầu việc & số liệu tôi cung cấp; KHÔNG bịa kết quả/số liệu.
Lập bảng theo dõi tiến độ nhiệm vụ & báo cáo tháng (Excel)
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính làm việc trong Excel, lập BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ nhiệm vụ được giao & tổng hợp báo cáo tháng. Nhiệm vụ: Thiết kế bảng theo dõi các nhiệm vụ/chỉ đạo, tự tính trạng thái & cảnh báo trễ, xuất tổng hợp tháng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách nhiệm vụ được giao (nội dung, đơn vị chủ trì, hạn, nguồn giao việc): ..... - Cách phân loại trạng thái mong muốn: ..... (vd chưa làm/đang làm/hoàn thành/trễ) - Mốc lập báo cáo tháng: ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng theo dõi cột: STT - Nhiệm vụ - Nguồn giao (văn bản/cuộc họp) - Đơn vị chủ trì - Hạn - Ngày hoàn thành - Trạng thái - Tiến độ % - Ghi chú/vướng mắc; (2) Công thức tự xác định trạng thái theo hạn & ngày hoàn thành, tô màu nhiệm vụ trễ/sắp trễ; (3) Sheet tổng hợp: đếm số nhiệm vụ hoàn thành/đang làm/trễ để đưa vào báo cáo tháng; (4) Mẫu đoạn văn báo cáo tháng lấy số từ sheet tổng hợp. Đúng, dễ dùng. Giọng điệu: gọn, rõ, dạng bảng & hướng dẫn. Ràng buộc: CHỈ dùng nhiệm vụ tôi cung cấp; KHÔNG bịa nhiệm vụ/số liệu; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng để theo dõi các nhiệm vụ cấp trên giao & tổng hợp báo cáo tháng nhanh. Ưu: tự cảnh báo nhiệm vụ trễ, sheet tổng hợp cho số liệu báo cáo ngay. Khuyết: phải cập nhật trạng thái đều đặn mới chính xác.
💡 Cột 'nguồn giao' (ghi rõ theo văn bản số nào/cuộc họp nào) là chỗ hay bỏ quên — khi lãnh đạo hỏi 'việc này ai giao, khi nào' bạn dẫn được ngay, rất quan trọng để không bị quy trách nhiệm oan.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính làm việc trong Excel, lập BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ nhiệm vụ được giao & tổng hợp báo cáo tháng. Nhiệm vụ: Thiết kế bảng theo dõi các nhiệm vụ/chỉ đạo, tự tính trạng thái & cảnh báo trễ, xuất tổng hợp tháng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Danh sách nhiệm vụ: các nhiệm vụ UBND huyện giao trong tháng (theo văn bản & kết luận giao ban), mỗi việc có đơn vị chủ trì & hạn. - Cách phân loại trạng thái: chưa làm / đang làm / hoàn thành / trễ hạn. - Mốc lập báo cáo tháng: trước ngày 25 hằng tháng. Yêu cầu đầu ra: bảng theo dõi đủ cột (nhiệm vụ - nguồn giao - chủ trì - hạn - ngày hoàn thành - trạng thái - tiến độ % - vướng mắc); công thức tự tính trạng thái & tô màu trễ; sheet tổng hợp đếm theo trạng thái; mẫu đoạn văn báo cáo tháng lấy số từ sheet tổng hợp. Giọng điệu: gọn, rõ, dạng bảng & hướng dẫn. Ràng buộc: CHỈ dùng nhiệm vụ tôi cung cấp; KHÔNG bịa nhiệm vụ/số liệu.
✉️ Hành chính / Email / Văn bản — 17 prompt
Soạn công văn đề nghị/trao đổi đúng thể thức Nghị định 30/2020
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính - văn thư am hiểu thể thức văn bản hành chính Việt Nam theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nhiệm vụ: Soạn một CÔNG VĂN (đề nghị/trao đổi/phúc đáp) đúng bố cục thể thức, để trống các thành phần cần điền. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành & cơ quan chủ quản: ..... - Số/ký hiệu công văn: ..... (để trống, tôi tự cấp) - Nơi nhận chính (kính gửi): ..... - Loại công văn & mục đích: ..... (đề nghị / phúc đáp / trao đổi việc gì) - Nội dung chính cần truyền đạt (các ý): ..... - Căn cứ dẫn chiếu (nếu có, do tôi cung cấp): ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: một công văn hoàn chỉnh theo thứ tự thể thức: (1) Quốc hiệu - Tiêu ngữ; (2) Tên cơ quan chủ quản & cơ quan ban hành; (3) Số/ký hiệu (chừa trống) + trích yếu 'V/v .....'; (4) Địa danh, ngày tháng (chừa trống); (5) Kính gửi; (6) Phần mở đầu nêu căn cứ/lý do; (7) Nội dung chính chia đoạn rõ ý; (8) Phần kết đề nghị/mong nhận phản hồi; (9) Quyền hạn - chức vụ người ký; (10) Nơi nhận. Trình bày sạch, canh đúng vị trí. Giọng điệu: trang trọng, hành chính, ngắn gọn, khách quan. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu, KHÔNG bịa căn cứ pháp lý/số nghị định - thông tư; mọi số/căn cứ/tên cơ quan để .....; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần gửi công văn ra cơ quan/đơn vị khác để đề nghị, phúc đáp hoặc trao đổi công việc. Ưu: ra đúng bố cục thể thức, đỡ quên thành phần. Khuyết: phải tự điền số hiệu & căn cứ đúng, AI không cho số thật.
💡 Dán sẵn phần 'căn cứ' bạn đã tra đúng từ văn bản gốc vào ô căn cứ — đừng để AI tự nghĩ ra số nghị định, vì nó dễ bịa sai số hiệu.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính - văn thư am hiểu thể thức văn bản hành chính Việt Nam theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nhiệm vụ: Soạn một CÔNG VĂN (đề nghị) đúng bố cục thể thức, để trống các thành phần cần điền. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành & cơ quan chủ quản: Trường THPT Nguyễn Trãi - Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh ..... - Số/ký hiệu công văn: ..... (để trống, tôi tự cấp) - Nơi nhận chính (kính gửi): Phòng Kế hoạch - Tài chính, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh ..... - Loại công văn & mục đích: đề nghị cấp bổ sung kinh phí sửa chữa phòng học xuống cấp trước năm học mới. - Nội dung chính: nêu hiện trạng 4 phòng học khối A thấm dột, đề nghị bố trí kinh phí sửa chữa, mong được xét duyệt trước tháng 8. - Căn cứ dẫn chiếu (do tôi cung cấp): ..... - Người ký & chức vụ: Hiệu trưởng. Yêu cầu đầu ra: một công văn hoàn chỉnh theo đủ thứ tự thể thức (Quốc hiệu - Tiêu ngữ; tên cơ quan; số/ký hiệu chừa trống + 'V/v đề nghị cấp bổ sung kinh phí sửa chữa phòng học'; địa danh ngày tháng chừa trống; Kính gửi; mở đầu nêu lý do; nội dung; kết đề nghị; chức vụ người ký; nơi nhận). Giọng điệu: trang trọng, hành chính, ngắn gọn, khách quan. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu, KHÔNG bịa căn cứ pháp lý; mọi số/căn cứ/tên cơ quan để .....
Soạn tờ trình xin phê duyệt gửi lãnh đạo
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn TỜ TRÌNH trình lãnh đạo phê duyệt, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết tờ trình trình bày rõ sự cần thiết, nội dung đề xuất và kiến nghị phê duyệt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan/đơn vị trình & cấp nhận trình: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Vấn đề cần trình & mục tiêu: ..... - Cơ sở/lý do đề xuất (thực trạng, nhu cầu): ..... - Phương án/nội dung đề xuất cụ thể (kèm khái toán nếu có, do tôi cung cấp): ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: tờ trình gồm: (1) đủ thể thức đầu văn bản (Quốc hiệu, tên cơ quan, số/ký hiệu chừa trống, địa danh - ngày chừa trống); (2) tên loại 'TỜ TRÌNH' + trích yếu 'V/v .....'; (3) Kính gửi; (4) phần I - sự cần thiết/căn cứ; (5) phần II - nội dung đề xuất chi tiết; (6) phần III - kiến nghị & đề nghị phê duyệt; (7) chức vụ người ký; (8) nơi nhận. Lập luận thuyết phục nhưng khách quan. Giọng điệu: trang trọng, mạch lạc, thuyết phục. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số liệu kinh phí/căn cứ pháp lý; giữ nguyên số tôi đưa; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần trình lãnh đạo duyệt một việc (mua sắm, kế hoạch, nhân sự). Ưu: bố cục 3 phần rõ, dễ được duyệt. Khuyết: phần khái toán & căn cứ phải tự điền chính xác.
💡 Phần 'sự cần thiết' nên nêu hệ quả nếu KHÔNG duyệt (dân chờ lâu, tồn hồ sơ) — lãnh đạo duyệt nhanh hơn khi thấy rủi ro của việc trì hoãn.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn TỜ TRÌNH trình lãnh đạo phê duyệt, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết tờ trình trình bày rõ sự cần thiết, nội dung đề xuất và kiến nghị phê duyệt. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan/đơn vị trình & cấp nhận trình: Phòng Hành chính - Tổng hợp trình Giám đốc Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Vấn đề cần trình: xin phê duyệt kế hoạch mua sắm 05 máy tính thay thế máy hỏng tại bộ phận một cửa. - Cơ sở/lý do: 5 máy đang dùng đã trên 7 năm, thường treo, gây chậm tiếp nhận hồ sơ của dân. - Phương án đề xuất (do tôi cung cấp): mua 05 bộ máy cấu hình văn phòng, khái toán .....; nguồn kinh phí ..... - Người ký & chức vụ: Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp. Yêu cầu đầu ra: tờ trình đủ thể thức + 3 phần (sự cần thiết; nội dung đề xuất; kiến nghị phê duyệt) + nơi nhận, số hiệu và kinh phí chừa trống. Giọng điệu: trang trọng, mạch lạc, thuyết phục. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số liệu kinh phí/căn cứ pháp lý; giữ nguyên số tôi đưa.
Soạn thông báo của cơ quan gửi nhiều đơn vị
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn THÔNG BÁO của cơ quan, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết thông báo truyền đạt chủ trương/lịch/kết quả tới nhiều đơn vị hoặc toàn thể cán bộ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Nội dung thông báo (sự việc/chủ trương/lịch): ..... - Yêu cầu/đề nghị các đơn vị thực hiện: ..... - Thời hạn & đầu mối liên hệ: ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: thông báo gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); tên loại 'THÔNG BÁO' + trích yếu; phần dẫn nhập ngắn nêu căn cứ/lý do; nội dung thông báo chia mục rõ; phần yêu cầu thực hiện & thời hạn; đầu mối liên hệ; chức vụ người ký; nơi nhận. Trình bày để đơn vị nhận nắm ngay việc phải làm. Giọng điệu: trang trọng, rõ ràng, dứt khoát. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu/căn cứ; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần phổ biến một nội dung tới nhiều đơn vị/toàn cơ quan. Ưu: ra nhanh, đủ thể thức, đơn vị nhận nắm ngay việc. Khuyết: cần rà lại nơi nhận cho đủ đầu mối.
💡 Với thông báo gửi nhiều nơi, tách riêng 'nội dung' và 'việc các đơn vị phải làm' thành hai mục — người đọc lướt vẫn thấy ngay phần việc của mình.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn THÔNG BÁO của cơ quan, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết thông báo truyền đạt lịch nghỉ & phân công trực tới các phòng ban. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành: Ủy ban nhân dân phường ..... , quận ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Nội dung thông báo: lịch nghỉ lễ và phân công cán bộ trực giải quyết công việc khẩn trong dịp nghỉ. - Yêu cầu thực hiện: các bộ phận cử người trực theo lịch, niêm yết số điện thoại trực tại trụ sở. - Thời hạn & đầu mối: gửi danh sách trực trước ngày ..... về Văn phòng UBND phường. - Người ký & chức vụ: Chủ tịch UBND phường. Yêu cầu đầu ra: thông báo đủ thể thức + nội dung chia mục (lịch nghỉ; phân công trực; yêu cầu niêm yết) + nơi nhận, số hiệu & ngày chừa trống. Giọng điệu: trang trọng, rõ ràng, dứt khoát. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu/căn cứ.
Soạn giấy mời họp/dự sự kiện đúng thể thức
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn GIẤY MỜI (họp/hội nghị/sự kiện) đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết giấy mời trang trọng, đủ thông tin thời gian - địa điểm - thành phần - nội dung. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan mời: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Người/đơn vị được mời: ..... - Sự kiện/cuộc họp & nội dung: ..... - Thời gian, địa điểm: ..... - Yêu cầu với khách mời (mang theo tài liệu, xác nhận tham dự): ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: giấy mời gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); tên loại 'GIẤY MỜI'; 'Trân trọng kính mời .....'; nội dung: dự cuộc họp/sự kiện gì, chủ trì, thành phần, nội dung chính; thời gian & địa điểm nổi bật; đề nghị xác nhận/mang theo; chức vụ người ký; nơi nhận. Trình bày để khách nắm ngay thời gian - địa điểm. Giọng điệu: trang trọng, lịch sự, ngắn gọn. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi tổ chức họp/hội nghị/sự kiện cần mời khách chính thức. Ưu: đủ thông tin, trang trọng, giảm khách quên lịch. Khuyết: cần rà kỹ ngày giờ & địa điểm trước khi phát hành.
💡 Luôn thêm câu đề nghị xác nhận tham dự kèm hạn chót và đầu mối — để bộ phận hậu cần biết số lượng chuẩn bị chỗ ngồi, tài liệu.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn GIẤY MỜI họp đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết giấy mời trang trọng, đủ thông tin thời gian - địa điểm - thành phần - nội dung. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan mời: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Người/đơn vị được mời: Trưởng các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện. - Sự kiện & nội dung: họp giao ban đánh giá kết quả công tác 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm. - Thời gian, địa điểm: .....; Hội trường tầng 2, trụ sở UBND huyện. - Yêu cầu với khách mời: mang báo cáo kết quả 6 tháng của đơn vị; xác nhận tham dự về Văn phòng trước ngày ..... - Người ký & chức vụ: Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện. Yêu cầu đầu ra: giấy mời đủ thể thức + 'Trân trọng kính mời' + nội dung họp + thời gian/địa điểm nổi bật + yêu cầu mang tài liệu & xác nhận + nơi nhận; số hiệu và ngày chừa trống. Giọng điệu: trang trọng, lịch sự, ngắn gọn. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu.
Soạn quyết định hành chính (bổ nhiệm/thành lập/ban hành) đúng thể thức
Vai trò: Bạn là chuyên viên soạn thảo văn bản quản lý, am hiểu thể thức QUYẾT ĐỊNH hành chính theo Nghị định 30/2020. Nhiệm vụ: Soạn một quyết định cá biệt (bổ nhiệm/thành lập/ban hành/khen thưởng...) đúng bố cục căn cứ - điều khoản. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan & người có thẩm quyền ban hành: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Loại quyết định & nội dung: ..... (bổ nhiệm ai/thành lập gì/ban hành cái gì) - Các căn cứ do tôi cung cấp (chức năng nhiệm vụ cơ quan; tờ trình/đề nghị; văn bản liên quan): ..... - Nội dung quyết định cụ thể (điều 1 quyết định gì, điều 2 hiệu lực, điều 3 trách nhiệm thi hành): ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: quyết định gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); tên loại 'QUYẾT ĐỊNH' + trích yếu; chức danh người ban hành; khối 'Căn cứ .....;' (mỗi căn cứ 1 dòng, chừa trống nội dung số hiệu); 'QUYẾT ĐỊNH:'; các Điều (Điều 1 nội dung chính, Điều 2 hiệu lực, Điều 3 trách nhiệm thi hành); chức vụ người ký; nơi nhận. Đúng văn phong quyết định. Giọng điệu: pháp lý, súc tích, chuẩn mực. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; TUYỆT ĐỐI KHÔNG bịa số hiệu quyết định & số hiệu văn bản căn cứ (nghị định/thông tư/quyết định gốc) - để .....; ghi rõ 'căn cứ do người dùng cung cấp, cần rà theo văn bản hiện hành'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần ra quyết định cá biệt (thành lập tổ, bổ nhiệm, ban hành kèm theo). Ưu: đúng bố cục căn cứ – điều khoản, đỡ sai văn phong quyết định. Khuyết: số hiệu & căn cứ bắt buộc tự tra, không để AI đoán.
💡 Với quyết định 'ban hành kèm theo' (quy chế, nội quy), Điều 1 chỉ ghi 'Ban hành kèm theo Quyết định này …..' còn nội dung quy chế nằm ở văn bản đính kèm — đừng nhét toàn bộ quy chế vào thân quyết định.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên soạn thảo văn bản quản lý, am hiểu thể thức QUYẾT ĐỊNH hành chính theo Nghị định 30/2020. Nhiệm vụ: Soạn quyết định thành lập một hội đồng/tổ công tác đúng bố cục căn cứ - điều khoản. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan & người ban hành: Ủy ban nhân dân xã ..... , huyện .....; Chủ tịch UBND xã ban hành. - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Loại & nội dung: quyết định thành lập Tổ công tác rà soát, cấp phát nhu yếu phẩm hỗ trợ hộ khó khăn. - Các căn cứ do tôi cung cấp: chức năng nhiệm vụ UBND xã .....; Kế hoạch số ..... của UBND huyện; tình hình thực tế địa phương. - Nội dung: Điều 1 thành lập Tổ công tác gồm ..... thành viên (Tổ trưởng: Phó Chủ tịch UBND xã); Điều 2 nhiệm vụ tổ; Điều 3 hiệu lực & trách nhiệm thi hành. - Người ký & chức vụ: Chủ tịch UBND xã. Yêu cầu đầu ra: quyết định đủ thể thức + khối 'Căn cứ .....' + 'QUYẾT ĐỊNH:' + 3 Điều + nơi nhận; số hiệu quyết định và số hiệu các căn cứ chừa trống. Giọng điệu: pháp lý, súc tích, chuẩn mực. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; TUYỆT ĐỐI KHÔNG bịa số hiệu quyết định & căn cứ - để .....
Soạn quy chế/nội quy nội bộ cơ quan (bản thảo)
Vai trò: Bạn là chuyên viên soạn thảo văn bản quản lý, soạn giúp tôi QUY CHẾ/NỘI QUY nội bộ theo bố cục chuẩn. Nhiệm vụ: Soạn bản thảo quy chế/nội quy chia chương - điều rõ ràng, dùng để ban hành kèm quyết định. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên quy chế/nội quy & phạm vi áp dụng: ..... - Cơ quan/đơn vị ban hành: ..... - Các nội dung cần quy định (nhóm chủ đề): ..... (vd giờ giấc, tác phong, sử dụng tài sản, bảo mật, khen thưởng - kỷ luật) - Nguyên tắc/quy định đặc thù của đơn vị: ..... Yêu cầu đầu ra: quy chế/nội quy gồm: (1) tên & phần 'Ban hành kèm theo Quyết định số ..... ngày .....' (chừa trống); (2) Chương I - Quy định chung (phạm vi, đối tượng, nguyên tắc); (3) các Chương nội dung theo nhóm chủ đề, mỗi hành vi/quy định là 1 Điều - Khoản rõ; (4) Chương về khen thưởng - xử lý vi phạm; (5) Chương Điều khoản thi hành (hiệu lực, sửa đổi). Câu văn quy phạm, rõ 'được/không được/phải'. Giọng điệu: chuẩn mực, rõ ràng, dễ áp dụng. Ràng buộc: đúng bố cục văn bản quản lý; KHÔNG bịa số quyết định ban hành/căn cứ pháp lý; ghi 'bản thảo, cần rà theo quy định pháp luật & đặc thù đơn vị'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi xây dựng/cập nhật nội quy – quy chế nội bộ. Ưu: bố cục chương – điều mạch lạc, dễ ban hành & phổ biến. Khuyết: là bản thảo, phải rà theo luật lao động & đặc thù đơn vị trước khi ban hành.
💡 Mỗi hành vi nên tách thành một khoản riêng bắt đầu bằng 'phải/không được' — khi xử lý vi phạm bạn trích được đúng khoản, tránh tranh cãi 'nội quy nói chung chung'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên soạn thảo văn bản quản lý, soạn giúp tôi NỘI QUY nội bộ theo bố cục chuẩn. Nhiệm vụ: Soạn bản thảo nội quy chia chương - điều rõ ràng, dùng để ban hành kèm quyết định. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên & phạm vi áp dụng: Nội quy làm việc của Trung tâm Hành chính công huyện .....; áp dụng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động. - Cơ quan ban hành: Trung tâm Hành chính công huyện ..... - Các nội dung cần quy định: giờ làm việc & chấm công; trang phục - đeo thẻ; thái độ tiếp công dân; sử dụng thiết bị & tài sản công; giữ gìn vệ sinh; khen thưởng - kỷ luật. - Nguyên tắc đặc thù: '4 xin - 4 luôn' khi tiếp công dân; không rời quầy trong giờ tiếp dân khi chưa bố trí người thay. Yêu cầu đầu ra: nội quy đủ chương - điều (Quy định chung; Giờ giấc & tác phong; Tiếp công dân; Sử dụng tài sản; Vệ sinh; Khen thưởng - kỷ luật; Điều khoản thi hành); phần 'Ban hành kèm theo Quyết định số ..... ngày .....' chừa trống. Giọng điệu: chuẩn mực, rõ ràng, dễ áp dụng. Ràng buộc: đúng bố cục văn bản quản lý; KHÔNG bịa số quyết định/căn cứ; ghi 'bản thảo, cần rà theo quy định pháp luật & đặc thù đơn vị'.
Soạn công văn phúc đáp/trả lời đề nghị của đơn vị khác
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP một đề nghị của đơn vị khác, đúng thể thức văn bản hành chính VN.
Nhiệm vụ: Viết công văn trả lời đúng nội dung được hỏi, dẫn chiếu văn bản đến, nêu rõ quan điểm/kết quả.
Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào:
- Cơ quan ban hành & cơ quan nhận: .....
- Số/ký hiệu (để trống): .....
- Văn bản đến cần phúc đáp (số, ngày, nội dung đề nghị - do tôi cung cấp): .....
- Nội dung trả lời của cơ quan (đồng ý/không đồng ý/một phần & lý do): .....
- Căn cứ (nếu có, do tôi cung cấp): .....
- Người ký & chức vụ: .....
Yêu cầu đầu ra: công văn gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống) + trích yếu 'V/v phúc đáp .....'; câu mở dẫn chiếu văn bản đến ('Phúc đáp Công văn số ..... ngày ..... của .....'); nội dung trả lời rõ từng ý được hỏi; phần kết; chức vụ người ký; nơi nhận. Trả lời đúng - đủ - không lảng tránh.
Giọng điệu: trang trọng, rõ ràng, khách quan.
Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu văn bản đến/căn cứ; giữ đúng nội dung trả lời tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi nhận được công văn đề nghị và phải trả lời chính thức. Ưu: dẫn chiếu đúng văn bản đến, trả lời rõ từng ý, đỡ bị hỏi lại. Khuyết: số hiệu văn bản đến & căn cứ phải tự điền đúng.
💡 Câu mở phải dẫn chiếu chính xác số & ngày văn bản đến — đây là điểm phân biệt công văn phúc đáp với công văn thường, và giúp bên nhận đối chiếu ngay việc họ đã hỏi.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP một đề nghị của đơn vị khác, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết công văn trả lời đúng nội dung được hỏi, dẫn chiếu văn bản đến, nêu rõ quan điểm/kết quả. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành & nhận: Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện ..... trả lời Trường Tiểu học ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Văn bản đến cần phúc đáp: Công văn số ..... ngày ..... của Trường đề nghị bổ sung trang thiết bị dạy học. - Nội dung trả lời: đồng ý bổ sung một phần theo khả năng ngân sách; phần còn lại đưa vào kế hoạch năm sau. - Căn cứ (do tôi cung cấp): ..... - Người ký & chức vụ: Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo. Yêu cầu đầu ra: công văn đủ thể thức + câu mở dẫn chiếu văn bản đến + nội dung trả lời rõ từng ý + nơi nhận; số hiệu & căn cứ chừa trống. Giọng điệu: trang trọng, rõ ràng, khách quan. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu văn bản đến/căn cứ; giữ đúng nội dung trả lời tôi cung cấp.
Soạn giấy giới thiệu cho cán bộ đi công tác/liên hệ công việc
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư soạn GIẤY GIỚI THIỆU cho cán bộ đi liên hệ công tác, đúng thể thức. Nhiệm vụ: Viết giấy giới thiệu ngắn gọn, đủ thông tin người được giới thiệu & nội dung liên hệ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan cấp giấy: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Người được giới thiệu (họ tên, chức vụ): ..... - Nơi đến liên hệ & nội dung công việc: ..... - Thời hạn giá trị của giấy: ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: giấy giới thiệu gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); tên loại 'GIẤY GIỚI THIỆU'; 'Trân trọng giới thiệu ông/bà ..... - chức vụ .....'; được cử đến ..... để .....; đề nghị nơi đến tạo điều kiện giúp đỡ; giá trị đến hết ngày .....; chức vụ người ký. Ngắn gọn, đúng mẫu. Giọng điệu: trang trọng, ngắn gọn. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cử cán bộ đi liên hệ công tác cần giấy giới thiệu. Ưu: ra nhanh, đúng mẫu, ghi rõ thời hạn giá trị. Khuyết: cần rà đúng nội dung công việc & nơi đến trước khi ký.
💡 Luôn ghi rõ thời hạn giá trị của giấy giới thiệu — không để trống thời hạn, tránh giấy bị dùng lại cho việc khác sau thời điểm được cử.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư soạn GIẤY GIỚI THIỆU cho cán bộ đi liên hệ công tác, đúng thể thức. Nhiệm vụ: Viết giấy giới thiệu ngắn gọn, đủ thông tin người được giới thiệu & nội dung liên hệ. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan cấp giấy: Văn phòng UBND huyện ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Người được giới thiệu: ông ..... , chuyên viên Văn phòng. - Nơi đến & nội dung: Sở Nội vụ tỉnh ..... để nhận và bàn giao tài liệu về công tác cán bộ. - Thời hạn giá trị: đến hết ngày ..... - Người ký & chức vụ: Chánh Văn phòng. Yêu cầu đầu ra: giấy giới thiệu đủ thể thức + 'Trân trọng giới thiệu' + nội dung liên hệ + đề nghị giúp đỡ + thời hạn giá trị; số hiệu & ngày chừa trống. Giọng điệu: trang trọng, ngắn gọn. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu.
Soạn báo cáo công tác (sơ kết/tổng kết) theo bố cục chuẩn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn BÁO CÁO công tác của cơ quan, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết báo cáo sơ kết/tổng kết từ số liệu & đầu việc tôi cung cấp, có kết quả - tồn tại - phương hướng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan báo cáo & nơi nhận báo cáo: ..... - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Kỳ báo cáo & lĩnh vực: ..... (tháng/quý/6 tháng/năm) - Số liệu & kết quả đạt được (do tôi cung cấp): ..... - Tồn tại, hạn chế & nguyên nhân: ..... - Phương hướng, nhiệm vụ kỳ tới & kiến nghị: ..... Yêu cầu đầu ra: báo cáo gồm: đủ thể thức đầu văn bản (số hiệu, ngày chừa trống); tên loại 'BÁO CÁO' + trích yếu; Phần I - Kết quả thực hiện (theo lĩnh vực, có số liệu); Phần II - Tồn tại, hạn chế & nguyên nhân; Phần III - Phương hướng, nhiệm vụ & kiến nghị; chức vụ người ký; nơi nhận. Diễn đạt khách quan, số liệu đặt đúng chỗ. Giọng điệu: khách quan, súc tích, có đánh giá. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; CHỈ dùng số liệu tôi cung cấp, KHÔNG bịa số/căn cứ; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi đến kỳ sơ kết/tổng kết phải nộp báo cáo. Ưu: bố cục 3 phần chuẩn, đặt số liệu đúng chỗ, đỡ viết lan man. Khuyết: số liệu phải tự nhập, AI không tự có.
💡 Cho AI số liệu dạng gạch đầu dòng thô, nó sẽ diễn đạt thành câu báo cáo — nhưng bạn phải tự đối chiếu lại con số trong bản cuối, vì AI đôi khi làm tròn hoặc diễn giải sai ý.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn BÁO CÁO công tác của cơ quan, đúng thể thức văn bản hành chính VN. Nhiệm vụ: Viết báo cáo sơ kết 6 tháng của bộ phận một cửa từ số liệu tôi cung cấp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan báo cáo & nơi nhận: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, UBND huyện ..... báo cáo Chủ tịch UBND huyện. - Số/ký hiệu (để trống): ..... - Kỳ báo cáo & lĩnh vực: 6 tháng đầu năm; công tác tiếp nhận & giải quyết thủ tục hành chính. - Số liệu & kết quả (do tôi cung cấp): tiếp nhận ..... hồ sơ, giải quyết đúng hạn ....., trễ hạn ..... , mức độ hài lòng ..... - Tồn tại: một số lĩnh vực đất đai còn trễ hạn do phối hợp liên thông chậm. - Phương hướng & kiến nghị: rút ngắn thời gian liên thông; đề nghị bổ sung 01 nhân sự. Yêu cầu đầu ra: báo cáo đủ thể thức + 3 phần (kết quả có số liệu; tồn tại - nguyên nhân; phương hướng - kiến nghị) + nơi nhận; số hiệu & các con số chừa trống theo dữ liệu tôi nhập. Giọng điệu: khách quan, súc tích, có đánh giá. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020; CHỈ dùng số liệu tôi cung cấp, KHÔNG bịa số.
Ghi biên bản cuộc họp đầy đủ, đúng thể thức từ ghi chú thô
Vai trò: Bạn là thư ký cuộc họp, dựng BIÊN BẢN họp hoàn chỉnh từ ghi chú thô của tôi. Nhiệm vụ: Chuyển các gạch đầu dòng lộn xộn thành biên bản mạch lạc, đủ thành phần, trung thực với diễn biến. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên cuộc họp & cơ quan tổ chức: ..... - Thời gian, địa điểm: ..... - Chủ trì, thư ký, thành phần dự (có mặt/vắng): ..... - Ghi chú thô diễn biến (ai phát biểu ý gì, tranh luận, số liệu nêu ra): ..... - Các nội dung đã thống nhất/kết luận của chủ trì: ..... Yêu cầu đầu ra: biên bản gồm: (1) Quốc hiệu - Tiêu ngữ & tên cơ quan; (2) 'BIÊN BẢN' + trích yếu cuộc họp; (3) thời gian, địa điểm, thành phần (có mặt/vắng, lý do); (4) nội dung: tóm tắt các ý kiến phát biểu theo trình tự, ghi rõ người nêu; (5) kết luận của chủ trì thành các điểm rõ; (6) biên bản kết thúc lúc mấy giờ, lập thành mấy bản; (7) chữ ký chủ trì & thư ký. Ghi trung thực, không thêm ý. Giọng điệu: khách quan, trung thực, mạch lạc. Ràng buộc: KHÔNG thêm nội dung không có trong ghi chú; KHÔNG bịa số liệu/kết luận; nếu ghi chú thiếu thì để ..... và ghi chú 'cần bổ sung'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng ngay sau cuộc họp khi bạn chỉ kịp ghi gạch đầu dòng. Ưu: ra biên bản chỉnh chu, đủ thành phần, tiết kiệm thời gian gõ lại. Khuyết: chất lượng phụ thuộc ghi chú của bạn; phải rà lại phần kết luận cho khớp thực tế.
💡 Ghi rõ trong ghi chú thô ai nói câu nào — biên bản có giá trị pháp lý khi quy được trách nhiệm phát biểu; đừng để AI gộp chung 'có ý kiến cho rằng' nếu người phát biểu là người chịu trách nhiệm.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là thư ký cuộc họp, dựng BIÊN BẢN họp hoàn chỉnh từ ghi chú thô của tôi. Nhiệm vụ: Chuyển các gạch đầu dòng lộn xộn thành biên bản mạch lạc, đủ thành phần, trung thực với diễn biến. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Tên cuộc họp & cơ quan: họp giao ban tháng của Văn phòng Sở ..... - Thời gian, địa điểm: .....; phòng họp tầng 3. - Chủ trì, thư ký, thành phần: Chánh Văn phòng chủ trì; thư ký .....; có mặt trưởng các phòng, vắng 01 đồng chí đi công tác. - Ghi chú thô: phòng Tổng hợp báo tồn 12 văn bản chưa xử lý; phòng Quản trị nêu máy in hỏng; đề xuất mua máy mới; có ý kiến nên sửa trước; chủ trì chốt giao Quản trị báo giá cả hai phương án trong tuần. - Kết luận chủ trì: xử lý dứt điểm văn bản tồn trước ngày .....; Quản trị báo giá sửa & mua máy in trước thứ Sáu. Yêu cầu đầu ra: biên bản đủ thành phần (thời gian, địa điểm, thành phần có mặt/vắng; diễn biến ý kiến ghi rõ người nêu; kết luận chủ trì thành các điểm; giờ kết thúc & số bản; chữ ký chủ trì - thư ký). Giọng điệu: khách quan, trung thực, mạch lạc. Ràng buộc: KHÔNG thêm nội dung không có trong ghi chú; KHÔNG bịa số liệu; chỗ thiếu để ..... 'cần bổ sung'.
Tóm tắt biên bản dài thành bảng việc cần làm (action item)
Vai trò: Bạn là trợ lý theo dõi công việc, trích từ BIÊN BẢN họp ra danh sách việc cần làm để giao và theo dõi. Nhiệm vụ: Đọc biên bản/nội dung họp tôi dán vào, bóc ra các đầu việc kèm người chịu trách nhiệm - hạn - trạng thái. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nội dung biên bản/kết luận cuộc họp (dán vào): ..... - Cách gọi tên người phụ trách trong đơn vị (theo phòng/theo tên): ..... - Mốc thời gian mặc định nếu họp không nêu rõ (vd 'tuần này'): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng việc cần làm cột: STT - Nội dung công việc - Người/đơn vị chịu trách nhiệm - Người phối hợp - Hạn hoàn thành - Sản phẩm đầu ra - Trạng thái; (2) Đánh dấu việc chưa rõ hạn/chủ trì để tôi bổ sung; (3) Nhóm việc theo mức ưu tiên (gấp/thường); (4) Một đoạn email/tin nhắn ngắn gửi từng đầu mối nhắc việc của họ. Chỉ bóc việc CÓ trong biên bản. Giọng điệu: gọn, rõ, dễ giao việc. Ràng buộc: KHÔNG tự nghĩ thêm việc ngoài biên bản; việc nào không rõ hạn/người thì ghi '..... cần xác nhận'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng ngay sau khi có biên bản để không bỏ sót việc lãnh đạo giao. Ưu: biến biên bản dài thành bảng theo dõi + tin nhắn nhắc việc, giao ngay được. Khuyết: chỉ bóc được việc đã ghi trong biên bản; việc nói miệng ngoài lề phải tự bổ sung.
💡 Yêu cầu AI đánh dấu riêng những việc 'không rõ ai làm/khi nào' — đây chính là chỗ hay bị bỏ quên rồi tháng sau lãnh đạo hỏi lại mà không ai nhận.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là trợ lý theo dõi công việc, trích từ BIÊN BẢN họp ra danh sách việc cần làm để giao và theo dõi. Nhiệm vụ: Đọc biên bản họp tôi dán vào, bóc ra các đầu việc kèm người chịu trách nhiệm - hạn - trạng thái. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nội dung biên bản/kết luận (dán vào): chủ trì giao phòng Tổng hợp xử lý dứt điểm 12 văn bản tồn trước ngày .....; giao Quản trị báo giá sửa & mua máy in trước thứ Sáu; giao Văn thư rà lại sổ đăng ký văn bản đến; đề nghị các phòng nộp báo cáo tháng trước ngày 25. - Cách gọi tên người phụ trách: theo phòng (Tổng hợp, Quản trị, Văn thư). - Mốc mặc định nếu không nêu: 'trong tuần' = trước thứ Sáu tuần này. Yêu cầu đầu ra: bảng việc cần làm đủ cột (nội dung - đơn vị chịu trách nhiệm - phối hợp - hạn - sản phẩm - trạng thái); đánh dấu việc chưa rõ hạn; nhóm gấp/thường; kèm 4 tin nhắn ngắn nhắc từng phòng. Giọng điệu: gọn, rõ, dễ giao việc. Ràng buộc: KHÔNG tự nghĩ thêm việc ngoài biên bản; việc chưa rõ ghi '..... cần xác nhận'.
Tóm tắt nhanh nội dung cuộc họp cho lãnh đạo vắng mặt
Vai trò: Bạn là trợ lý lãnh đạo, tóm tắt cuộc họp cho người vắng mặt nắm nhanh trong 1 phút đọc. Nhiệm vụ: Từ biên bản/ghi chú họp, viết bản tóm tắt điều hành ngắn gọn theo cấu trúc dễ nắm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nội dung họp/biên bản (dán vào): ..... - Người nhận bản tóm tắt & mối quan tâm của họ: ..... - Độ dài mong muốn: ..... (vd nửa trang) Yêu cầu đầu ra: bản tóm tắt gồm: (1) 3-5 câu bối cảnh & mục đích họp; (2) Các quyết định/kết luận chính (gạch đầu dòng); (3) Việc cần lãnh đạo cho ý kiến/quyết định (nếu có); (4) Các mốc thời gian quan trọng; (5) 'Đề xuất cần lãnh đạo phê duyệt' (nếu có trong biên bản). Ưu tiên thông tin lãnh đạo cần quyết, lược chi tiết vụn vặt. Giọng điệu: súc tích, điều hành, đi thẳng vào việc. Ràng buộc: chỉ tóm tắt nội dung có thật trong biên bản; KHÔNG suy diễn/bịa quyết định; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi lãnh đạo vắng họp và cần nắm nhanh + biết phải quyết gì. Ưu: gọn, làm nổi phần cần lãnh đạo cho ý kiến. Khuyết: là bản rút gọn, khi cần chi tiết vẫn phải mở biên bản đầy đủ.
💡 Luôn tách riêng mục 'việc cần lãnh đạo quyết' lên đầu — sếp bận thường chỉ đọc mục này, phần còn lại để tham khảo khi có thời gian.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là trợ lý lãnh đạo, tóm tắt cuộc họp cho người vắng mặt nắm nhanh trong 1 phút đọc. Nhiệm vụ: Từ biên bản họp, viết bản tóm tắt điều hành ngắn gọn theo cấu trúc dễ nắm. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Nội dung họp/biên bản (dán vào): họp bàn phương án sắp xếp lại bộ phận một cửa; thống nhất tăng 1 quầy tiếp nhận lĩnh vực đất đai; đề xuất xin thêm 1 nhân sự; còn vướng bố trí phòng. - Người nhận & mối quan tâm: Phó Chủ tịch phụ trách; quan tâm nhân sự & mặt bằng. - Độ dài mong muốn: nửa trang. Yêu cầu đầu ra: tóm tắt gồm bối cảnh; kết luận chính (thêm quầy đất đai); việc cần lãnh đạo quyết (bổ sung nhân sự, bố trí phòng); mốc thời gian; đề xuất cần phê duyệt. Giọng điệu: súc tích, điều hành, đi thẳng vào việc. Ràng buộc: chỉ tóm tắt nội dung có thật; KHÔNG suy diễn/bịa quyết định.
Soạn biên bản bàn giao công việc/tài sản khi chuyển công tác
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn BIÊN BẢN BÀN GIAO (công việc/tài sản/hồ sơ) khi cán bộ nghỉ/chuyển công tác. Nhiệm vụ: Lập biên bản bàn giao rõ ràng, đủ danh mục, có xác nhận hai bên & người chứng kiến. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Bên giao & bên nhận (họ tên, chức vụ): ..... - Lý do bàn giao & thời điểm: ..... - Danh mục bàn giao (công việc đang dở, hồ sơ, tài sản, tài khoản, con dấu nếu có): ..... - Người chứng kiến/đại diện lãnh đạo: ..... Yêu cầu đầu ra: biên bản gồm: (1) Quốc hiệu - tiêu ngữ & tên cơ quan; (2) 'BIÊN BẢN BÀN GIAO .....'; (3) thời gian, địa điểm, thành phần (bên giao, bên nhận, chứng kiến); (4) danh mục bàn giao dạng bảng (STT - nội dung/tài sản - hiện trạng - ghi chú); (5) phần công việc đang dở & lưu ý cần tiếp tục; (6) cam kết & trách nhiệm sau bàn giao; (7) biên bản lập thành mấy bản, chữ ký các bên. Rõ ràng, tránh tranh chấp về sau. Giọng điệu: khách quan, chặt chẽ, đầy đủ. Ràng buộc: CHỈ liệt kê danh mục tôi cung cấp; KHÔNG bịa tài sản/hồ sơ; mục chưa rõ hiện trạng để ..... 'cần xác nhận'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cán bộ nghỉ, chuyển công tác hoặc bàn giao nhiệm vụ. Ưu: danh mục rõ, có chữ ký, tránh tranh chấp 'ai làm mất/ai chưa bàn giao'. Khuyết: phải liệt kê & kiểm tra hiện trạng thật kỹ, nhất là con dấu & hồ sơ quan trọng.
💡 Với bàn giao con dấu & tài khoản hệ thống, ghi rõ thời điểm chính xác bàn giao — từ mốc này trách nhiệm chuyển sang người nhận, rất quan trọng nếu sau đó có sự cố văn bản.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn BIÊN BẢN BÀN GIAO (công việc/tài sản/hồ sơ) khi cán bộ nghỉ/chuyển công tác. Nhiệm vụ: Lập biên bản bàn giao rõ ràng, đủ danh mục, có xác nhận hai bên & người chứng kiến. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Bên giao & bên nhận: bà ..... (văn thư cũ) giao cho ông ..... (văn thư mới). - Lý do & thời điểm: bên giao chuyển công tác; bàn giao ngày ..... - Danh mục bàn giao: sổ đăng ký văn bản đi - đến; con dấu cơ quan; hồ sơ đang lưu; máy tính & tài khoản hệ thống quản lý văn bản; các văn bản đang xử lý dở. - Người chứng kiến: đại diện lãnh đạo Văn phòng. Yêu cầu đầu ra: biên bản đủ thành phần + bảng danh mục bàn giao (nội dung - hiện trạng - ghi chú) + phần việc đang dở + cam kết trách nhiệm + số bản & chữ ký các bên. Giọng điệu: khách quan, chặt chẽ, đầy đủ. Ràng buộc: CHỈ liệt kê danh mục tôi cung cấp; KHÔNG bịa tài sản/hồ sơ; mục chưa rõ để ..... 'cần xác nhận'.
Soạn biên bản làm việc/xử lý vụ việc tại cơ quan
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn BIÊN BẢN LÀM VIỆC ghi nhận một buổi làm việc/xử lý vụ việc giữa các bên. Nhiệm vụ: Lập biên bản trung thực diễn biến buổi làm việc, ý kiến các bên & kết quả thống nhất. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Vụ việc/nội dung làm việc: ..... - Thời gian, địa điểm & thành phần các bên: ..... - Diễn biến & ý kiến từng bên (ghi chú thô): ..... - Kết quả thống nhất/chưa thống nhất & việc tiếp theo: ..... Yêu cầu đầu ra: biên bản gồm: (1) Quốc hiệu - tiêu ngữ & tên cơ quan; (2) 'BIÊN BẢN LÀM VIỆC V/v .....'; (3) thời gian, địa điểm, thành phần các bên (họ tên, chức vụ, đại diện); (4) nội dung: trình bày vụ việc & ý kiến từng bên ghi rõ người nêu; (5) kết quả thống nhất/những điểm chưa thống nhất; (6) việc & trách nhiệm tiếp theo của mỗi bên; (7) biên bản đọc lại, các bên nhất trí, ký. Trung thực, không thiên vị. Giọng điệu: khách quan, chặt chẽ, trung lập. Ràng buộc: KHÔNG thêm ý kiến không có trong ghi chú; KHÔNG bịa kết quả/số liệu; điểm chưa rõ để ..... ; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi tổ chức buổi làm việc/hòa giải/xử lý vụ việc cần ghi nhận có giá trị. Ưu: ghi rõ ý kiến từng bên & việc tiếp theo, làm cơ sở giải quyết bước sau. Khuyết: phải ghi trung thực, để các bên đọc lại & ký thì mới có giá trị.
💡 Bắt buộc có dòng 'biên bản đã đọc lại cho các bên cùng nghe, nhất trí và ký' trước phần chữ ký — thiếu câu này biên bản dễ bị một bên chối là 'không đúng ý tôi'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn BIÊN BẢN LÀM VIỆC ghi nhận một buổi làm việc/xử lý vụ việc giữa các bên. Nhiệm vụ: Lập biên bản trung thực diễn biến buổi làm việc, ý kiến các bên & kết quả thống nhất. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Vụ việc: làm việc về ranh giới sử dụng đất giữa hai hộ liền kề, có đơn phản ánh. - Thời gian, địa điểm & thành phần: tại UBND xã .....; gồm đại diện UBND xã, công chức địa chính, hai hộ dân liên quan. - Diễn biến & ý kiến: hộ A trình bày mốc giới theo giấy chứng nhận; hộ B nêu hiện trạng sử dụng thực tế; địa chính đề nghị đo đạc lại. - Kết quả: thống nhất mời đơn vị đo đạc kiểm tra thực địa; chưa thống nhất về vị trí mốc. Yêu cầu đầu ra: biên bản đủ thành phần + ý kiến từng bên ghi rõ người nêu + điểm thống nhất/chưa thống nhất + việc tiếp theo của mỗi bên + chữ ký các bên. Giọng điệu: khách quan, chặt chẽ, trung lập. Ràng buộc: KHÔNG thêm ý kiến không có trong ghi chú; KHÔNG bịa kết quả; điểm chưa rõ để .....
Soạn thông báo khẩn/hoả tốc truyền đạt chỉ đạo gấp
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn THÔNG BÁO KHẨN/HOẢ TỐC truyền đạt chỉ đạo gấp tới các đơn vị. Nhiệm vụ: Viết thông báo ngắn, rõ độ khẩn, nêu ngay việc phải làm & thời hạn sát sao. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành & mức độ khẩn (KHẨN/HOẢ TỐC): ..... - Nội dung chỉ đạo gấp cần truyền đạt: ..... - Việc các đơn vị phải làm NGAY & thời hạn: ..... - Đầu mối tiếp nhận & báo cáo: ..... - Người ký & chức vụ: ..... Yêu cầu đầu ra: thông báo gồm: đủ thể thức đầu văn bản có ghi mức độ khẩn đúng vị trí; tên loại & trích yếu ngắn; nội dung chỉ đạo súc tích; việc phải làm ngay đánh số rõ + thời hạn nổi bật; yêu cầu báo cáo kết quả về đầu mối; chức vụ người ký; nơi nhận. Ngắn, dứt khoát, không thừa chữ. Giọng điệu: khẩn trương, dứt khoát, rõ ràng. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020 (ghi độ khẩn đúng chỗ); KHÔNG bịa số hiệu/nội dung chỉ đạo; giữ đúng nội dung tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi có chỉ đạo gấp cần truyền đạt ngay tới nhiều đơn vị (thiên tai, dịch, việc đột xuất). Ưu: nêu bật độ khẩn & việc phải làm ngay, đơn vị hành động nhanh. Khuyết: chỉ dùng khi thật sự khẩn, lạm dụng sẽ mất tác dụng.
💡 Đặt việc phải làm ngay & thời hạn ngay đầu văn bản, đừng để cuối — trong tình huống khẩn, đơn vị nhận cần thấy 'làm gì, trước mấy giờ' ngay dòng đầu tiên.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính soạn THÔNG BÁO KHẨN truyền đạt chỉ đạo gấp tới các đơn vị. Nhiệm vụ: Viết thông báo ngắn, rõ độ khẩn, nêu ngay việc phải làm & thời hạn sát sao. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Cơ quan ban hành & mức độ khẩn: UBND phường .....; mức HOẢ TỐC. - Nội dung chỉ đạo gấp: triển khai ứng phó mưa lớn, ngập cục bộ theo cảnh báo. - Việc các đơn vị phải làm ngay & thời hạn: tổ dân phố rà soát khu vực trũng, sẵn sàng di dời hộ dân; báo tình hình về Ban chỉ huy trước 17h hôm nay. - Đầu mối tiếp nhận & báo cáo: trực ban Văn phòng UBND phường, số điện thoại ..... - Người ký & chức vụ: Chủ tịch UBND phường. Yêu cầu đầu ra: thông báo đủ thể thức có ghi 'HOẢ TỐC' đúng vị trí + nội dung chỉ đạo súc tích + việc phải làm ngay đánh số + thời hạn nổi bật + yêu cầu báo cáo + nơi nhận; số hiệu chừa trống. Giọng điệu: khẩn trương, dứt khoát, rõ ràng. Ràng buộc: đúng thể thức Nghị định 30/2020 (ghi độ khẩn đúng chỗ); KHÔNG bịa số hiệu/nội dung chỉ đạo.
Viết trích yếu nội dung chuẩn cho văn bản để dễ tra cứu
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư, viết TRÍCH YẾU nội dung ('V/v .....') chuẩn, ngắn gọn, đúng trọng tâm cho văn bản để đăng sổ & tra cứu.
Nhiệm vụ: Từ nội dung văn bản tôi cung cấp, viết trích yếu cô đọng đủ ý chính, đúng văn phong hành chính.
Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào:
- Loại văn bản & nội dung chính (dán vào): .....
- Độ dài trích yếu mong muốn: ..... (thường 1 dòng)
- Các từ khóa cần có để dễ tìm khi tra cứu: .....
Yêu cầu đầu ra: (1) 2-3 phương án trích yếu 'V/v .....' cô đọng, đúng trọng tâm, đủ để phân biệt với văn bản khác; (2) Nêu ưu điểm mỗi phương án (ngắn gọn vs đủ từ khóa); (3) Gợi ý từ khóa để đưa vào sổ tra cứu; (4) Với văn bản nhiều nội dung, cách chọn nội dung chính đưa vào trích yếu. Đúng văn phong hành chính, không cụt ý.
Giọng điệu: gọn, chính xác.
Ràng buộc: KHÔNG thêm nội dung không có trong văn bản; giữ đúng bản chất văn bản; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi đăng sổ văn bản đi hoặc cần trích yếu chuẩn để tra cứu sau này. Ưu: trích yếu gọn, đủ từ khóa, tìm lại văn bản nhanh. Khuyết: văn bản nhiều nội dung phức tạp vẫn cần cán bộ chọn ý chính.
💡 Trích yếu tốt là trích yếu mà 6 tháng sau bạn gõ từ khóa vẫn tìm ra văn bản — nhồi đủ từ khóa nội dung chính, đừng viết chung chung kiểu 'V/v một số nội dung công tác'.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là cán bộ văn thư, viết TRÍCH YẾU nội dung ('V/v .....') chuẩn, ngắn gọn, đúng trọng tâm cho văn bản để đăng sổ & tra cứu.
Nhiệm vụ: Từ nội dung văn bản tôi cung cấp, viết trích yếu cô đọng đủ ý chính, đúng văn phong hành chính.
Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào:
- Loại & nội dung chính: công văn đề nghị các trường báo cáo số liệu học sinh đầu năm học & nhu cầu thiết bị dạy học.
- Độ dài mong muốn: 1 dòng.
- Từ khóa cần có: báo cáo số liệu, đầu năm học, thiết bị dạy học.
Yêu cầu đầu ra: 2-3 phương án trích yếu 'V/v .....'; ưu điểm mỗi phương án; từ khóa đưa vào sổ tra cứu; cách chọn nội dung chính khi văn bản nhiều ý.
Giọng điệu: gọn, chính xác.
Ràng buộc: KHÔNG thêm nội dung không có trong văn bản; giữ đúng bản chất văn bản.
Soạn tin nhắn/email nhắc việc & nhắc lịch lịch sự, đúng lúc
Vai trò: Bạn là trợ lý chu đáo, soạn các tin nhắn/email NHẮC VIỆC và NHẮC LỊCH gửi đồng nghiệp/đầu mối một cách lịch sự, không gây khó chịu. Nhiệm vụ: Viết bộ tin nhắc theo mức độ (nhắc lần đầu - nhắc lại - gần hết hạn) cho một việc/cuộc họp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Việc/cuộc họp cần nhắc: ..... - Người nhận & quan hệ: ..... - Hạn/thời gian & việc cụ thể họ cần làm: ..... - Kênh gửi (tin nhắn/email/nhóm chat): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Tin nhắc lần đầu (nhẹ nhàng, thông tin đầy đủ); (2) Tin nhắc lại (khi gần hạn, nhấn thời gian còn lại); (3) Tin nhắc khẩn (sát hạn, lịch sự nhưng rõ mức cấp thiết); (4) Tin nhắc lịch họp kèm thời gian - địa điểm - việc cần chuẩn bị; mỗi tin gọn, phù hợp kênh gửi. Giữ lịch sự ở mọi mức. Giọng điệu: lịch sự, thân thiện, đúng mực - không gắt. Ràng buộc: KHÔNG bịa thông tin; giữ đúng hạn & nội dung tôi cung cấp; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi phải đôn đốc nhiều đầu mối nộp việc/dự họp mà không muốn làm mất lòng. Ưu: có sẵn bộ tin theo mức độ, gửi đúng thời điểm, giữ quan hệ. Khuyết: nhắc nhiều lần vẫn cần kết hợp trao đổi trực tiếp khi người ta chây ì.
💡 Tin nhắc nào cũng nên đính kèm lại đúng việc & hạn (đừng chỉ 'nhắc anh/chị việc hôm trước') — người nhận bận thường quên mất 'việc hôm trước' là việc gì.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là trợ lý chu đáo, soạn các tin nhắn/email NHẮC VIỆC và NHẮC LỊCH gửi đồng nghiệp/đầu mối một cách lịch sự. Nhiệm vụ: Viết bộ tin nhắc theo mức độ (nhắc lần đầu - nhắc lại - gần hết hạn) cho một việc. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Việc cần nhắc: các phòng gửi báo cáo tháng để Văn phòng tổng hợp. - Người nhận & quan hệ: trưởng các phòng chuyên môn (đồng cấp/phối hợp). - Hạn & việc cụ thể: gửi báo cáo theo biểu mẫu trước 16h ngày 25. - Kênh gửi: nhóm chat cơ quan & email. Yêu cầu đầu ra: tin nhắc lần đầu; tin nhắc lại khi gần hạn; tin nhắc khẩn sát hạn; tin nhắc kèm biểu mẫu; mỗi tin gọn, phù hợp kênh. Giọng điệu: lịch sự, thân thiện, đúng mực - không gắt. Ràng buộc: KHÔNG bịa thông tin; giữ đúng hạn & nội dung tôi cung cấp.
🔍 Review / Đánh giá — 3 prompt
Rà soát thể thức & kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký
Vai trò: Bạn là chuyên viên rà soát văn bản khó tính, kiểm tra một văn bản hành chính theo thể thức Nghị định 30/2020 trước khi trình ký. Nhiệm vụ: Soi văn bản tôi dán vào, chỉ ra lỗi thể thức, bố cục, chính tả, xưng hô - và đề xuất sửa. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại văn bản: ..... (công văn/tờ trình/quyết định/thông báo...) - Nội dung văn bản (dán toàn văn): ..... - Yêu cầu đặc thù của cơ quan (nếu có): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Bảng lỗi thể thức: kiểm từng thành phần (Quốc hiệu - tiêu ngữ, tên cơ quan, số/ký hiệu, địa danh - ngày, tên loại & trích yếu, căn cứ, nội dung, quyền hạn - chức vụ ký, nơi nhận) - đủ/thiếu/sai, nêu cách sửa; (2) Lỗi chính tả, dấu câu, viết hoa (danh từ riêng, chức danh, tên cơ quan); (3) Lỗi xưng hô/văn phong hành chính; (4) Lỗi logic/mâu thuẫn nội dung; (5) Bản văn bản đã chỉnh sửa gợi ý. Chỉ nhận xét, KHÔNG tự thêm số hiệu/căn cứ. Giọng điệu: thẳng thắn, cụ thể, mang tính góp ý. Ràng buộc: đối chiếu thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu/căn cứ thay tôi; nếu thiếu căn cứ chỉ nhắc 'cần bổ sung căn cứ', không tự điền; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng như lần soi cuối trước khi trình ký, hoặc để cầm tay hướng dẫn nhân viên mới. Ưu: bắt lỗi thể thức, chính tả, viết hoa mà đọc nhanh dễ bỏ sót. Khuyết: không thay được người có thẩm quyền duyệt nội dung; căn cứ vẫn phải tự rà.
💡 Yêu cầu AI kiểm riêng phần 'viết hoa và nơi nhận' — đây là hai chỗ sai nhiều nhất trong văn bản hành chính (viết hoa tên cơ quan/chức danh, và quên dòng 'Lưu: VT' trong nơi nhận).
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên rà soát văn bản khó tính, kiểm tra một văn bản hành chính theo thể thức Nghị định 30/2020 trước khi trình ký. Nhiệm vụ: Soi văn bản tôi dán vào, chỉ ra lỗi thể thức, bố cục, chính tả, xưng hô - và đề xuất sửa. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại văn bản: công văn đề nghị phối hợp. - Nội dung văn bản (dán toàn văn): [dán công văn dự thảo, ví dụ thiếu trích yếu 'V/v', viết hoa sai tên cơ quan, phần nơi nhận chưa có 'Lưu: VT']. - Yêu cầu đặc thù của cơ quan: theo mẫu trình bày của Sở. Yêu cầu đầu ra: bảng lỗi thể thức từng thành phần; lỗi chính tả/viết hoa; lỗi xưng hô; lỗi logic; bản chỉnh sửa gợi ý (giữ nguyên chỗ ..... của số hiệu & căn cứ). Giọng điệu: thẳng thắn, cụ thể, mang tính góp ý. Ràng buộc: đối chiếu thể thức Nghị định 30/2020; KHÔNG bịa số hiệu/căn cứ; thiếu căn cứ chỉ nhắc 'cần bổ sung'.
Rà lỗi chính tả & thống nhất cách trình bày cả tập văn bản
Vai trò: Bạn là biên tập viên văn bản hành chính, rà lỗi chính tả và thống nhất cách trình bày cho nhiều văn bản cùng lúc. Nhiệm vụ: Soát chính tả, dấu câu, viết hoa, thống nhất thuật ngữ & định dạng ngày tháng/số liệu cho tập văn bản tôi cung cấp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Các văn bản cần rà (dán từng đoạn/từng văn bản): ..... - Quy ước trình bày của cơ quan (viết hoa chức danh, cách ghi ngày, đơn vị tiền tệ): ..... - Thuật ngữ cần thống nhất (vd 'công dân' hay 'người dân'): ..... Yêu cầu đầu ra: (1) Danh sách lỗi chính tả/gõ theo từng văn bản, kèm sửa đúng; (2) Các chỗ viết hoa/viết thường không nhất quán; (3) Ngày tháng, số liệu, đơn vị trình bày chưa thống nhất; (4) Thuật ngữ dùng lẫn lộn cần chọn 1; (5) Bảng tổng hợp 'lỗi - sửa thành' để tôi tìm - thay nhanh. Không đổi nội dung, chỉ chuẩn hóa hình thức. Giọng điệu: gọn, chính xác, dạng bảng. Ràng buộc: KHÔNG thay đổi ý nghĩa/số liệu văn bản; KHÔNG bịa nội dung; chỉ chuẩn hóa chính tả & trình bày; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng khi cần phát hành nhiều văn bản một lúc và muốn chúng đồng bộ, sạch lỗi. Ưu: bảng 'lỗi – sửa thành' cho tìm – thay hàng loạt, tiết kiệm thời gian. Khuyết: vẫn nên đọc lại lần cuối vì máy có thể bỏ sót lỗi ngữ cảnh.
💡 Lập sẵn một 'bảng quy ước trình bày' của cơ quan rồi dán kèm mỗi lần rà — AI sẽ chuẩn hóa theo đúng chuẩn nhà bạn thay vì theo cách chung chung.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là biên tập viên văn bản hành chính, rà lỗi chính tả và thống nhất cách trình bày cho nhiều văn bản cùng lúc. Nhiệm vụ: Soát chính tả, dấu câu, viết hoa, thống nhất thuật ngữ & định dạng cho tập văn bản tôi cung cấp. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Các văn bản cần rà (dán): 3 thông báo & 2 công văn của phòng chuẩn bị phát hành trong tuần. - Quy ước trình bày: viết hoa 'Ủy ban nhân dân', ghi ngày dạng 'ngày ... tháng ... năm ...', tiền tệ 'đồng'. - Thuật ngữ cần thống nhất: dùng 'công dân' (không dùng lẫn 'người dân' trong văn bản chính thức). Yêu cầu đầu ra: danh sách lỗi theo từng văn bản; chỗ viết hoa không nhất quán; ngày/số/đơn vị chưa thống nhất; thuật ngữ lẫn lộn; bảng 'lỗi - sửa thành' để tìm - thay nhanh. Giọng điệu: gọn, chính xác, dạng bảng. Ràng buộc: KHÔNG thay đổi ý nghĩa/số liệu; chỉ chuẩn hóa chính tả & trình bày.
Rà soát tính logic & chặt chẽ của dự thảo quyết định/quy chế
Vai trò: Bạn là chuyên viên pháp chế nội bộ, rà soát tính logic - chặt chẽ - khả thi của một dự thảo quyết định/quy chế (không thẩm định thay cơ quan có thẩm quyền).
Nhiệm vụ: Soi dự thảo tôi dán vào để phát hiện mâu thuẫn nội bộ, điều khoản mơ hồ, thiếu chế tài, khó áp dụng.
Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào:
- Loại & phạm vi văn bản: .....
- Toàn văn dự thảo (dán vào): .....
- Mục tiêu văn bản muốn đạt: .....
Yêu cầu đầu ra: (1) Các điều/khoản mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau trong dự thảo; (2) Từ ngữ mơ hồ dễ hiểu nhiều nghĩa cần làm rõ ('kịp thời', 'phù hợp', 'khi cần thiết'...); (3) Quy định thiếu chế tài/thiếu đối tượng chịu trách nhiệm/thiếu thời hạn; (4) Điểm khó khả thi khi áp dụng thực tế; (5) Đề xuất chỉnh sửa từng điểm. Chỉ góp ý logic - câu chữ, KHÔNG khẳng định tính hợp pháp.
Giọng điệu: chặt chẽ, phản biện, xây dựng.
Ràng buộc: KHÔNG khẳng định 'đúng/sai luật', KHÔNG bịa điều luật; nhắc 'phần đối chiếu pháp lý cần cơ quan có thẩm quyền thẩm định'; chừa chỗ ..... điền.
Khi nào dùng: Dùng trước khi trình dự thảo quyết định/quy chế để lọc lỗi logic & câu chữ. Ưu: bắt mâu thuẫn nội bộ & từ ngữ mơ hồ mà đọc thường bỏ sót. Khuyết: chỉ soi logic – câu chữ, không thay việc thẩm định pháp lý của cơ quan có thẩm quyền.
💡 Bắt AI liệt kê riêng các cụm từ mơ hồ ('kịp thời', 'khi cần thiết', 'phù hợp') — đây là chỗ gây tranh cãi nhất khi áp dụng quy chế thực tế, phải định lượng lại bằng con số/thời hạn cụ thể.
📝 Xem ví dụ điền sẵn
Vai trò: Bạn là chuyên viên pháp chế nội bộ, rà soát tính logic - chặt chẽ - khả thi của một dự thảo quyết định/quy chế. Nhiệm vụ: Soi dự thảo tôi dán vào để phát hiện mâu thuẫn nội bộ, điều khoản mơ hồ, thiếu chế tài, khó áp dụng. Bối cảnh / Dữ liệu đầu vào: - Loại & phạm vi: quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. - Toàn văn dự thảo (dán vào): [dán dự thảo, ví dụ điều về công tác phí ghi 'thanh toán theo quy định' nhưng không nêu mức & chứng từ; điều khác lại nêu mức cụ thể chồng chéo]. - Mục tiêu: quản lý chi tiêu minh bạch, dễ áp dụng. Yêu cầu đầu ra: điều/khoản mâu thuẫn (mục công tác phí); từ ngữ mơ hồ cần làm rõ; quy định thiếu chứng từ/thời hạn; điểm khó khả thi; đề xuất sửa từng điểm; kèm lưu ý cần cơ quan có thẩm quyền thẩm định pháp lý. Giọng điệu: chặt chẽ, phản biện, xây dựng. Ràng buộc: KHÔNG khẳng định 'đúng/sai luật', KHÔNG bịa điều luật; nhắc phần pháp lý cần thẩm định.
❓ Câu hỏi thường gặp
Prompt AI cho hành chính / văn thư là gì?
Prompt AI cho hành chính / văn thư là bộ câu lệnh mẫu giúp chủ và nhân viên hành chính / văn thư dùng ChatGPT, Claude, Gemini (và AI ảnh/video) để tư vấn khách, viết content, tạo ảnh–video, xử lý tình huống và lập kế hoạch. Bộ dưới đây gồm 39 prompt chia theo từng đầu việc thật, mỗi prompt có chỗ điền và ví dụ điền sẵn để copy dùng ngay.
Dùng prompt hành chính / văn thư với AI nào?
Prompt văn bản dùng được trên mọi AI text (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Grok). Prompt ảnh dùng Midjourney/ChatGPT Images/Nano Banana; prompt video dùng Veo/Kling. Mỗi prompt đã ghi AI phù hợp nhất.
Có mất phí để dùng các prompt này không?
Không. Bạn copy prompt, dán vào AI và điền thông tin của mình (chỗ …..). Bản 'ví dụ điền sẵn' cho thấy ngay cách điền.
Bạn cần website / landing page chuẩn SEO cho hành chính / văn thư?
WeSmartCorp thiết kế web chuẩn SEO Google, tối ưu tốc độ & mobile, cài GA4/Search Console.
Nhận tư vấn miễn phí → · Zalo/Hotline: 0867 783 919
WeSmartCorp thiết kế web chuẩn SEO Google, tối ưu tốc độ & mobile, cài GA4/Search Console.
Nhận tư vấn miễn phí → · Zalo/Hotline: 0867 783 919
Related Posts
Prompt AI cho Gia sư / Khóa học online 2026: 41+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 41 prompt AI cho gia sư / khóa học online: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Kế toán / Thuế 2026: 41+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 41 prompt AI cho kế toán / thuế: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Digital Marketing 2026: 42+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 42 prompt AI cho digital marketing: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Studio chụp ảnh / Quay phim 2026: 38+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 38 prompt AI cho studio chụp ảnh / quay phim: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Gym / Yoga / Fitness 2026: 42+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 42 prompt AI cho gym / yoga / fitness: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Tour / Lữ hành 2026: 44+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 44 prompt AI cho tour / lữ hành: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Xưởng sản xuất / Chủ xưởng 2026: 43+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 43 prompt AI cho xưởng sản xuất / chủ xưởng: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Đặc sản / OCOP 2026: 37+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 37 prompt AI cho đặc sản / ocop: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Nhân sự / Tuyển dụng 2026: 39+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 39 prompt AI cho nhân sự / tuyển dụng: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Trung tâm tiếng Anh 2026: 42+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 42 prompt AI cho trung tâm tiếng anh: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Thiết kế web / Agency 2026: 41+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 41 prompt AI cho thiết kế web / agency: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.
Prompt AI cho Tổ chức sự kiện / Cưới hỏi 2026: 40+ mẫu ChatGPT, Claude, Gemini + ảnh & video (có ví dụ)
Bộ 40 prompt AI cho tổ chức sự kiện / cưới hỏi: ChatGPT/Claude/Gemini + ảnh, video. Chia theo đầu việc, có ví dụ điền sẵn, copy dùng ngay.